Økonomiudvalget - 04-03-2020

Godkendt.

Fraværende: Lars Folmann (O) deltog i mødet i stedet for Eli Jacobi Nielsen (O).

Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en tids- og handleplan for det kommende års budgetprocedure. Tids- og handleplanen er vedlagt som budgetvejledning 2021-2024.

Der foreslås en proces, hvor der arbejdes med et politisk-administrativt spor, et brugerspor og et medarbejderspor.

Budgetvejledningen er tilpasset med arbejdsplanen for den tværgående demografigruppe, tidsplan for KL's budgetmøder for borgmestrene, indberetningsfrister fra KL med videre.

Politisk - administrativt spor

Økonomiudvalget behandler i marts et administrativt budgetoplæg med henblik på at fastlægge rammerne for budgetarbejdet.

Økonomiudvalget inddrages tidligt i processen i udformningen af et forslagskatalog med henblik på at sikre, der er balance i budgetforslaget.

Forslag til flerårig anlægsplan udarbejdes i april.

I maj/juni opgøres konsekvenser for demografi- og tildelingsmodeller.

I juni afholdes 1. budgettemadag og i august afholdes 2. budgettemadag med henblik på at kunne fremlægge et samlet budgetoplæg til 1. behandling i august.

Brugersporet

Det foreslås, at de enkelte brugerbestyrelser, råd og nævn kan komme med input til centrenes budgetarbejde.

Det samlede budgetmateriale sendes i høring den 2. juni med høringsfrist ultimo juli.

Medarbejdersporet

Det foreslås, at Hovedudvalget deltager på begge budgettemadage for Byrådet. Derudover er der mulighed for at afholde dialogmøder mellem fagudvalg og centerudvalg i august. Hoveudvalget deltager på budgettemadagen med eget punkt på dagsordenen. Ud fra et indlæg fra medarbejdersiden i Hovedudvalget drøftes det med det politiske niveau, hvilke særlige, organisatoriske udfordringer budgetlægningen byder på.

Bemærkninger til budgetvejledningen

Den politiske 1. behandling sker i lighed med tidligere år i august. Dette medfører, at det er samme budgetmateriale, der anvendes til 2. budgettemadag og til 1. behandling i Økonomiudvalget. Det skal tillige bemærkes, at i det omfang f.eks. lov- og cirkulæreprogrammet ikke er udmøntet fuldt ud til den politiske 1. behandling, så vil disse ændringer rent teknisk skulle fremsættes som ændringsforslag med tilhørende finansiering til 2. behandlingen.

I forhold til det administrative budgetarbejde arbejdes der pt. på flere tiltag med henblik på at forbedre processerne og samarbejdet mellem de enkelte centre.

Afholdt dialogmøde den 28. januar 2020 mellem Økonomiudvalget (ØK) og Hovedudvalget (HU) medfører ikke justering af de rammer for dialogen mellem ØK og HU, der er beskrevet i budgetvejledningen. Men konklusionen fra mødet er, at der er stor vilje til at ville dialogen, og at det handler om den måde vi bruger de aftalte dialogmøder på. Det vil f.eks. handle om, hvilke mødefaciliteter der bruges og bedre dagsordner, så det er muligt at forberede sig.

Budgetvejledningen er endvidere drøftet i Hovedudvalget den 19. februar 2020. Der er et ønske om at styrke dialogen mellem Byrådet og administrationen. Som noget nyt er der i budgetvejledningen tilføjet en 2 timers workshop på Byrådets temamøde i maj. Målgruppen for workshoppen er; Byrådet, Hovedudvalget, formænd og næstformænd i Centerudvalgene. Ekstratiden som workshoppen giver, kan blandt andet bruges til at drøfte muligheder og udfordringer i budget 2021-2024. Der er tale om en prøvehandling, som evalueres med henblik på i 2021, at justere i alle dialogmøder.

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Byrådet.

På budgettemadagen i juni gennemføres politiske drøftelser i grupperne med tilbagemeldinger i plenum.

Fraværende: Lars Folmann (O) deltog i mødet i stedet for Eli Jacobi Nielsen (O).

Aktuelle tal er ikke til rådighed til økonomiudvalgsmødet 4. marts 2020.

Oversigterne vil blive udsendt til økonomiudvalgets medlemmer, når materialet er færdigt.

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Byrådet.

Godkendt.

Fraværende: Lars Folmann (O) deltog i mødet i stedet for Eli Jacobi Nielsen (O).

Sagsfremstillingen orienterer om de forskellige indsatser, der er gennemført, og som skal gennemføres, i relation til handleplan for øget nærvær - bedre trivsel (tidligere benævnt handleplan for sygefraværsindsats).

