Folkeoplysningsudvalget - 16-05-2019

14. Godkendelse af dagsorden

Lovgrundlag

Intet.

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at Folkeoplysningsudvalget godkender dagsordenen.


Beslutning

Godkendt.

Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

15. Budgetopfølgning pr. 30. april 2019

Sagsfremstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice har udarbejdet budgetopfølgning pr. 30. april 2019, hvilket fremgår af vedlagte bilag. 

Hovedkonklusionen på nuværende tidspunkt er, at forbruget i 2019 samlet set forventes at svare til budgettet. 

Med beslutningerne på dette møde vedrørende tildeling af lokaletilskud og aktivitetstimetilskud er store dele af budgettet disponeret


Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven

Økonomi

Ingen budgetmæssige konsekvenser 


Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Indstilling

Center for Kultur, Frivilligehed & Borgerservice indstiller, at budgetopfølgningen pr. 30. april 2019 godkendes

Beslutning

Godkendt.

Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

16. Haslev Håndboldfitness - Ansøgning om godkendelse som folkeoplysende forening

Sagsfremstilling

Haslev Håndboldfitness søger Folkeoplysningsudvalget om godkendelse til at blive en folkeoplysende forening i henhold til Folkeoplysningsloven.


Haslev Håndboldfitness har afholdt stiftende generalforsamling tirsdag d. 29. januar 2019, hvor vedtægterne blev godkendt og foreningens 5 bestyrelsesmedlemmer blev valgt.


Jævnfør foreningens vedtægter, er deres formål at samle interesse til håndboldfitness, motion og socialt samvær.


Aktiviteter: Haslev Håndboldfitness har søgt om at få 2 ugentlige træningsdage i den nye sæson.


Medlemmer: Eftersom de er en nystartet forening, har de på nuværende tidspunkt ikke et register over antal medlemmer, men forventer at få 25 medlemmer.


Administrationens opsummerende bemærkninger i henhold til foreningens opfyldelse af Folkeoplysningslovens krav:


  • Haslev Håndboldfitness lever op til lovens krav om vedtægter, aktiviteter og struktur.
  • Klubben er nystartet, og har derfor ikke på nuværende tidspunkt registrerede medlemmer, men har en målsætning på 25 medlemmer.
  • De har fastlagt et kontingent for sæson 2019 på kr. 600,- som danner rammen om deres budget.
  • Der foreligger ikke et regnskab for en hel regnskabsperiode grundet stiftelsestidspunktet.
  • Administrationen har i sagsbehandlingen vægtet foreningens formålsbeskrivelse samt deres faste og kontinuerlige aktiviteter.
  • De har indsendt referat fra stiftende generalforsamling og vedtægter.

Som godkendt folkeoplysende forening kan foreningen modtage tilskud, herunder udviklingspuljen, aktivitetstilskud og lokaletilskud samt anvises lokaler.


Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven.

Økonomi

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at Haslev Håndboldfitness godkendes som folkeoplysende forening.

Beslutning

Godkendt.

Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.


17. Haslev Cykelmotion - Ansøgning om godkendelse som folkeoplysende forening

Sagsfremstilling

Haslev Cykelmotion søger Folkeoplysningsudvalget om godkendelse til at blive en folkeoplysende forening i henhold til Folkeoplysningsloven.


Haslev Cykelmotion blev stiftet d. 14. januar 1997, hvor deres vedtægter blev godkendt. Der har efterfølgende været vedtægtsændringer, senest d. 7. februar 2017.

Bestyrelsen vælges på demokratisk vis ved generalforsamlingen, og består af fem medlemmer, der vælges for en 2-årig periode (formand og to bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år, kasserer og et bestyrelsesmedlem vælges i ulige år).


Jævnfør foreningens vedtægter, er deres formål at skabe gode og sunde rammer omkring cykelmotion, og anser det for sin væsentligste opgave at skabe stor bredde indenfor cykelmotion.


Haslev Cykelmotion har et fast vinter- og sommerprogram, hvor de i sommerperioden kører fem dage om ugen, og i vinterperioden kører tre dage om ugen.


Ved udgangen af 2018 havde de 110 medlemmer, dog er der ikke registeret nogle medlemmer under 25 år på ansøgningstidspunktet, men deres aktiviteter henvender sig både til dem over og under 18 år.  


Administrationens opsummerende bemærkninger i henhold til foreningens opfyldelse af Folkeoplysningslovens krav:

  • Haslev Cykelmotion lever op til lovens krav om aktiviteter og struktur. Formålsparagraffen i deres vedtægter mangler en klar beskrivelse af de demokratiske og fællesskabsmæssige perspektiver, samt at det ikke fremgår af deres vedtægter, hvem foreningens overskud tilfalder.  
  • Klubben har et stort medlemstal, med faste ugentlige træningstider, fordelt efter vinter- eller sommersæson.
  • De har et fastsat kontingent for et helt år, på 350 kr.
  • Der er medindsendt referat fra seneste generalforsamling og vedtægter. Regnskab er lagt op på foreningsportalen.

Som godkendt folkeoplysende forening kan foreningen modtage tilskud, herunder fra udviklingspuljen, aktivitetstimetilskud og lokaletilskud samt anvises lokaler.

Ansøgning indstilles til godkendelse med forbehold, som foreningen får 1 år til at få på plads.


Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven.

Økonomi

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at Haslev Cykelmotion godkendes som folkeoplysende forening, med betingelse af, at de laver vedtægtsændringer, så deres formål tydeligt understreger de demokratiske og fællesskabsmæssige perspektiver, samt at det fremgår, hvem foreningens overskud tilfalder. Dette skal fremsendes til Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice senest d. 16. maj 2020.

