Du er her: Forside

« Tilbage til dagsordener og referater

Kategori: Folkeoplysningsudvalget
Type: Referat
Mødedato: Mandag 3. oktober 2016

Folkeoplysningsudvalget - 03-10-2016 - Referat

Referat
til
mødet i Folkeoplysningsudvalget
den 3. oktober 2016 kl. 17:00
i Kultunariet, mødelokale i stueetagen. Søndergade 12A, 4690 Haslev.

Afbud: Henning Ryberg og Jesper Beckmann


55. Godkendelse af dagsorden

Sagsnr: 18.14.00-A00-3-15 Sagsansvarlig: Annmari Autzen Andersen

Økonomi

Ingen økonomiske konsekvenser 

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at

Folkeoplysningsudvalget godkender dagsordenen

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Godkendt.

 

Henning Ryberg og Jesper Beckmann deltog ikke i behandlingen af dette punkt.



56. Budgetopfølgning pr. 31. august 2016

Sagsnr: 18.14.00-G00-3-15 Sagsansvarlig: Betina Holmelund

Sagsfremstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice har udarbejdet budgetopfølgning pr. 31. august 2016, hvilket fremgår af vedlagte bilag.  

Ved denne budgetopfølgning er samtlige områder gennemgået, og der er givet et bud på det forventede forbrug for 2016. Det er på tværs at områderne muligt, at tilføje ekstra midler til udviklingspuljen med 37.000 kr.

Den præcise beregning af udviklingspuljen fremgår af særskilt sage.

Det forventes med denne disponering, at budgettet for 2016 kan overholdes.

Økonomi

 Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

 Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at:

- Der tilføres ekstra 37.000 kr. fra de øvrige områder til udviklingspuljen

- Budgetopfølgningen pr. 31. august 2016 godkendes.

 

 

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Godkendt.

 

Henning Ryberg og Jesper Beckmann deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

 



57. Budget 2017

Sagsnr: 18.14.00-G00-2-16 Sagsansvarlig: Tina Møller Jakobsen

Sagsfremstilling

Ved budgetforhandlingerne til budget 2017 blev forligspartierne enige om følgende:

 

  • Der afsættes 1. mio. kr. i 2017 til fortsat samarbejde mellem skole (åben skole), foreningsliv, erhvervsliv og musikskolen.
  • Derudover afsættes der 265.000 kr. i 2017 til implementering af § 17, stk. 4 udvalget
  • Belysning til fodboldbanerne med 500.000 kr. i 2017.

 

Dernæst kan det konstateres at budgetrammerne for FOU forventes nærmest uændrede - hvilket betyder at:

 

  • Uændrede tilskudsrammer
  • Midler til fortsat foreningsudvikling/lederuddannelse
  • Fortsættelse af eliteindsatsen
  • Fortsat anlægsmidler til idræts- og fritidsfaciliteter og

 

Derudover ser det fortsat ud til at være midler i budgettet (dog ikke på FOU området) til:

  

  • Fortsættelse af puljen der støtter børn og unges kultur- og fritidsaktiviteter (friplads)
  • Fortsat midler til Crossfit/skaterbaner og udendørs fitness anlæg  

 

Lovgrundlag

Ingen.

Økonomi

Ingen.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at

Orientering om budget 2017 tages til efterretning.

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Godkendt.

 

Henning Ryberg og Jesper Beckmann deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

 



58. Udviklingspuljen pr. 1. september 2016

Sagsnr: 18.15.00-Ø40-6-16 Sagsansvarlig: Camilla Holck-Clausen

Sagsfremstilling

Budgettet for Udviklingspuljen i 2016 er oprindelig på i alt 537.845 kr.

Folkeoplysningsudvalget uddelte 300.003 kr. via Udviklingspuljen pr. 1. februar 2016. Af disse tilsagn er der 71.500. som ikke bliver anvendt og derfor er videreført til Udviklingspuljen pr. 1. september 2016.

Der er pr. 1. september 2016 indkommet ansøgninger fra 27 foreninger til en samlet sum af 765.039 kr.