Status på handleplan for øget nærvær - bedre trivsel

Nærværsteamet i HR & Løn Afdelingen har det sidste kvartal arbejdet med nedenstående aktiviteter og arbejder i øjeblikket med planlægning af aktiviteter, som skal igangsættes i næste kvartal (se punktet implementering af handleplan for øget nærvær - bedre trivsel).

Handleplanen som præsenteret for Økonomiudvalget i oktober 2019 er omskrevet og tidslanen justeret. (Vedlagt som bilag).

Lederrekruttering og coaching

Nærværsteamet bidrager oftere med personlighedstest i forbindelse med lederrekruttering. Der er igangsat flere coachingforløb med nyansatte ledere. De ansættende chefer og ledere udtrykker stor tilfredshed med støtte til lederrekruttering, der bidrager til at kvalificere de bedst egnede kandidater. De nyansatte ledere, som gennemfører coaching udtrykker glæde over coaching, som de oplever styrker deres lederkompetencer.

Arbejdsgruppe vedr. udarbejdelse af procedure for god håndtering af sygefravær

Jævnfør hovedudvalgets beslutning d. 23. oktober 2019, blev der nedsat en gruppe til udarbejdelse af procedure for god håndtering af sygefravær. Der henvises til punkt 36 i dagsordenen.

Arbejdsgruppe vedr. sammenskrivning af intentionerne i Nærværspolitikken og retningslinjer for stress og trivsel

Hovedudvalget nedsatte en arbejdsgruppe, der skulle sammenskrive intentioner i Nærværspolitikken og retningslinjer for stress og trivsel. Arbejdsgruppen har udarbejdet et første udkast til retningslinjer for stress og trivsel, som mangler at blive gennemarbejdet.

Ansættelse af to nye HR-Udviklingskonsulenter

Økonomiudvalget besluttede ultimo 2019 at opnormere HR & Løn Afdelingen med to HR-Udviklingskonsulenter. De to medarbejdere er nu ansat. De har forud for deres ansættelse deltaget i kompetenceudviklingsaktiviteter. Yderligere kompetenceudvikling sker løbende gennem sidemandsoplæring i forbindelse med igangværende og fremtidige opgaver og processer på arbejdspladserne.

Nærværsteamets deltagelse i proces i Center for Sundhed & Pleje

Centerchefen i Center for Sundhed & Pleje gennemførte en proces med TRIO'erne på arbejdspladserne i centeret. Nærværsteamet var inviteret med, hvor nyansatte medarbejdere i Nærværsteamet fik mulighed for at stifte bekendtskab med TRIO'erne og lytte til de udfordringer de oplever. På dagen fremlagde TRIO'erne deres forskellige idéer, tanker og planer for at arbejde med nærværet på arbejdspladserne.

Implementering af handleplan for øget nærvær - bedre trivsel

Handleplanen for øget nærvær - bedre trivsel blev drøftet i chefforum d. 18. februar 2020 hvor aktiviteter, der skal gennemføres i det næste kvartal blev præsenteret. Chefforum blev inddraget i implementeringsplanen gennem en dialogisk proces.

Den 18. februar 2020 gennemførtes drøftelse mellem Chefforum og Hovedudvalget med fokus på handlinger og resultater i relation til handleplanen. Yderligere drøftelser finder sted kvartalsvis.

Implementeringsplanen fremlægges på lederforum (ledere niveau 1-5) den 28. februar 2020. Udvalgte hovedteamer fra handleplan for øget nærvær - bedre trivsel præsenteres. Lederne får mulighed for at træne gennemførelse af den gode nærværssamtale., så de er klædt på til at gennnemføre disse på arbejdspladserne.

Alle ledere (niveau 1-5) er inviteret til Faxe Leder og Læringsakademiet d. 27. april 2020, hvor lederne klædes på til at yderligere information og drøftelse af udvalgte temaer fra handleplan for øget nærvær - bedre trivsel. Herunder inddragelse af medarbejdere samt brug af KOMLIS til opfølgning af sygefravær. Der gennemføres også drøftelser om, hvordan den enkelte leder, gennem visioner og nærvær, omkring løsning af kerneopgaven, kan styrke arbejdsmiljøet og trivsel.

Sygefraværsstatistikken for år 2019

Se bilag  1-4 for detaljeret gennemgang af sygefraværsstatistikken.

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Godkendt. Økonomiudvalget ønsker fortsat at følge sygefravær og indsatserne tæt.

Fraværende: Lars Folmann (O) deltog i mødet i stedet for Eli Jacobi Nielsen (O).

I denne sag præsenteres resultatet af trivselsundersøgelsen gennemført i 2019, som giver et aktuelt billede af de styrker og svagheder, der er i organisationen. Der præsenteres endvidere overordnede temaer, der skal handles på.