Beslutning

Godkendt.

Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.


18. Rideklubber - Ny tilskudsmodel til lokaletilskud

Sagsfremstilling

I forbindelse med Faxe Kommunes lokaletilskud, har kommunens rideklubber modtaget nogle særligt høje tilskud. Administrationen har derfor undersøgt rideklubbernes forhold, herunder deres lejekontrakter, samlede driftsudgifter og medlemstal, med henblik på at udvikle en ny tilskudsmodel særligt til rideklubberne. Vi er i arbejdet blevet opmærksomme på, at lejen hos alle rideklubber er incl. udendørs ridebaner og at Faxe Kommune derfor har ydet tilskud til disse. Dette er ikke i overenstemmelse med vores retningslinjer.


Administrationen har ligeledes undersøgt hvordan andre kommuner yder lokaletilskud til rideklubber. En række af landets kommuner har udviklet særlige tilskudmodeller til deres rideklubber og golfklubber.

De ser således ud:


  • Faaborg-midtfyn yder tilskud udfra antallet af aktivitetstimer. Der ydes tilskud efter KL`s takst på 126,6 kr. pr. time (2016) dog med max. 1600 timer.
  • Viborg yder tilskud efter kvadratmeter. Der ydes tilskud til den andel kvm af foreningens lokaler der anvendes til folkeoplysende aktivitet. 25 års reglen anvendes ikke.
  • Fredensborg yder tilskud på 110 kr. pr. kvm i tidsrummet 14-22 på hverdage samt hele lørdag/søndag - dog max. det godkendte lejebeløb i henhold til lejekontrakten for samme tidsrum (ridehaller + rytterstue.
  • Slagelse yder 75% i tilksud til ridehaller, rytterstue og toilet. Der er besluttet en sats pr. medlem (maks. 2000 kr.) Såfrem dette beløb er mindre end ved beregning på normal vis, vil tilskuddet blive beregnet på baggrund af medlemstal.

Administrationen har lavet grove beregninger udfra ovenstående modeller, med henblik på at undersøge om en af disse vil resultere i mindre, men stadig retfærdige, tilskud til vores rideklubber. Tilskud pr. aktivitetstime og tilskud p. medlemmer (med et max. på 2000 kr.) samt tilskud pr. kvm i specifikt tidsrum vil alle give højere tilskud end klubberne har modtaget indtil nu. Administrationen vil derfor ikke anbefale disse modeller.


En model hvor der ydes en fast procentsats pr. kvm (rytterstue og ridehaller) vil sænke de nuværende tilskud betragteligt. Dette skyldes først og fremmest at arealerne til de udendørs ridebaner bliver trukket fra.  Grove beregninger viser at rideklubbernes lokaletilskud vil blive mere end halveret ved at anvende denne model (ved en procentsats på 75% som i Slagelse). Dette kan risikere at få store konsekvenser for klubberne. En anden ulempe ved denne model er, at Faxe Køre- Rideforenings lejekontrakt genforhandles hvert år. Den har de seneste år både ændret sig i forhold til udendørs arealer, rettigheder til ridehaller og husleje.


En anden mulighed er, at satse på særaftaler med rideklubberne. Dette vil sikre klubberne og kommunen stabilitet i tilskuddet i en årrække.


Administrationen foreslår derfor at:

  • Invitere rideklubberne til forhandlinger om særaftaler, som alle parter forhåbentlig kan være tilfredse med.
  • Implementere aftalerne fra 2020.
  • Evaluere på aftalerne og evt. udarbejde en ny model efter 3 år, i 2023.

Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.


Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Indstilling

Center for Kultur, Fritid og Borgerservice indstiller at:

  • Rideklubberne indkaldes til forhandlinger af særaftaler.
  • Særaftalerne implementeres fra 2020.
  • Særaftalerne evalueres i 2023.

Beslutning

Godkendt.

Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

19. KFUM-spejderne Peder Oxe - Ansøgning om øgede lokaletilskudsudgifter

Sagsfremstilling

Baggrund:
Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice har modtaget en ansøgning fra KFUM-spejderne Peder Oxe, der søger Folkeoplysningsudvalget om dispensation til at øge udgifterne til almindelig vedligehold i deres lokaletilskudsansøgning i forbindelse med udskiftning af eksisterende el-paneler til nye varmepumper.


Foreningen har 3 hytter liggende på Maglemosevej 23 (En stor hytte og to mindre).

 

Formålet med udskiftningen er at nedbringe el-forbruget, mindske CO2 udslip og bedre komfort samt indeklima. Den nuværende varmekilde har svært ved at varme hytterne op og varmestyringen gør at lokalerne er lang tid om at varme op.


Tilbud:
Foreningen har indhentet et tilbud fra bl.a. Varmeteamet ApS, som kan tilbyde en komplet montage af 3 varmepumper for en samlet pris på 52.500 kr. incl. moms (Se vedlagte bilag).


Besparelse:

En beregning på besparelse og tilbagebetalingstid lyder på ca. 5 år.


Tilskudsmodeller:
KFUM-spejderne Peder Oxe foreslår to modeller i forhold til forhøjelsen af tilskud:

  1. Fuld forhøjelse i regnskabsår 2019 med 52.500 kr. (udbetaling i 2020), eller
  2. Opdelt forhøjelse i regnskabsår 2019 med 33.000 kr. (udbetaling i 2020) og regnskabsår 2020 med 19.500 kr. (udbetaling i 2021).