Prioriteringen fra februar 2016 foreslås fastholdt:

1. Nyopstartede foreninger

2. Nye initiativer til gavn for hele foreningen

3. Kurser med max. 60 % med en prioritering af trænere, foreningsledere og unge medlemmer under 25 år

4. Større materialeanskaffelser

Det indstilles at tilskuddet til kurser og større materialeanskaffelser følger niveauet for februar 2016. Dvs. kurser støttes med 55 % og større materialeanskaffelser støttes med 30 %.

Det foreslås samtidig at støtten gives forholdsmæssigt således, at støtten er lig med procentsats, dog max. det kronebeløb som procentsatsen udgør af det ansøgte (fx. 30 % af ansøgt 100.000 kr. dog max op til 30.000 kr.). Bilver udgiften mindre end det ansøgte, så er det forsat 30% af den reele udgift, der ydes tilskud til (fx. 30 % af reel udgift på 80.000 kr. er lig med 24.000 kr.).

3 foreninger foreslås støttet med et konkret beløb.

Der er indstillet til 3 afslag, idet det ansøgte beløb er under den beløbsgrænse, som normalt behandles i Udviklingspuljen.

Indstillingerne bygger på at der tilføres yderligere midler til Udviklingspuljen, i alt 36.688 kr., som foreslået under budgetopfølgning pr. 31. august 2016. Følges indstillingerne vil der i denne ansøgningsrunde blive givet tilskud for i alt 346.030 kr. og  i 2016 som helhed blive givet tilskud fra Udviklingspuljen på 574.533 kr.

Oversigten over Udviklingspuljen pr. 1. september 2016 er vedlagt som bilag.

Lovgrundlag

Intet

Økonomi

 Udgifterne afholdes ag budgettet for Udviklingspuljen 

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at

Folkeoplysningsudvalget godkender:

 

  • at kurser støttes med 55 %
  • at større materialeanskaffelser støttes med 30 %
  • tilskud til ovennævnte procentsatser, afslag og tilskud til fastsatte beløb som det fremgår af vedlagte bilag

 

 

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Godkendt.

 

Henning Ryberg og Jesper Beckmann deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

 



59. Faxe Boldklub - ansøgning om øgede lokaletilskudsudgifter

Sagsnr: 18.15.00-Ø40-5-16 Sagsansvarlig: Camilla Holck-Clausen

Sagsfremstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice har modtaget henvendelse fra Faxe Boldklub, der søger Folkeoplysningsudvalget om dispensation til at øge udgifter til almindelig vedligehold på deres lokaletilskudsansøgning.

 

Faxe Boldklub ansøger om tilskud til renovering af klubhuset på Jesper Olsens Vej 6, 4640 Faxe.

Ansøgningen indsendes med udgangspunkt i en bygningsrapport udarbejdet i august 2015 i forbindelse med en gratis byggeteknisk gennemgang af foreningshuse tilbudt af Faxe Kommune.

 

Bygningsrapporten påpeger en del fejl og mangler. Det er især skader på fundament, gavle og sokkel, der er genstand for klubbens ansøgning om øgede lokaletilskudsudgifter.

 

Faxe Boldklub har indhentet 3 forskellige tilbud på udbedring af skaderne og har fremsendt det billigste tilbud til Administrationen. Tilbuddet fra mureren lyder på 250.000 kr. og konklusionen fra mureren er, at en manglende snarlig indsats med stor sandsynlighed vil medføre større og mere alvorlige følgeskader på klubhuset.

 

Administrationen vurderer, at den ekstra udgift er nødvendig og foreslår, at udgiften på i alt 250.000 kr. kan lægges til klubbens lokaleudgifter under almindelig vedligeholdelse (beregningsgrundlaget) med 90.000 kr. i 2017 (= regnskab 2016), 90.000 kr. i 2018 og 70.000 kr. i 2019. 

Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven

Økonomi

Ingen økonomiske konsekvenser, idet udgiften dækkes af lokaletilskudspuljen

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller,

at Faxe Boldklubs ansøgning imødekommes, så de kan øge deres lokaleudgifter (beregningsgrundlaget) med 90.000 kr. i 2017 (= regnskab 2016), 90.000 kr. i 2018 og 70.000 kr. i 2019

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Godkendt.