Det samlede resultat for Faxe Kommunes Arbejdspladvurdering og trivselsevaluering er vedlagt som bilag 1.

Der er udarbejdet en analyse af resultatet af arbejdspladsvurdering og trivselsevalueringen som viser udfordringer og styrker, og giver et nemt overblik over disse. Vedhæftet som bilag 2.

Temaer der skal handles på

I forhold til resultatet af analysen skal der handles på følgende:

• Ledelsen har altid et ekstra stort ansvar, når det gælder trivsel på arbejdspladen. Det gælder både i forhold til det konkrete resultat og i forhold til at igangsætte konkrete handlinger. Undersøgelsen viser, at der stadig er behov for at arbejde med ledelse i kommunen. Det er lederne, som har ansvaret for at definere og skære medarbejdernes opgaver til, så medarbejderne får en oplevelse af at slå til og ikke oplever stress. Der er behov for en drøftelse i hele organisationen om balance mellem opgaver og tid, herunder også hvordan de personlige krav og forventninger spiller ind.
• I forhold til de krænkende handlinger og de følelsesmæssige krav, kan problematikkerne være meget forskelligartede på de enkelte arbejdspladser, alt efter borgernes/brugernes udfordringer og behov, medarbejdernes kompetencer, m.m. Det vil derfor give mest mulig effekt, at lave indsatser for den enkelte arbejdsplads, fremfor en overordnet indsats for hele kommunen. Derudover har Faxe Kommune en retningslinje for forebyggelse og håndtering af vold, mobning og chikane (se bilag 2), som kan hjælpe og støtte arbejdspladserne i deres arbejde med håndtering samt forebyggelse på dette område.
• I stedet for at sætte nye og flere aktiviteter i gang skal vi tænke trivselsindsatsen sammen med Handleplan for ”øget nærvær – bedre trivsel” og aktiviteterne i Faxe leder og læringsakademi.

Analysen viser de overordnede tendenser i undersøgelsen. Resultaterne for den enkelte arbejdsplads ser sikkert anderledes ud. En inddragende proces på den enkelte arbejdsplads, hvor resultatet af arbejdspladsvurdring og trivselsevalueringen drøftes, er afgørende for, at man kommer bag tallene og sammen bliver enige om handlinger. Det kan eksempelvis ske i TRIO´erne, men gerne i et bredere forum.

Svarprocenter

Den Fysiske arbejdspladsvurdering (APV) har en samlet svarprocent på 68 %. Psykisk arbejdsmiljø og trivsel på arbejdspladsen har en samlet svarprocent på 69 %

Resultatet er tæt på målsætningen, som var 70 %. Svarprocenten varierer fra 53 pct. for Center for Sundhed & Pleje, til 98 pct for center for HR, Økonomi & IT.

Når vi sammenligner Faxe Kommune med Vordingborg, Næstved, Lejre, Roskilde, Køge, Greve og Lolland Kommuner, har vi en lavere svarprocent end de har. Deres svarprocenter er i intervallet 81 % til 91 %. forhold til vores svarprocenter, er der samlet set følgende opmærksomhedspunkter: 

• Kan vi øge svarprocenten i de centre hvor svarprocenten er lav med inspiration fra centrene med højest svarprocent ved fremtidige evalueringer?
• Kan vi med inspiration fra de kommuner vi har sammenlignet os med få hævet vores svarprocenter ved fremtidige evalueringer? 

Sådan læses resultaterne

Når man læser resultatet af evalueringen er følgende godt at vide; Der er anvendt en 0-4 skala, dvs. at middelværdien er 2 og der er anvendt en farvekode, så man hurtigt og nemt kan overskue resultatet:

RØD - Her SKAL der handles på den udfordring resultatet viser.

GUL – Her BØR man arbejde med den udfordring resultatet viser.

GRØN - Her er resultatet tilfredsstillende. Der kan med fordel arbejdes med, hvordan man fastholder det positive resultat og måske endda drøfte muligheden for at gøre resultatet endnu bedre i fremtiden.

I forhold til de spørgsmål der stilles under ”Krænkende handlinger” i evalueringen, så er der her nultolerance. Det vil sige, at blot én medarbejder har svaret ja til at de har været udsat for f.eks. mobning eller seksuel chikane, så vil dette temas resultat få farven rød og vil kræve handling på arbejdspladsen.  

Den fysiske arbejdspladsvurdering

I denne sagsfremstilling er der kun kigget på den psykiske arbejdspladsvurdering og trivselsevaluering, da der for den fysiske arbejdspladsvurdering er tale om 9 forskellige spørgerammer alt efter branche. Der kan derfor ikke gives et meningsfuldt samlet overblik.