Administrationen vurderer, at den ekstra udgift er en god investering og foreslår, at udgiften på i alt 52.500 kr. kan lægges til klubbens lokaleudgifter under almindelig vedligeholdelse efter tilskudsmodel 2. (beregningsgrundlaget) med 33.000 kr. i 2020 (= regnskab 2019), 19.500 kr. kr. i 2021 (= regnskab 2020).


Tidligere tilskudsgrundlag

  • I 2016 var tilskudsgrundlaget 103.966 kr.
  • I 2017 var tilskudsgrundlaget 75.573 kr.
  • I 2018 var tilskudsgrundlaget 120.757 kr. (KFUM-spejderne Peder Oxe fik tilladelse fra Folkeoplysningsudvalget til at øge grundlaget i forbindelse med Spejdernes Lejr 2017)

Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven.

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller


  • at KFUM-spejderne Peder Oxes ansøgning om en forøgelse af lokaletilskudsgrundlag på 52.500 kr. incl. moms godkendes, og
  • at det fordeles med 33.000 på regnskabsår 2019 (udbetaling 2020) og 19.500 i regnskabsår 2020 (udbetaling i 2021)(Model 2).

Beslutning

Godkendt.

Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

20. Haslev Svømmeklub - Ansøgning om øgede lokaletilskudsudgifter

Sagsfremstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice har modtaget en ansøgning fra Haslev Svømmeklub, der søger Folkeoplysningsudvalget om forøgede lokaletilskudsgrundlag til 40.000 kr. i forbindelse med skadesforebyggende træning og øget antal ture ud af huset.


Foreningen har udarbejdet understående budget (budgettet er inkl. udgifter fra tidligere ansøgningsgrundlag)

Udgifter til træningslokaler I Haslev, HTT, skadesforebyggende:     

8.000 kr.

Udgifter til Halleje og lokaleleje ved ture ud af byen i løbet af året er der ture: 

32.000 kr.

Ialt:    

40.000 Kr.


Ture ud af huset
Foreningen har 1 - 2 ture om året med ca. 40 deltagere, her er der tale om ca. 6 overnatninger pr. gang, samt 4 forlængede weekendture med ca. 35 - 40 deltagere (her er der tale om ca. 2 - 3 overnatninger pr. gang). Turene går til omkringliggende svømmefaciliteter hvor foreningen lejer sig ind i forskellige svømmefaciliteter. I 2018 var foreningen i Gudhjem og lejede sig her ind i den lokale svømmehal.                                                   

Tidligere ansøgningsgrundlag
Tidligere har foreningen haft et ansøgningsgrundlag på 20.525 kr. i 2017 og 19.416 kr. i 2018. Ansøgningsgrundlaget dækker over lokaleudgifter til svømmeaktiviteter i Faxe Svømmehal og træningspas til Svømmecenter Falster og Fredericia Idrætscenter. 

Administrationen vurderer, at den ekstra udgift primært er en god træningsmæssig investering, men da udgiften er af permanent varighed foreslås det, at Haslev Svømmeklub får tilladelse til øge deres ansøgningsgrundlag til max. 30.000 kr. fra regnskabsår 2019 (med udbetaling i 2020).                                                                                                                                                  

Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven.

Økonomi

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller

1) at Haslev Svømmeklubs ansøgningsgrundlag til andre lokaler og svømmehaller øges op til 30.000 kr. fra regnskabsår 2019

2) at beløbet reguleres fremadrettet til/med 2021 med samme procent som lokaletilskud, og

3) at ordningen evalueres primo 2022 i forhold til de faktiske tal fra regnskabsår 2019, 2020 og 2021.


Beslutning

Godkendt.

Susanne Schultz blev erklæret inhabil og deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

21. Lokaletilskud 2019

Sagsfremstilling

Ifølge Faxe Kommunes retningslinjer var fristen for ansøgning om lokaletilskud for foreninger den 1. april 2019

Lokaletilskud kort opsummeret:

Der ydes lokaletilskud i forhold til alderssammensætning blandt de aktive medlemmer i de ansøgende foreninger. Lokaletilskuddet beregnes som 85 % af foreningens driftsudgifter for medlemmer under 25 år. For medlemmer over 25 år fastsættes procentsatsen på baggrund af det budget der er til rådighed, fratrukket lokaletilskud til medlemmer under 25 år (Vedlagt som bilag er retningslinjer for lokaletilskud).

Lokaletilskud ydes af følgende udgifter:

  • Renter af prioritetsgæld
  • Skatter, afgifter og forsikringer vedr. ejendommen
  • Udgifter til almindelig vedligehold, opvarmning, belysning rengøring og fornødent tilsyn
  • Særlige energibesparende foranstaltninger efter aftale
  • Det aftalte lejebeløb
  • Afholdte udgifter til almindeligt vedligeholdelse i følge lejekontrakten

Der er indkommet 52 ansøgninger fra foreninger om lokaletilskud. Foreningerne har for de flestes vedkommende indsendt regnskab sammen med deres ansøgninger om lokaletilskud.

Der er indkommet ansøgninger for 4.205.003 kr. og budgettet er på 1.924.597 kr. (brutto), hvilket er excl. de faste tilskud.


Set i forhold til 2018 er ansøgningsbeløbet i 2019 en smule højere end sidste år (2018: 4.094.318 kr.).


Tilskudsprocenten til medlemmer over 25 år bliver i 2019 på 16,62 % (Tidligere har tilskudsprocenten været følgende: 2018: 21,16 %, 2017: 20,72 % 2016: 19,67 % og i 2015: 11,14 %)


Administrationen har bedt foreningerne om en forklaring, hvis de opgivende beløb ikke direkte kan ses i foreningsregnskabet fra 2018 og der er, for nogle foreningers vedkommende, fremsendt yderligere dokumentation for driftsomkostningerne.


