Folkeoplysningsudvalget - 23-05-2023

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at dagsorden godkendes.

Folkeoplysningsudvalget og Plan & Kulturudvalget har i en årrække haft tradition for at mødes til et fællesmøde én gang årligt.

Tilbage i januar i år blev der afholdt fællesmøde med Plan & Kulturudvalget, hvor der var fokus på følgende punkter:

• Opfølgning på Folkeoplysningspolitikken samt Kultur- og Fritidspolitikken
• Facts, udfordringer og trusler på det folkeoplysende område i Faxe Kommune
  • Herunder oplæg fra 3 inviterede foreninger, KFUM-spejderne Peder Oxe, Faxe Ladeplads Idrætsforening og LOF Haslev/Faxe om:
    • Hvad går godt/fungerer godt?
    • Hvad giver udfordringer?
    • Hvilke ønsker har I til fremtiden?
• Drøftelse af andre aktuelle emner:
  • Bekymring for energiudgifternes udvikling set i forhold til rammen for lokaletilskud til de folkeoplysende foreninger
  • Energiudgifter og eventuelle konsekvenser set i forhold til foreningslivets brug af kommunale bygninger
  • Udsigt til kommende budgetreduktioner på det folkeoplysende område - som reduktionen af aftenskoletilskuddet (162.000 kr.)
  • Ny svømmehal – ønsker om fortsat fokus og opsparing
  • Haslev Orned/Nordskoven

For yderligere information se punkt 2, 3 og 4 i referatet fra Folkeoplysningsudvalgets møde den 28. januar 2023.

Administrationen lægger op til, at udvalget drøfter oplevelserne fra mødet med henblik på evaluering og refleksion omkring, hvad der fremadrettet kunne være interessant at kigge nærmere på eller behov for at følge op på.

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at opsamlingen tages til efterretning.

Udvalget og administrationen oplever, at det er besværligt for foreningerne at søge tilskud fra Udviklingspuljen samt at sende dokumentation. Her ud over har pengene de seneste år ikke været opbrugt, på trods af, at der reelt har været bevilliget flere penge end der har været i puljen. Derfor skal udvalget i denne sag drøfte og tage stilling til, om den nuværende Udviklingspulje skal opdeles i to puljer: henholdsvis en Uddannelsespulje (til kurser og uddannelse) og en Udviklingspulje (til større materiale anskaffelser, udviklingsprojekter, nye initiativer).

Fordele/ulemper ved opdeling af udviklingspuljen

Det er administrationens umiddelbare vurdering, at det vil være mere overskueligt for foreningerne, at søge én pulje til uddannelse og en anden pulje til udvikling, større materialeanskaffelser samt øvrige projekter.
Det kan tillige øge fleksibiliteten og gøre det mere smidigt ved, at lave forskellige ansøgningsfrister og måder, at søge på. Fx. at der kan ansøges løbende om tilskud til kurser/uddannelse. Det kan forhåbentlig bidrage til, at ansøgninger og den faktiske kursusdeltagelse kommer tættere på hinanden. For så vidt angår materialer og udviklingsaktiviteter kan en lidt længere friste give mening i forhold til, at have styr på den samlede finansiering af et projekt.

En ulempe kan være at der kan opstå en situation, hvor en pulje løber tør for penge, hvis man laver løbende ansøgninger.

Udvalget må vurdere balancerne mellem fordele og ulempe, idet begge dele forventeligt kan gøres gældende for puljerne.

Økonomi

Såfremt udvalget ønsker en opdeling af puljen i to, skal udvalget beslutte hvordan puljens midler skal deles mellem de to nye puljer.

Puljen er i 2023 på 579.438 kr. og beløbet vil umiddelbart fremadrettet også være i denne størrelsesorden. Den eksisterende fordelingsnøgle har økonomisk set været ca. 60 % til uddannelse/ kurser og ca. 40 % til større materiale anskaffelser, udviklingsprojekter og nye initiativer. I antal ansøgninger er antallet stort set ligeligt fordelt.

Administrationen kan se følgende scenarier som umiddelbare måder at fordele økonomien:

a. Fordeling med 60/40 - ved denne model fastholder man det eksisterende økonomiske niveau, som et gennemsnit af de hidtidige bevillinger

b. Fordeling med 70/30 - ved denne model øges tilskudsandelen til uddannelse og kurser

c. Fordeling med 50/50 - ved denne model øges tilskudsandelen til materialer m.m. og reducerer andelen til uddannelse og kurser i forhold til det eksisterende niveau.

Alt efter udvalgets beslutning om fordeling af økonomien, kan der være flere, måske også principielle, drøftelser om puljernes konkrete udmøntning. Det kan fx. handle om tilskudsprocenter til forskellige typer af kurser/uddannelse eller særlige prioriteter for Udviklingspuljen eller en mulig minimumsgrænse for ansøgninger. Udvalgets eventuelle tilkendegivelser på disse spørgsmål vil indgå i det videre arbejde.

