Folkeoplysningsudvalget - 20-06-2019

Referat
Dato:
Torsdag, 20 juni, 2019 - 17:00
Hent som fil:
33. Godkendelse af dagsorden

Lovgrundlag

Intet

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.


Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at Folkeoplysningsudvalget godkender dagsordenen.


Beslutning

Godkendt.

Henrik Aakast, Ingrid Nielsen, Per Thomsen, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Aage Sandfeld Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

34. Tilskud til voksenundervisning

Sagsfremstilling

Udvalget har valgt at der skal kigges på retningslinjerne for tilskud til folkeoplysende voksenundervisning. Dette primært for at se på beregningsgrundlaget og fristen for tilskuddet som pt. er d. 1. november og det senest afsluttet regnskab. Beregningsgrundlaget er derfor næste to år gammelt, da man fx d. 1. november 2018 skulle søge tilskud for 2019 på baggrund af regnskab for 2017.


Udvalget drøftede på deres møde d. 16. maj, om hvorvidt beregningsgrundlaget fortsat skulle være regnskab, eller om det skulle ændres til budget. Udvalget valgt at beregningen fortsat skulle ske på baggrund af et regnskab, men at man i stedet skulle kigge på ansøgningsfristen, så grundlaget dermed blev et nyere regnskab.


Adminstrationen indstiller, at man fastholder at bregningen sker på baggrund af regnskab og ikke budget. Hvis beregningen sker på baggrund af regnskab kan der ikke ske ændringer i tilskuddet. Sker beregningen på baggrund af budget, vil der blive tilbagebetaling og ekstra udbetaling når regnskabet er endeligt, hvilket kan give problemer i forhold til de forskellige regnskabsår.

 

Administrationen foreslår, at fristen rykkes frem til d. 1. maj, da aftenskolerne her har afsluttet deres regnskab fra året før og dermed kan søge på baggrund af så nyt et regnskab som muligt. Såfremt fristen for tilskuddet rykkes til d. 1. maj, vil beregningen for tilskuddet fortsat kunne ske på baggrund af senest afsluttet regnskab. Man vil så fx skulle søge tilskud for 2019 d. 1. maj 2019 på baggrund af regnskabet for 2018.


Tilskuddet udbetales i 2 rater, henholdvis i januar og august. Vælger man at rykke fristen, vil udbetalingen i januar ikke længere kunne være 1. rate, men skal i stedet været et a conto beløb.

Her foreslår administrationen, at man udbetaler 50 % af sidste års tilskud som et a conto beløb. Administrationen mener godt at der kan argumenteres for at udbetale 50 %, da aftenskolerne har mange aktiviteter som sker på tværs af kalenderåret, hvilket giver en vis sikkerhed hvis en aftenskole skulle være nødsaget til at lukke.


Lovgrundlag

Folkeoplysningsloven.

Økonomi

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at folkeoplysningsudvalget godkender justeringer af retningslinjer med følgende ændringer:


  1. Ansøgningsfristen rykkes til 1. maj
  2. Udbetalingen i januer er et a conto beløb svarende til 50 % af sidste års tilskud.
  3. De justerede retningslinjer har virkning fra tilskudsår 2020.

Beslutning

Godkendt.

Henrik Aakast, Ingrid Nielsen, Per Thomsen, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Aage Sandfeld Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

35. Dialogmøde - Evaluering på form og indhold

Sagsfremstilling

Udvalget har valgt at der skulle kigges på den nuværende form og indhold for det årlige dialogmøde med de folkeoplysende foreninger. Dette for at gøre møderne mere interessant og dermed få flere til at deltage.


På mødet d. 16. maj besluttede udvalget, at fremover skal administrationen står for arrangementet i samarbejde med en forening.


Administrationen foreslår at dette års dialogmøde kan holdes i samarbejde med:


1. Østsjællands Flyveklub - Klubben har de sidste par år gennemgået en større udvikling både organisatorisk og med en fælles målrettet vision for udvikling af klubben. Klubben udvider og udbygger nu deres klubfaciliteter.

De er på mange måder en eksemplarisk forening, som vil kunne inspirere andre foreninger, til at tænke nyt.


2. Team Faxe Håndbold - Klubben fik helt ny bestyrelse for et par år siden, de benytter faciliteter på tværs af kommunen og har et godt samarbejder med andre klubber/foreninger.

Her ud over er klubben god til at holde folk i klubben, som ikke længere kan spille håndbold ved fx at tilbyde håndboldfitness.