I lokaletilskudsberegningen er ansøgningsgrundlaget for 7 foreninger reguleret. Det er sket med henvisning til retningslinierne for lokaletilskud, hvorefter stigninger på mere end 20 % i driftsudgifterne/almindeligt vedligehold i forhold til gennemsnittet de 3 foregående år, kræver forudgående godkendelse. En sådan accept fra Folkeoplysningsudvalget foreligger ikke vedr.: Faxe Civile Hundeførerforening, Faldskærmsklubben DFC, Førslev Idrætsforening, Haslev Tennis Klub, Schæfferhundeklubben, Øst-Sjællands Flyverklub, DGI Storstrømmen.

Administrationen har været i dialog med alle foreninger, og udgifterne er justeret så ansøgninger lever op til retningslinjer på området. Vedlagt som bilag er oversigt over de pågældende foreningers driftsudgifter fra 2016 til 2019.


Der har været en god dialog med foreninger, hvor der har været brug for yderligere forklaringer/dokumentation til ansøgning.


Der er dog en forening hvor administrationen tager forbehold til tilskudsberegningen, idet der har manglet dokumentation for de anførte udgifter i form af regnskab eller bilag. Det drejer sig om følgende forening: Faxe Ladeplads Sejlklub. Administrationen indstiller at den manglende dokumentation skal være modtaget fra foreningen, inden udbetalingen af lokaletilskud finder sted.


Selv om Administrationen vurderer at ansøgningsmaterialet generelt er i orden, så foreslås det, at Folkeoplysningsudvalget benytter muligheden i retningslinierne og udtrækker 4 foreninger til stikprøve. Det foreslås tillige at udtrækningen sker blandt foreninger, der ikke har været udtaget til stikprøver eller forhandlinger i de seneste 4 år (2015, 2016, 2017 og 2018).


Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven.

Økonomi

 Budget: 1.924.597 kr. (brutto), hvilket er excl. de faste tilskud.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller

  • at Folkeoplysningsudvalget godkender de beregnede lokaletilskud, herunder at manglende dokumentation skal være indsendt før lokaletilskud kan udbetales, og
  • at Folkeoplysningsudvalget udtrækker 4 foreninger til særlig stikprøve og udtrækningen sker blandt de foreninger, der ikke har været til stikprøver eller forhandlinger af lokaletilskud de seneste 4 år (2015, 2016, 2017 og 2018).

Beslutning

Godkendt, idet udvalget samtidig godkendte, at en fejl vedr. De Blå Haslevspejdere ikke får konsekvenser (nyt skema vedlægges).


Faxe Ladeplads Sejlklub, Haslev Skater, Haslev Sportsfiskerforening og Teestrup 4H blev udtrukket til stikprøve.


Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

22. Aktivitetstimetilskud 2019

Sagsfremstilling

I henhold til Folkeoplysningsloven ydes der aktivitetstilskud til godkendte folkeoplysende foreninger, der etablere frivilligt folkeoplysende foreningersarbejde for børn og unge under 25 år. Det gives pr. aktivitetstime. Stævner, kampe, turneringer, mesterskaber, kurser, administrativt arbejde m.v. kan ikke medtages ved udregningen af aktivitetstimer.


Ifølge Faxe Kommunes retningslinjer for tilskud i henhold til Folkeoplysningsloven, var ansøgningsfristen den 1. april 2019.


Der er indkommet 67 ansøgninger om aktivitetstimetilskud.


Center for Kultur, Frivillighed og Borgerservice har gennemgået ansøgningerne og umiddelbart sikret, at de påkrævede dokumenter, i form af holdlister, aktivitetskalender og tilsvarende, er vedlagt. I de tilfælde hvor der har manglet fyldestgørende dokumentation har administrationen taget kontakt til foreningerne og indhentet det manglende.


Budgettet for 2019 er på 2.000.815 kr. og der er ansøgt om 575.282 aktivitetstimer, hvilket giver en fordelingsnøgle på 3,4779.


Det indstilles at Faxe Skytteforening, Team Faxe Håndbold og Østsjællands Flyverklub plus yderligere to foreninger, der ikke har været udtrukket de seneste år blandt modtagere af aktivitetstimetilskud, udtrækkes til stikprøvekontrol.


For de første tre foreninger foreslåes udtrækningen, for at få yderligere dokumentation for aktivitetstimeomfanget - herunder hvilke aktiviteter, hvor mange timer pr. uge og hvor mange uger pr. år.


For de sidste to foreninger er der tale om en sædvanlig stikprøve i henhold til retningslinjerne.

Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.


Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed og Borgerservice indstiller:


  1. En fordelingsnøgle på 3,4779 pr. time og fordelingen ifl. vedlagte regneark.
  2. At Faxe Skytteforening, Team Faxe Håndbold og Østsjællands Flyverklub indkaldes til stikprøvebehandling for nærmere undersøgelse af foreningernes aktivitetsomfang.
  3. Der udtrækkes to foreninger til særlig stikprøve og udtrækningen sker blandt de foreninger, der ikke har været udtrukket de seneste år.
  4. At foreninger der udtrækkes til stikprøve, får udbetalt et a conto beløb, svarende til halvdelen af det forventede tilskud. Resten udbetales når stikprøven er afsluttet.

Beslutning

Ad. 1 Godkendet, dog med en ny fordelingsnøgle på 3,40.


Ad. 2 Godkendt.