Det videre arbejde

Såfremt udvalget beslutter at opdele puljen i to og en fordeling af økonomien, vil administrationen til udvalgets næste møde komme med et oplæg til nye retningslinjer til to nye puljer, inkl. ansøgningsfrister. Sammen med oplægget kommer der også forslag for en plan for ikrafttræden, herunder en mulig høring af de Folkeoplysende Foreninger i Faxe Kommune.

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller,

1. at den nuværende Udviklingspulje opdeles i to: en Uddannelses-/kursuspulje og en ny Udviklingspulje (Større materialeanskaffelser, Udviklingsprojekter og nye initiativer) - og hvis ja hertil:

2. at den nuværende Udviklingspuljes økonomi fordeles med 60% til Uddannelse-/kurser og 40% til ny Udviklingspuljen

3. at administrationen til næste møde foreligger forslag til retningslinjer for de to ny puljer og en plan for hvornår de kan træde i kraft.

Retningslinjer for lokaletilskud (opsummeret)
Der ydes lokaletilskud i forhold til alderssammensætning blandt de aktive medlemmer i de ansøgende foreninger.

Lokaletilskuddet beregnes som 85 % af foreningens driftsudgifter for medlemmer under 25 år.

For medlemmer over 25 år fastsættes procentsatsen på baggrund af den pulje, der er til rådighed, fratrukket lokaletilskud til medlemmer under 25 år.

Lokaletilskud ydes af følgende udgifter:

• Renter af prioritetsgæld
• Skatter, afgifter og forsikringer vedr. ejendommen
• Udgifter til almindelig vedligehold, opvarmning, belysning, rengøring og fornødent tilsyn
• Særlige energibesparende foranstaltninger efter aftale
• Udgifter til leje
• Afholdte udgifter til almindeligt vedligeholdelse i følge lejekontrakt

Lokaletilskud 2023

Der er indkommet 50 ansøgninger fra foreninger om lokaletilskud.

Foreningerne har indsendt regnskab sammen med deres ansøgninger om lokaletilskud.

Der er indkommet ansøgninger for kr. 4.559.568 kr. og budgettet er i 2023 på kr. 2.115.533 (brutto) excl. de faste tilskud (særaftaler).

Tilskudsprocenten til medlemmer over 25 år bliver i 2023 på 16,23%

(Tidligere har tilskudsprocenten været følgende: 2022: 27,2 %, 2021: 16,15 % 2020: 23,66 %, 2019: 15,96 %.

Lokaletilskud særligt i 2023

1. For at undgå, at foreningerne får problemer med 20 % reglen, har Folkeoplysningsudvalget besluttet, at der i de følgende år ses bort fra regnskabsår 2020, når der skal beregnes et gennemsnit.

2. Under sagsbehandlingen er administrationen blevet opmærksom på at, Haslev Handicap Idræt har søgt lokaltilskud til baneleje i forbindelse med bowling-aktiviteter, men samtidig har opkrævet baneleje/betaling af medlemmerne for samme udgift. Administrationen har været i dialog med Haslev Handicap Idræt og orienteret foreningen om, at den således ikke er berettiget til tilskud i år.

3. Administrationen indstiller, at de fire foreninger der rammes af 20% reglen på grund af øgede energi-udgifter, får lov at få dispensation for reglen. Det drejer sig om følgende foreninger: Karise Idræts Klub, Teestrup 4H, De Grønne Pigespejdere og Østsjællands Flyveklub.
4. At beregningen for lokaletilskud 2023 er foretaget med den forudsætning, at Haslev Trampolin- og Turn-gymnasters (HTT) ansøgning om øget ansøgningsgrundlag godkendes.

Udtræk til stikprøve

Selvom administrationen vurderer, at ansøgningsmaterialet generelt er i orden, så foreslås det, at Folkeoplysningsudvalget udtrækker Faxe Ladeplads Sejlklub, Svalebæk IF og Teestrup 4H til stikprøve, og herudover benytter muligheden i retningslinjerne, og udtrækker 2 yderligere foreninger til stikprøve.
Det foreslås tillige at udtrækningen sker blandt foreninger, der ikke har været udtaget til stikprøver eller forhandlinger i de seneste 3 år (2020, 2021 og 2022).

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller,

1. at fordelingen af lokaletilskud godkendes
2. at de fire foreninger der fanges af 20 % reglen på grund af forhøjede energiudgifter får dispensation fra reglen
3. at Folkeoplysningsudvalget udtrækker Faxe Ladeplads Sejlklub, Svalebæk IF og Teestrup 4H til stikprøve og herudover udtrækker yderligere 2 foreninger til stikprøve, og
4. at der tages forbehold for, at HTT´s ansøgning om øget lokaletilskudsgrundlag er godkendt.