Den videre proces
Administrationen vil i samarbejde med den valgte forening sætte rammerne for dialogmødets form og indhold.  Folkeoplyningsningsudvalget orienteres d. 19. september omkring dialogmødets endelige program og placering.


Lovgrundlag

Intet.

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.  

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at udvalget vælger en af de to nævnte klubber som samarbejdspartner i forhold til dialogmødet.

Beslutning

Godkendt idet udvalget vælger at der skal arbejdes videre med Østsjællands Flyverklub som samarbejdspartner og Team Faxe Håndbold er med i næste års pulje.

Henrik Aakast, Ingrid Nielsen, Per Thomsen, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Aage Sandfeld Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

36. Orientering om aftaler med de selvejende haller

Sagsfremstilling

Folkeoplysningsudvalget har ønsket en redegørelse for foreningernes brug i de selvejende haller Faxe Hallerne og Haslev Hallerne.

Med virkning fra 1. januar 2014 indgik Faxe Kommune en driftsaftale med de selvejende haller. Formålet med driftsaftalen er bl.a.:

·  at forenkle økonomien i forbindelse med aftalerne, så både haller og kommune kender konsekvenser og budgetter fremover

·  at integrere den kommunale anvisning af lokaler i de selvejende haller med den øvrige kommunale anvisning af lokaler til folkeoplysende og andre foreninger i kommunen, herunder booking og de retningslinjer, hvorefter tider fordeles

·  at lægge op til at Hallerne har en vis egen indtjening, udover den tid som Faxe kommune køber til skolernes og foreningernes brug.

I aftalen er det også beskrevet, hvor mange timer der stilles til rådighed for henholdsvis foreningerne og skolerne fordelt på hverdage og weekender. Udover de faste timer har foreningerne mulighed for at tilkøbe yderligere timer.

Faxe Kommune udbetaler 4 gange årligt et driftstilskud til hallerne og herudover afregnes der for de forbrugte timer.

Faxe Kommune råder således over nedenstående timer til foreningerne:

Hal

Timer hverdage fra kl. 15.00-22.00

Timer weekend

Haslev Hallerne

5.250 timer årligt

1.100 timer årligt

Faxe Hallen

1.500 timer årligt

550 timer årligt

 I aftalen står der, at Faxe Kommune ikke kan disponere over lokalerne under skolernes ferielukninger på nær efterårsferie og vinterferie.

Det er ligeledes nævnt at skolerne på hverdage har fortrinsret til haltimerne fra kl. 08.00 til kl. 15.00. I Haslev Hallerne dog kun Hal A.

Fordeling af haltider blandt foreningerne administreres og fordeles af Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice efter de aftalte antal haltimer. Efter aftale mellem parterne kan antallet af timer ændres, uden at det kan opfattes som en opsigelse af driftsaftalen. Efter af skolernes skemaplanlægning er afsluttet, kan hallerne disponere over eventuelt ikke disponeret haltid til udlejning til tredjepart for det kommende skoleår. Udlejning må ske i respekt for skolernes og foreningernes brug af lokalerne.

For sæsonen 2018/2019 har benyttelsen af hallerne været:

Hal

Timer hverdage fra kl. 15.00-22.00

Timer weekend

Haslev Hallerne

5.250 timer årligt

1000 timer årligt

Faxe Hallen

1.642 timer årligt

477 timer årligt


Lovgrundlag

Intet

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser


Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning

Godkendt.

Henrik Aakast, Ingrid Nielsen, Per Thomsen, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Aage Sandfeld Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

37. Sager til orientering

Sagsfremstilling

Foreningernes Dag 2019
Årets Foreningernes Dag afholdes d. 1. september 2019, der er pt. 8 tilmeldte foreninger.

Nyt fra Frivilligt Samråd
Repræsentanterne informerer.

Nyt fra Ungdomsskolens bestyrelse

Repræsentanten informerer. 


Puljen der støtter børn og unges kultur- og fritidsaktiviteter

Der er, den 11. juni, modtaget 46 ansøgninger og ydet tilskud for i alt 35.422 kr.

Derudover forventes der ca. 26 ansøgninger om tilskud til kontingent til undervisning på Faxe Musikskole, hvilket forventes at løbe op i tilskud for ca. 45.000 kr.


Budget 2020

Administrative forslagskatalog er tilgængelig på kommunens hjemmeside: https://www.faxekommune.dk/borger/om-kommunen/budget-regnskab-oekonomi/b...