Ad. 3 Udvalget fulgte ikke indstillingen, men vælger i stedet at KFUM spejderne Kongsted, Haslev Karateskole og Haslev Fodbold Club udtrækkes til stikprøve.


Ad. 4 Godkendt.


Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

23. Lokalefordeling vedr. 2019/2020

Sagsfremstilling

Foreningerne har benyttet foreningsportalen til at søge om tider til sæsonen 2019/2020. Ønsker til lokaler kunne tastes fra den 20. januar og frem til den 28. februar 2019. Langt de fleste af foreningerne har klaret ansøgningerne til den kommende sæson selv.  

Lokalefordelingen blev sendt ud til de fleste foreninger d. 30. april 2019. Nogle enkelte steder har der været brug for yderligere kommunikation med foreningerne og disse har derfor først modtaget svar i uge 19. Pt. er der sendt svar på 98% af ansøgningerne, der mangler kun at blive sendt eneklet svar vedr. Faxe og Karise.

Der har været stor efterspørgsel på specielt hal-, svømmehal- og gymnastiksalstider. Her har administrationen været i tæt dialog med de berørte foreninger og har fundet løsninger i de søgte gymnastiksale/haller med enten andre ugedage, tidspunkter eller har fundet tider til foreningerne i nærliggende haller. Det har dog været nødvendigt at afvise en del tider i Haslev Hallerne grundet timemangel. Der er også afvist enkelte tider i Haslev og Faxe Svømmehal samt Faxe Hallen grundet timemangel.

Et par foreninger har søgt indenfor skolernes tid. De er pr. mail informeret om, at de først kan forvente svar på deres ansøgning, når skolen har lagt skemaet for næste skoleår.

Lokalefordelingen er foretaget i samarbejde med serviceledere, sekretærer og halinspektører på lokaliteterne og Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice takker for det gode samarbejde.


Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at udvalget tager lokalefordelingen 2019/2020 til efterretning.

Beslutning

Godkendt.

Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

24. Dialogmøde - Form og indhold

Sagsfremstilling

Udvalget drøftede på deres møde d. 26. januar, form og indhold på de årlige dialogmøder.


Resumé af debat

Udvalget konkludere at der overordnet set er tilfredshed med formen på møderne, men at der gerne må være mere kant og variation i forhold til temaerne.

Den faldende tilslutning til møderne kan være et udtryk for at foreningerne er godt oplyst, men der skal arbejdes på at få flere med.


Udvalgets ønsker til kommende form og indhold:

  • Nye (mere provokerende) emner i forhold til workshops
  • Flere møder
  • Præsentation af foreninger
  • Mulighed for at netværke foreningerne imellem
  • Konkret tema om inspiration til nye bestyrelsesmodeller

Administrationen foreslår følgende tre modeller til afholdelse af dialogmøde:

  1. Model: At dialogmødet går på omgang blandt en eller flere foreninger og værten/værterne sætter rammerne for emner og form
  2. Model: At Folkeoplysningsudvalget hvert år på et udvalgsmøde inden sommerferie udarbejder en køreplan for form og indhold uden et indledende oplæg
  3. Model: At dialogmødet bibeholder sin form (med workshops og oplæg) udfra et oplæg fra administrationen

Hver model har fordele og ulemper. Disse er søgt skitseret i vedhæftede bilag.


Videre proces:

Udvalget beslutter på dette møde model for dialogmøder. På næste møde i juni sættes planlægningen i gang iht. den valgte model.

Den valgte model implementeres ved dialogmødet d. 3 . oktober og efterfølgende evaluerer Folkeoplysningsudvalget på form og indhold.


Lovgrundlag

Intet.

Økonomi

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, frivillighed & Borgerservice indstiller


  • at modellerne drøftes, og
  • at model for dialogmøde vælges og implementeres første gang d. 3. oktober 2019.

Beslutning

Udvalget vælger en kombination af model 1 og model 3, hvor administrationen sammen med en forening står for arrangementet.


Susanne Schultz, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.


25. Tilskud til voksenundervisning - Servicetjek af retningslinjer

Sagsfremstilling

Udvalget har ønsket en drøftelse vedr. de nuværende retningslinjer i fht. aftenskoletilskud - Tilskud til folkeoplysende voksenundervisning.


Aftenskoletilskuddet beregnes i henhold folkeoplysningsloven og "Retningslinjer for tilskud og lokaletilskud til den folkeoplysende voksenundervisning i Faxe Kommune" - se vedhæftede bilag.  


Tilskuddet beregnes pt. på baggrund af senest afsluttede regnskab - se vedhæftede bilag, "Beregningsgrundlag".


Tilskuddet som bliver udbetalt i 2019 er derfor beregnet på baggrund af regnskab for 2017.


Der har blandt andet været stillet spørgsmål om:


  • Skal tilskuddet også fremover beregnes på baggrund af afsluttet regnskab, eller skal det i stedet beregnes på baggrund af budgettet for det år tilskuddet vedrører?

  • Hvis man vælger fremover at beregne tilskuddet på baggrund af et budget, skal der tages stilling til følgende:

  • Skal tilskuddet genberegnes når regnskabet foreligger?
  • Skal aftenskolerne tilbagebetale evt. for meget udbetalt, og hvad med for lidt udbetalt?
  • Skal tilskuddet genberegnes inden udbetaling af 2. rate hvis der skal penge ind eller ud på grund af for meget eller for lidt udbetalt?

  • Skal der kigges på en ny ansøgningsfrist så der fortsat kan laves en beregning på baggrund af regnskab, fx. i april 2019 beregnes tilskud for 2019 på baggrund af regnskab 2018?
  • Eller er de nuværende retningslinjer fortsat bedste model?