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Godkendt.

Fraværende: Lars Folmann (O) deltog i mødet i stedet for Eli Jacobi Nielsen (O).

I denne sag skal byrådet tage stilling til Boligkontorets anmodning om fristforlængelse for aflevering af Skema B til 30. april 2020.

Byrådet godkendte på sit møde den 15. november 2018, punkt 191, opførelsen af 36 almene familieboliger på Arne Jacobsens vej, Haslev / etape 2, med en godkendelse af skema A.

Det fremgik af sagsfremstillingen, at Boligkontoret Danmark forventede projektet påbegyndt i 2020. Af tilsagnsskrivelsen til Boligkontoret Danmark fremgik det, at Skema B skal indsendes indenfor 15 måneder. Det vil sige, at der blev givet en indsendelsesfrist frem til den 15. februar 2020. Begrundelsen for at ansøge om forlængelse af fristen er, at der har været udfordringer med at få det rigtige antal entreprenører til at byde på sagen. Der er den 24. februar 2020 modtaget bud fra 4 entreprenører, som der indledes forhandlinger med.

Forklaring til Skema A, B og C fremgår af vedhæftet bilag.

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Byrådet.

Anbefales.

Fraværende: Lars Folmann (O) deltog i mødet i stedet for Eli Jacobi Nielsen (O).

Ledsagere til forsøgsordningen

Kommunen søgte i januar 2019 om 2.874.872 kr. fra puljen "Forsøgsordning til befordring af mennesker med en demensdiagnose” og fik beløbet bevilget fra Sundhedsstyrelsen til et 2 årigt projekt. Udvalget og byrådet godkendte bevillingssagen på møder i april og maj 2019.

Projektmidlerne blev bevilget til at hjælpe mennesker med en demenssygdom, med at blive transporteret til aktiviteter, hvor borgeren selv bestemmer, hvor turen går hen (fx familiebesøg, indkøb, en tur i skoven osv.).

Det praktiske arbejde vedrørende kørselsordningen har vist, at det ikke kan fungere med at medarbejdere tager med som ledsagere, da midlerne ikke må bruges til at finansiere dette. Til gengæld kan der ske finansiering af pårørende som ledsagere.

Det skyldes, at midlerne i projektet, jfr. Sundhedsstyrelsens vejledning, alene kan anvendes til selve kørslen, og ikke må anvendes til at dække udgifter til kommunalt personale i forbindelse med ledsagelse af borgeren på turen. Det betyder, at de 2,6 årsværk, der i projektets tidligere form var afsat til personale i de to år, er taget ud af projektet. Personaleressourcerne var i den tidligere ansøgning målrettet til at skulle omfatte information, opsporing af borgere eller anden drift af projektet. De 2,6 årsværk med følgeomkostninger svarer til 1.820.000 kr.

Det betyder, at hvis en borger ønsker en kørsel til f.eks. Helsingør med kommunal ledsager, må der alene anvendes puljemidler til at nedsætte prisen for borgeren i henhold reglerne i handicap-flex-ordningen, samt til dækning af ledsagerens kørsel. Der må derimod ikke anvendes midler til, at den kommunale ledsager kan blive i Helsingør eller til at køre retur alene. Udgiften for de timer, hvor ledsageren ikke kører med borgeren skal kommunen finansiere. Ligesom alle øvrige følgeudgifter også skal dækkes af kommunen.

Det er undersøgt i Sundhedsstyrelsen, om tilbuddet kan begrænses geografisk, og om det kan begrænses i forhold til omfanget af kommunal medarbejderledsagelse. Sundhedsstyrelsen præciserer, at det ikke er en mulighed. Det har derimod været en mulighed at ændre den kommunale ledsagelse til gratis ledsagelse af en pårørende til borgeren.

Projektet gennemføres i tæt samarbejde med demensteamet.

Beløb til den forventede kommunale ledsagelse returneres til Sundhedsstyrelsen

Udgiften til den forventede kommunale ledsagelse er taget ud af projektet svarende til 1.820.000 kr. Som konsekvens af dette, ændres den samlede bevilling fra Sundhedsstyrelsen fra 2.874.872 kr. til 1.054.872 kr. Bevillingen vedr. året 2020 blev behandlet af Byrådet, den 23. maj 2019, skal på baggrund af ændringen i projektet ændres fra 1.437.436 kr. til 1.054.872 kr. som nu er projektets samlede bevilling.

Ingen budgetmæssige konsekvenser.

Sagen afgøres af

Byrådet.

Anbefales.

Fraværende: Lars Folmann (O) deltog i mødet i stedet for Eli Jacobi Nielsen (O).