 

Henning Ryberg og Jesper Beckmann deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

 



60. WinKAS - Nyt bookingsystem i Faxe Kommune

Sagsnr: 85.11.00-P19-1-16 Sagsansvarlig: Annmari Autzen Andersen

Sagsfremstilling

Faxe Kommune har pr. 1. september 2016 indgået aftale med WinKAS A/S omkring et nyt bookingsystem.

Faxe Kommune har siden 2010 benyttet Planbook som bookingsystem for foreningers tider på skoler, haller, svømmehaller, fodboldbaner m.m. Planbook som firma er lukket pr. 31. juli 2015 og yder ikke support på systemet, hvilket har betydet udfordringer for foreningerne i Faxe Kommune.

Faxe Kommune nedsatte en arbejdsgruppe i efteråret 2015, der fik til opgave at finde et bookingsystem der kunne imødekomme foreningernes og administrationens behov. WinKAS A/S blev valgt da systemet har en god brugerflade, kan integrere til økonomisystem m.m. samt kan styre adgangskontrollen, hvilket vil lette adgangen for foreninger til kommunale lokaler.

WinKAS har en bookingdel, en foreningsportal samt et tilskudsmodul. Foreningerne vil få et godt og overskueligt overblik over booking- og tilskuds ansøgninger og ansøgningsprocessen bliver enklere.

Det forventes at booking- og foreningsportalen er klar til åbning den 1. december 2016, hvilket er i god tid inden ansøgningsfristen for sæsonønsker den 1. februar 2017. Administrationen vil kontakte nogle foreninger for at få hjælp til at teste systemet i løbet af november/december 2016.

Administrationen vil tilbyde foreningerne undervisning i booking/foreningsportal i løbet af januar/februar 2017. Administrationen vil også yde foreningerne ekstra support ved sæson ansøgningsfristen i 2017.

Tilskudsmodulet er klar til åbning omkring den 1. marts 2017 og kan derfor benyttes til ansøgningsfristerne den 1. april for aktivitetstime- og lokaletilskud samt indsendelse af regnskaber. Administrationen planlægger at udvide kassererkurset i 2017, så det også indeholder undervisning i tilskudsmodulet.

På dialogmødet den 29. september 2016 har foreningerne mulighed for at deltage i en workshop omkring WinKAS Air, der er et let og brugervenligt administrations-, økonomi- og medlemssystem til foreninger.

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at

informationerne om WinKAS som booking, foreningsportal og tilskudsmodul samt undervisning i booking/foreningsportal for foreningerne i januar/februar 2017og undervisning for foreningerne i tilskudsmodulet på kassererkurset i marts 2017 tages til efterretning

 

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Godkendt.

 

Henning Ryberg og Jesper Beckmann deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

 



61. Revidering af de generelle retningslinjer for lokalebooking i Faxe Kommune

Sagsnr: 18.00.00-I00-1-16 Sagsansvarlig: Asya Sarikaya

Sagsfremstilling

På baggrund af de seneste års ændringer i bygninger og facilitetsmuligheder i Faxe Kommune og ikke mindst de seneste års praktiske erfaringer for anvendelse af lokaler mm. er det nødvendigt, at justere de generelle retningslinjer for lokaleanvisning i Faxe Kommune. Disse retningslinjer blev formuleret i 2010, og har siden fungeret som afsæt for anvisningen af lokaler, faciliteter mv. til primært folkeoplysende foreninger.

 

Med det forørgede fokus på frivillighed, er der kommet flere foreninger, frivillige og aktører til som brugere. Hertil kommer ejendomsstrategiens anbefaling om en 24/7-anvendelse af de eksisterende bygninger.

 

Målet med revideringen af de generelle retningslinjer for lokalebooking, er at ajourføre og samle (herunder indarbejde bl.a. prispolitikken, øvrige bygningers retningslinjer mv.) og andre dokumenter, der vedrører lokalebooking.