Der lægges op til en drøftelse på dette møde - og hvis der er grundlag herfor behandles et konkret forslag i juni.


Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed og Borgerservice indstiller:

  • at udvalget tager en drøftelse af retningslinjerne.
  • at der på mødet i juni forelægges forslag til nye retningslinjer - for så vidt drøftelserne giver grundlag herfor.

Beslutning

Godkendt idet udvalget vælger, at der skal kigges på om ansøgningsfristen kan rykkes og beregningen dermed sker på baggrund af afsluttet regnskab fra året før.


Ingrid Nielsen, Susanne Schultz, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.


26. Foreningsudvikling 2019/2020

Sagsfremstilling

Folkeoplysningsudvalget har siden 2014 prioriteret og afsat midler til en fortsat udvikling af de folkeoplysende foreninger i Faxe Kommune. Formålet har været at sætte fokus på udvikling i foreningerne dvs. organiseringen, rekruttering, fastholdelse, økonomi og øvrige nye tiltag. Der har årligt været afsat ca. 100.000 kr. til projektet.


Efter fem år gøres der status og Folkeoplysningsudvalget bedes tage stilling til form og indhold for en fortsættelse af udviklingsforløbene fra 2019/2020.


Siden 2014 har 35 folkeoplysende foreninger deltaget i tilrettelagte udviklingskurser i et samarbejde med eksterne udviklingskonsulenter som har haft fokus på alt udviklingsarbejde i foreningerne. Tillige har der været fokus på åben skole forløb, sociale medier, markedsføring og PR.


Hidtidige praksis for udviklingsforløb

I alle fem år har udviklingsforløbene været tilrettelagt således, at alle foreninger var indbudt til to fælles lørdagskurser i hhv. november og januar. Herefter var der mulighed for at 4 foreninger kunne få tre besøg af en foreningsudvikler med fokus på netop deres forenings udfordringer og behov. De sidste tre år har der været afholdt et opsamlingsmøde/vidensdeling, hvor alle foreninger, som har deltaget - kunne komme.


Fordele og ulemper ved denne praksis

Fordele ved hidtige praksis har været at alle foreninger har mødt hinanden på fælles kurserne. Dvs. de har delt erfaringer hørt om hinandens udfordringer og successer. Ulemper har været administrationens arbejde med at få de gode frivillige kræfter til at afsætte tid til at deltage i kurserne. Målrettede foreningsbesøg har igennem alle årene været en stor succes ligesom de udvalgte temaer og emner for videre udvikling i foreningerne.


Fremtidig fortsættelse af udviklingsforløbene

Folkeoplysningsudvalget bedes drøfte og tage stilling til nye udviklingsforløb for foreningerne. Med afsæt i de gode erfaringer, er der skitseret 3 modeller:


  1. Hidtidige praksis, hvor der afvikles to fælles lørdagskurser med fokus på udvikling af foreninger og med efterfølgende besøg hos udvalgte foreninger med fokus på deres udfordringer og behov. Sidste del kan afvikles af den kommunale foreningskoordinator.

  1. Hidtidige praksis, hvor der afvikles to fælles lørdagskurser med fokus på udvikling af foreninger samt afholdelse af 5 "åbne værkstedsmøder" (fordelt over hele året) hvor alle foreninger (sociale, folkeoplysende og kulturelle) kan komme og få gode råd evt. på baggrund af tematiske emner. Sidste del kan afvikles af den kommunale foreningskoordinator.

  1. 10 årlige værkstedsmøder (ca. en gang pr. mdr.) hvor der afholdes et fællesmøde på ca. 1½ time med et aftalt emne og efterfølgende er der "åbent værkstedsmøder" for alle foreninger (sociale, kulturelle, folkeoplysende). Sidste del kan afvikles af den kommunale foreningskoordinator.

Modellerne er beskrevet i det vedlagte bilag.


Folkeoplysningsudvalget bedes drøfte hvilken en model (eller kombination) de ønske at anbefale, så administrationen kan udarbejde en mere detaljeret plan for nye udviklingsforløb gældende fra 2019/2020.

Lovgrundlag

Intet.

Økonomi

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at det besluttes hvilken model for foreningsforløb, der skal arbejdes videre med.

Beslutning

Godkendt, idet udvalget vælger at gå videre med model 1 og 2, hvor der holdes 3 åbne værkstedsmøder og stadig er mulighed for besøg hos udvalgte foreninger.


Ingrid Nielsen, Susanne Schultz, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.  

27. Folkeoplysningsudvalgets input til ny kultur og fritidspolitik 2020-2024

Sagsfremstilling

Faxe Kommune har en Kultur- og Fritidspolitik, der udløber med udgangen af 2019. Der skal derfor udarbejdes en ny Kultur- og Fritidspolitik for 2020-2024.


På Plan & Kulturudvalgets møde i januar 2019 blev en proces- og tidsplan for ny Kultur- og Fritidspolitik 2020-2024 godkendt. Ifølge planen skal medlemmerne af Folkeoplysningsudvalget høres om input til den nye politik.


Den nuværende Kultur- og Fritidspolitik er den anden sammenhængende vedtagne politik i Faxe Kommune. Der er ikke noget lovkrav om en politik på dette område, som der er om en kommunal Folkeoplysningspolitik, men en politik kan skabe god retning og sammenhæng på området.


Administrationen har udarbejdet nogle workshops til mødet, så medlemmerne får mulighed for at komme med input til den nye politik. Der er afsat ca. 50 minutter til øvelserne.