Der er frist for høringssvar d. 1. august.


Faciliteter

En opdateret plan vedr. facilitetsprojektet har været på PKUs møde d. 28. maj. Planen skal op på byrådsmødet d. 20. juni dagsorden kan findes her: https://www.faxekommune.dk/dagsorden/byraadet-20-06-2019  


Stikprøver - status

Lokaletilskud - Der er modtaget materiale fra alle 4 foreninger, og der er udbetalt tilskud til henholdsvis Teestrup 4H og Haslev Skaterhal. Haslev Sportsfiskerforening og Fakse Ladeplads Sejlklub er stadig under behandling


Aktivitetstimetilskud - Der er modtaget materiale fra og udbetalt penge til Haslev Fodbold Club og Faxe Skytteforening. Der mangler fortsat materiale og dokumentation fra Team Faxe Håndbold, KFUM spejderne Kongsted, Haslev Karateskole og Østsjællands Flyveklub.


Dialogmøde PKU

Formand og næstformand har været til møde med Plan og Kulturudvalget d. 28. maj. Der orienteres herfra.


Lovgrundlag

Intet.

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at udvalget tager orienteringen til efterretning.


Beslutning

Godkendt.

Henrik Aakast, Ingrid Nielsen, Per Thomsen, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Aage Sandfeld Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

38. Orientering fra udvalget

Lovgrundlag

Intet

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Beslutning

Intet at referere.

39. Mødeplan 2020

Sagsfremstilling

Center for Kultur, Frivillighed & borgerservice har lavet et udkast til mødekalender 2020.

Mødekalenderen er afstemt med kendte frister for behandling af tilskud mv. som udvalget skal drøfte og godkende.

Forslaget til mødekalenderen er følgende:


  • Onsdag d. 4. december - erstatter tidligere aftalt møde d. 5. december
  • Lørdag den 25. januar (temamøde og møde med Plan & Kulturudvalget)
  • Tirsdag d. 19. maj
  • Torsdag d. 18. juni
  • Torsdag d. 17. september
  • Torsdag d. 3. december
  • Temadagen, januar 2021

Folkeoplysningsudvalget må godt komme med forslag til besøg hos foreninger i tilknytning til kommende møder.


Forslag til kassererkursus er torsdag d. 19. marts 2020 og Folkeoplysningsudvalgets dialogmøde torsdag d. 1. oktober 2020.


En oversigt over Folkeoplysningsudvalgets årshjul med angivelse af faste emner som behandles på de ordinære møder, er vedlagt.


Lovgrundlag

Styrelsesvedtægt for Folkeoplysningsudvalget

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser


Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at Folkeoplysningsudvalget tager ovennævnte mødedatoer og årshjul til efterretning.

Beslutning

Godkendt.

Henrik Aakast, Ingrid Nielsen, Per Thomsen, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Aage Sandfeld Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

40. Sager til næste møde

Sagsfremstilling

Nedenstående følger en oversigt over sager som forventes behandlet på Folkeoplysningsudvalgets næste møder: 


Torsdag d. 19. september 2019


  • Udviklingspuljen pr. 15. august 2019
  • Budgetopfølgning pr. 31. august 2019
  • Talent og Elitestrategi
  • Anlægspuljen til fritidsbrugere - servicetjek

Onsdag d. 4. december 2019


  • Foreningernes egne huse og hytter
  • Evt. Kultur- og Fritidspolitik

Lovgrundlag

Intet.

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at oversigten til de næste møder tages til efterretning.


Beslutning

Godkendt.

Henrik Aakast, Ingrid Nielsen, Per Thomsen, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Aage Sandfeld Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.

41. Eventuelt

Lovgrundlag

Intet

Økonomi

 Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Beslutning

Der blev rejs spørgsmål omkring samarbejde med Frivilligrådet vedr. kurset "Brug af sociale medier i foreningerne" og om udvalget ville betale 7.500 kr. til dette kursus. Udvalget manglede informationer for at kunne træffe beslutning, disse ville næstformanden få svar på, hvorefter han i samarbejde med formanden vil træffe beslutning.

Der blev stillet spørgsmål omkring lokaleaftaler vedr. haslev Sportsfiskerforening.

Henrik Aakast, Ingrid Nielsen, Per Thomsen, Anne Marie Kragholm Skovsgaard og Aage Sandfeld Jensen deltog ikke i behandlingen af dette punkt.