 

Folkeoplysningsudvalget vil til mødet d. 5. december 2016 få forelagt en beskrivelse af både processen og indhold. Det færdigreviderede dokument vil ligge til godkendelse til Folkeoplysningsudvalgets heldagsmøde d. 4. februar 2017.

 

Der skal tages forbehold for, at Erhvervs- og Kulturudvalget i oktober godkender tids- og procesplan, der vil ligge til grund for hele revideringsprocessen.

 

Lovgrundlag

Folkeoplysningslovens kapitel 6

Økonomi

 Ingen

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at

Folkeoplysningsudvalget tager orienteringen om 'Revidering af de generelle retningslinjer for lokalebooking i Faxe Kommune' efterretning.

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Godkendt.

 

Henning Ryberg og Jesper Beckmann deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

 



62. Sager til orientering

Sagsnr: 18.14.00-A00-3-15 Sagsansvarlig: Annmari Autzen Andersen

Sagsfremstilling

 

Pulje der støtter børn og unges kultur- og fritidsaktiviteter

 

Fra 1. januar 2016 har det været muligt at søge om betaling af kontingent og personligt udstyr for børn og unge til deres kultur- og fritidsaktiviteter. Puljen er målrettet de familier, som har særlige økonomiske problemer og har til formål at fastholde disse børn og unges fortsatte deltagelse i kultur- og fritidslivet. Frem til medio september 2016 er der behandlet 85 ansøgninger med et samlet forbrug på ca. 110.000 kr. Der er primært bevilget tilskud til betaling af kontingent, musikundervisning, leje af instrumenter samt til fodtøj og beklædning i fritids- og idrætsforeningerne. Den samlede pulje er i 2016 på i alt 200.000 kr.

 

Pulje der støtter samarbejdsprojekter mellem skoler og foreninger

I forbindelse med skolereformen i 2014 blev der lagt op til et tættere samarbejde mellem skolerne og de lokale foreninger. I den anledning blev der afsat et beløb til udvikling af sådanne udviklingsprojekter i Faxe Kommune. Siden årets start er der søgt og bevilget midler via denne pulje fra ialt 11 foreninger/skoler med sammenlagt 208.000 kr. Af projekter der er støttet kan nævnes: fælles skoletri for alle 5 og 6. klasser i Faxe Kommune, Skolefodboldforløb i idrætstimerne med fokus på pigerne i overbygningen, karateforløb for 6. klasserne, introduktion til skydning i foreningsregi for overbygningselever, skole og foreningsforløb med tennis-træning i idrætstimerne, introduktion til bowling for 4. klasserne, badmintonforløb for 3 og 4 klasserne, projekt: "skolevenner" - frivillige fra Ældresagen, der supporterer lærerne i timerne ift. elever, som ikke har det så godt. Puljen administreres i et samarbejde mellem Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice og Center for Børn & Undervisning.

 

 

Foreningsudvikling - for foreninger med mod på forandring

 

Folkeoplysningsudvalget har igen i år lavet et samarbejde med hhv. Peter Erkmann og Søren Østergaard om en kursusrække for de folkeoplysende foreninger. Kurset har overskriften - for foreninger med mod på forandring. I samarbejde med et par af landets mest erfarne "foreningsudviklere" er det udviklet, så man bliver opdateret på de seneste tendenser på fritidsområdet og redskaber, så man bedre kan udvikle sin egen forening. Kurset er opdelt i 3 moduler. Først en hel kursusdag lørdag d. 29. oktober 2016 - dernæst besøger Peter Erkmann 4 udvalgte foreninger (efter ansøgning) med 3 besøg, der har fokus på den enkelte forening. Tredje modul er endnu en hel kursusdag lørdag d. 14. januar 2017. Hele forløbet afrundes med et fjerde modul - nemlig et afsluttende opsamlingsmøde/vidensdeling for alle som forventes afholdt onsdag d. 29. marts 2017. Kurser og foreningsbesøg er gratis og der udsendes indbydelse og tilmelding fra uge 40. Heldagskurserne afholdes på kursusstedet Slangerupgaard i Faxe Ladeplads med fuld forplejning.