Alle input til politikken vil blive samlet i et notat, således at de præsenteres for Plan & Kulturudvalget på deres sidste møde inden sommerferien dvs. den 25. juni 2019.


Lovgrundlag

Intet.

Økonomi

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at medlemmerne af Folkeoplysningsudvalget kommer med input til ny kultur og fritidspolitik 2020-2024.

Beslutning

Godkendt.


Ingrid Nielsen, Susanne Schultz, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.


28. Statistisk analyse af medlemstal for 2017-2019

Sagsfremstilling

Administrationen har 8 år i træk udarbejdet en sammenlignende analyse af medlemssammensætningen, aktive antal børn og unge under 25 år samt oversigt over aktivitetstimetallene i alle foreningerne i Faxe Kommune med udgangspunkt i årene 2017-2019.

Analysen er fortsat ikke udtømmende, men skal alene ses som en lille highlight analyse af de generelle udsving med fokus på fire udvalgte grupperinger, som vi igennem de sidste otte år har valgt at anvende som udgangspunkt for analysen.

Faxe Kommune har fortsat en bred vifte af foreninger, der udfolder en lang række forskellige aktiviteter for hhv. børn og unge samt voksne. Antallet af folkeoplysende foreninger (ca. 100) har været stabilt i en lang årrække med en gennemsnitlig forøgelse/nedgang på ca. 1-2 foreninger pr. år.

Administrationen har udarbejdet vedlagte oversigt, hvoraf det fremgår, at der er en tilbagegang i antallet af medlemmer på samlet set 3,85 % i perioden 2017-2019. Antallet af medlemmer er samlet set faldet med ca. 1.000 medlemmer fra 2018 til 2019. Tallene viser også at antallet af aktive børn og unge under 25 år i foreningerne er faldet med 587 medlemmer mod et fald på kun 47 medlemmer året før.

Som de foregående år er der udvalgt fire fokusgrupper, som vi har valgt at se på enkeltvis i forhold til fremgang og nedgang. De udvalgte fokusgrupper er hhv. idrætsforeninger, spejdere, 4H og øvrige foreninger.

Af vedlagte skema fremgår det, at der er tomme huller, hvor der ikke er registreret antal medlemmer under 25 år og/eller aktivitetstimer. Dette skyldes at vi alene har tallene for de foreninger, som har søgt Faxe Kommune om tilskud.

Idrætsforeninger

Generelt set er det samlede medlemstal, set over en tre årig periode faldende. En række foreninger har haft faldende medlemstal. Enkelte foreninger har haft stigende medlemstal - her kan nævnes i vilkårlig rækkefølge: Karise KIK, Roklubben Viking, Rønnede IF, Bråby IF, Faldskærmsklubben DFC, Haslev Bokseklub (ABK), Haslev Handicap Idræt, Haslev Unicykel klub, Terslev GIF og Faxe Tennisklub. Vi er under sagsbehandlingen af tilskud blevet opmærksomme på at HTT har talt deres medlemmer flere gange når de deltog på flere hold. Vi har i dialog med HTT korrigeret deres medlemstal til et retvisende niveau (1.836 til 883), hvilket har medført at foreningens medlemstal er faldet meget 2018 til 2019.

Spejdere

Af oversigten fremgår det, at der er tale om en positiv fremgang i antallet af medlemmer over perioden 2017-2019 på 1,3 %. Modsat sidste år hvor der var et fald på medlemmer med 19. Enkelte spejdergrupper har stabile medlemstal og især har Peder Oxe Gruppen (KFUM), De Grønne pigespejdere, KFUM Rollo og De blå Haslev Spejdere haft fremgang.

4H

I 4H gruppen er der kun to foreninger tilbage nemlig Teestrup 4H og 4H i Alslev. De har modsat sidste år haft en fin fremgang på ialt 24 medlemmer.

Øvrige foreninger

Gruppen øvrige foreninger er en opsamling af de foreninger som ikke tydeligt kan grupperes. Mange foreninger har stabile medlemstal med større og mindre udfald. Særligt kan det bemærkes at foreningen Forest Wizards (rollespilsgruppe) fortsætter med at stige i antal medlemmer og at Haslev Civile Hundefører er steget med 43 medlemmer fra sidste år.

Generelt om den statistiske analyse:

Modsat sidste år, ser vi en samlet tilbagegang i antallet af medlemmer, aktive unge unger 25 år og i antalltet af aktivitetstimetallet. F.eks. er antallet af medlemmer under 25 år faldet med 8,9 % i perioden 2017-2019 (inkl. justeret HTT). 

I 2012 var der eksempelvis 15.100 medlemmer og nu i 2019 er vi på ca. 13.153 medlemmer. Dvs. et fald på ca. 12 % over 7 år.

På baggrund af tallene kunne det være interessant og undersøge, hvorfor medlemmerne vælger at forlade de enkelte foreninger. Konkurrence fra private fitness centre, længere skoledage, større muligheder for individuelle valg eller manglende interesse, andre behov ift. de foreningstilbud, som eksisterer?

Hvis vi ser på Danmarks Statistik over antal børn og unge i Faxe Kommune i årene 2008-2019, så kan vi se at over en 8 årig periode (2012-2019) så følger medlemsudviklingen groft sagt befolkningsudviklingen i forhold til de 5-19 årige. Vi kan samtidig se, at der er en mindre vækst i antallet af børn mellem 0-4 år, hvilket kan give en effekt om ca. 5 år, hvor denne gruppe begynder at blive aktive i foreningslivet.

Lovgrundlag

Intet.

Økonomi

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at Folkeoplysningsudvalget tager statistikken til efterretning.

Beslutning

Godkendt.