Administrationen har udarbejdet 3 modeller/scenarier for et åbent hus koncept.

Modeller - samt fordele og ulemper

Model A) "Åben træning i september"
Åben træning i september giver børn og voksne mulighed for at afprøve en aktivitet gratis i hele september måned. Foreninger, der er interesseret i at deltage i Åben træning i september tilmelder sig inde på foreningsportalen og oplyser kontaktperson i foreningen, som vil have ansvaret for kommunikationen med interesserede og stå for tilmeldinger. Efter tilmeldingsdatoens udløb trækker administrationen en liste med de tilmeldte foreninger og kontaktinformation. Denne liste danner grundlag for udarbejdelsen af en foreningsoversigt som kommunikeres ud til borgere i Faxe Kommune.
Fordele: Modellen er let at markedsføre og er ikke tung for foreninger at drifte, da det minder om den model mange foreninger praktiserer i forvejen.
Ulemper: Kræver at udvalget sætter midler af til fælles markedsføring af konceptet og at foreningerne har lyst til at tilmelde sig arrangementet.

Model B) "Åben træning"
Åben træning giver børn og voksne mulighed for at afprøve en aktivitet gratis de første 5 gange. Foreninger der er interesseret i at deltage i Åben træning tilmelder sig inde på foreningsportalen og oplyser kontaktperson i foreningen, som vil have ansvaret for kommunikationen med interesserede og stå for tilmeldinger. Åben træning er et tilbud, der løber hen over hele sæsonen. Efter tilmeldingsdatoens udløb (december) trækker administrationen en liste med de tilmeldte foreninger og kontaktinformation. Denne liste danner grundlag for udarbejdelsen af en foreningsoversigt, som kommunikeres ud til borgere ved sæsonstart i januar.

Fordele: Modellen er let at markedsføre og er ikke tung for foreninger at drifte, da det minder om den model mange foreninger praktiserer i forvejen.
Ulemper: Kræver at udvalget sætter midler af til fælles markedsføring af konceptet og at foreningerne har lyst til at tilmelde sig arrangementet.

Model C) "Åben hus i april"

Åbent hus giver børn og voksne mulighed for at komme og besøge foreningen og høre og afprøve foreningens forskellige tilbud til et åbent hus-arrangement i april (en lørdag i april). Foreninger, der er interesseret i at deltage i Åben hus-dagen tilmelder sig inde på foreningsportalen og oplyser en kontaktperson, som har ansvaret for arrangementet uden i foreningen. Efter tilmeldingsdatoens udløb (i januar) trækker administrationen en liste med de tilmeldte foreninger. Denne liste danner grundlag for udarbejdelsen af en foreningsoversigt, som efterfølgende kommunikeres ud til borgerne i perioden op til arrangementet. Foreningen skal selv stå for at planlægge arrangementets indhold på den pågældende dag.

Fordele: Modellen er let at markedsføre og foreningerne får mulighed for at sætte deres individuelle præg på arrangementet.
Ulemper: Kræver at udvalget sætter midler af til fælles markedsføring af konceptet og det krævet at foreningerne skal lægge en del arbejde i planlægning og afvikling af dagen. Det kan være en vanskelig model, for især de mindre foreninger, der har færre frivillige ressourcer at trække på.

Arrangementets synlighed
Da arrangementet er helt nyt tiltag vil det kræve at en større indsats at udbrede kendskabet omkring konceptet. Administrationen vil indgå en dialog med kommunikationsafdelingen i forhold til den endelige kommunikations og synlighedsplan. Understående er et udpluk at kommunikationsmuligheder.

• Digitalt via Facebook og Boblberg
• Annoncer i avisen
• Kommunens infostandere
• Opslag på skoler og daginstitutionernes digitale platforme (kræver tilladelse)
• Flyer der deles ud i skoleklasser og daginstitutioner (kræver tilladelse)
• merchandise/reklameartikler
• grafisk bistand
• Andet?

Økonomi
Udvalget skal fastsætte en økonomisk ramme for markedsføringen af arrangementet mellem 50.000 og 150.000 kr.

Sagens videre forløb

Administrationen arbejder videre med den valgte model og opdaterer udvalget løbende.

Center for Kultur, Frivillighed og Borgerservice indstiller, at udvalget vælger en åbent hus model og en økonomisk ramme.

Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Folkeoplysningsudvalget.

Godkendt.

Ingrid Nielsen, Nellie Bradsted(V), Henrik Aakast(V) og Lisette Lind Larsen(A) deltog ikke i mødet.

Susanne Schultz deltog ikke i behandlingen af dette punkt.