 

Afsatte midler til crossfitanlæg, mountainbikespor, multi- og skaterbaner

I 2016 er der afsat 1. mio. kr. til etablering af udendørs fitness mv. i Faxe Kommune. Formålet er at placere nye udendørs fitness anlæg mv. på kommunale arealer, ved samlingssteder, ved skoler, haller og naturområder. I samarbejde med Center for Ejendomme er der medio september arbejdet med følgende projekter: "Firkløveren" udendørs fitnesstræning for alle ved Dyssevej i Rønnede (projektet forventes klar indenfor årets udgang), Fitnessudstyr ved Havnegade i Faxe Ladeplads (er etableret) og etablering af en Parkour park ved Karise Hallen i Karise (på vej, forventes klar medio/ultimo november). Der arbejdes med yderligere 1- 2 projekter i 2016, hvor efter de afsatte midler forventes brugt.

 

 

Dialogmøde 2016

Der afholdes dialogmøde torsdag den 29. september 2016 for de folkeoplysende foreninger. Dialogmødet afholdes på Bavneskolen i Dalby, afsnit 30 i aulaen. På dialogmødet er der mulighed for at deltage i 4 workshops, herunder:

 

- Fundraising til mindre projekter ved Torben Stenstrup

- WinKAS - Præsentation af WinKAS Air - Foreningssystem ved Eskild Christiansen og Dan Valentin Andreassen

- Tiltræk og fasthold frivillige ved Peter Erkmann

- "Åben Skole" - En gave til foreningslivet ved Søren Østergaard

 

Der informeres nærmere om deltagerantal m.m. på selve mødet.

 

 

Anlægspuljen 2016

Oversigt over forbrug og bevillinger pr. 23. september 2016 er vedlagt dette punkt.

 

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at

Folkeoplysningsudvalget tager orienteringen til efterretning

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Godkendt.

 

Henning Ryberg og Jesper Beckmann deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

 



63. Orientering fra udvalget

Sagsnr: 18.14.00-A00-3-15 Sagsansvarlig: Annmari Autzen Andersen

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Intet at berette.

 

Henning Ryberg, Jesper Beckmann og Torben Reiner Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

 



64. Eventuelt

Sagsnr: 18.14.00-A00-3-15 Sagsansvarlig: Annmari Autzen Andersen

Økonomi

 Ingen økonomiske konsekvenser.

 Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Poul Erik Holm orienterede om kursus om godkendelse af folkeoplysende foreninger.

 

Frivilligheds konferencen den 26. oktober blev omtalt.

 

Henning Ryberg, Jesper Beckmann og Torben Reiner Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

 



65. Sager til næste møde

Sagsnr: 18.14.00-A00-3-15 Sagsansvarlig: Annmari Autzen Andersen

Sagsfremstilling

Folkeoplysningsudvalget holder møde næste gang den 5. december 2016.

Sager der forventes behandlet på mødet er følgende:   

  • Budgetopfølgning
  • Ønsker til heldagsmøde i 2017
  • Aftenskoletilskud 2017
  • Servicetjek af aftenskoletilskud inkl. regnskab
  • Retningslinjer
  • Evaluering af foreningernes dag

Sager der forventes behandlet på heldagsmødet den 4. februar 2017 er:

  • Udviklingspulje
  • Budget 2017
  • Retningslinjer
  • Temadrøftelser(besluttes december 2016)

 

Lovgrundlag

Ingen.

Økonomi

 Ingen økonomiske konsekvenser.

 Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at

oversigt over emner til næste møde tages til efterretning.

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den 3. oktober 2016

Godkendt.

 

Henning Ryberg, Jesper Beckmann og Torben Reiner Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

 



Underskrifter

Henning Ryberg
Johnny Andersen
Ketty Pedersen
Ole Jensen
Else Jensen
Poul Erik Holm
Ingrid Nielsen
Jesper Beckmann
Torben Reiner Jensen
Lone Elgkær
Kristian Pedersen
Per Henning Villumsen
Alex Valeur Nielsen