Ingrid Nielsen, Susanne Schultz, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.


29. Sager til orientering

Sagsfremstilling

Foreningernes Dag 2019
Årets Foreningernes Dag afholdes d. 1. september 2019 på de grønne arealer ved det gamle Haslev Seminarium. Der blev afholdt informøde d. 2. maj hvor der deltog 53 personer fra 37 foreninger, hvoraf 10 var nye i Foreningernes Dag sammenhæng.

Nyt fra Frivilligt Samråd
Repræsentanterne informerer.

Nyt fra Ungdomsskolens bestyrelse

Repræsentanten informerer. 


Red Horse Sports Club
Red Horse Sports Club er ophørt som forening med udgangen af 2018.


Åben skole strategi i Faxe Kommune

Børn & Læringsudvalget og Plan & Kulturudvalget arbejder sammen om en fælles åben skole strategi. Formålet er at alle elever (0-9. klasse) stifter bekendtskab med kommunens varetegn og får indblik i hhv. kultur, erhvervsliv og bæredygtighed. Selve strategien blev vedtaget på de to udvalgs møder hhv. den 30. april og den 2. maj 2019. Næste skridt bliver ast udarbejde en plan for implementering i samarbejde med skoler, foreninger og øvrige aktører. Økonomien i strategien skal ligeledes kortlægges. Link til sagsfremstilling i Plan & Kulturudvalget: https://www.faxekommune.dk/dagsorden/plan-kulturudvalget-30-04-2019 (sag nr. 66).


Opsamlingsmøde/vidensdeling i tilknytning til foreningudviklingskurserne

Den 2. april 2019 blev der for tredje gang afholdt et opsamlingsmøde i tilknytning til foreningsudviklingskurserne som nu har været afholdt i fem år. De inviterede var de foreninger, som har deltaget i kurserne. På mødet deltog repræsentanter fra 6 foreninger og det blev holdt i Haslev Kegleklubs lokaler under afdeling Nordskov. Før pausen var der en lille rundvisning hvor hhv. Haslev Bordtennisklub og Billardklubben viste der lokaler og fortalte om deres aktiviteter. Blandt deltagerne er der fortsat stor tilfredshed med, at Faxe Kommune tilbyder udviklingskurser til foreningerne.


Opdatering af Stregiramme for frivillige

Det tidligere § 17 stk. 4 Udvalg for Frivillighed, Foreningsliv og Civilsamfund anbefalede i 2016, at et Frivilligt Samråd som en del af sit virke kunne se nærmere på mulighederne for at udarbejde en særlig frivillighedspolitik.

På baggrund af 17/4-udvalgets anbefaling har Frivilligt Samråd drøftet og opdateret den eksisterende strategiske ramme for frivillighed og endeligt godkendt den opdaterede strategiramme på deres sidste møde d. 24. januar 2019. (vedlagt som bilag).
Den opdaterede strategiramme blev endeligt godkendt af Plan & Kulturudvalget d. 30. april. Næste trin er implementering og formidling af materialet i såvel den frivillige verden som den kommunale organisation.

Spejderhytte Rosenkildevej, Faxe
Der er indgået en aftale med Det Danske Spejderkorps om at Faxe Kommune overtager spejderhytte, beliggende på kommunal jord på Rosenkildevej i Faxe. Arealet har hidtil været udlejet/udlånt til spejdergruppen, der nu er lukket og nedlagt. Gruppen har opført den eksisterende hytte. Den formelle overdragelsesdato i dette forår afventer bekræftelse af, at en mindre forsikringssag er afsluttet.
Det er samtidig aftalt med Spejderkorpset, at overskydende driftsmidler fra den nedlagte spejdergruppe overdrages til fortsat drift af hytten. Der er tillige indgået aftale med Sct. Georgs Gilderne i Faxe om at varetage det daglige tilsyn og vedligeholdelse af hytten. Aftalen gælder foreløbig til udgangen af 2021, hvortil de overdragne driftsmidler også forventes at række.

Alternativt skulle hytten fjernes, velvidende at den vurderes at være i rimelig og brugbar stand som base for frilufts- og naturaktiviteter med mere. Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice og Center for Ejendomme har vurderet at hytten kan supplere muligheder for sundheds-, natur- og fritidsaktiviteter i Faxe området, herunder en mulig genetablering af en spejdergruppe.  

Lovgrundlag

Intet.

Økonomi

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at udvalget tager orienteringen til efterretning.


Beslutning

Godkendt.


Ingrid Nielsen, Susanne Schultz, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.


30. Orientering fra udvalget

Lovgrundlag

Intet

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Beslutning

Udvalget har sagt god for at Østsjællands flyverklub kan få et lån med kommunegaranti.


Ingrid Nielsen, Susanne Schultz, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.


31. Sager til næste møde

Sagsfremstilling

Nedenstående følger en oversigt over sager som forventes behandlet på Folkeoplysningsudvalgets næste møder:

Torsdag d. 20. juni 2019

  • Budget 2020
  • Aftaler med de selvejende haller
  • Dialogmøde 2019
  • Retningslinjer for Aftenskoletilskud

Torsdag d. 19. september 2019


  • Udviklingspuljen pr. 15. august 2019
  • Budgetopfølgning pr. 31. august 2019
  • Folkeoplysningsudvalgets mødeplan 2020

Lovgrundlag

Intet.

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at oversigten til de næste møder tages til efterretning.


Beslutning

Godkendt.


Ingrid Nielsen, Susanne Schultz, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Jeannie Thorving Hansen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.


32. Eventuelt

Lovgrundlag

Intet

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Beslutning

Intet at referere