Økonomiudvalget - 15-06-2022

Referat
Dato:
Onsdag, 15 juni, 2022 - 15:30
Hent som fil:
110. Dialogmøde med Hovedudvalget om budget 2023-2026

Resume

Økonomiudvalget holder dialogmøde om budget 2023-2026 med Hovedudvalget samt næstformand i Centerudvalgene.


Tidspunkt: 15.30

Sted: Byrådssalen, Søndergade 12, Haslev

Sagsfremstilling

Formålet med mødet er at drøfte budgetsituationen og relevante budgetmæssige forhold.


Dagsorden:

  1. Velkomst ved formand Ole Vive (V).
  2. Drøftelse om budgettet.
  3. Fri drøftelse.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Kommunaldirektøren indstiller, at dialogen tages til efterretning.

Beslutning

Godkendt.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

111. Godkendelse af dagsorden

Økonomi

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Beslutning

Godkendt.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

112. Orientering om tiltrædelsesberetning vedrørende revisionsaftale

Resume

I forbindelse med nyt byråd pr. 1. januar 2022, har vores revision, BDO, sendt en beskrivelse af deres opfattelse af samarbejdet og om lovgivningens afgrænsning af byrådets og revisors opgaver og ansvar.

Sagsfremstilling

I overensstemmelse med god offentlig revisionsskik orienterer BDO i vedhæftede beretning nr. 8 om samarbejdet med Faxe Kommune, som følge af nyt byråd pr. 1. januar 2022.


Orienteringen indeholder følgende beskrivelser:

  1. Opgaver og ansvar
  2. Revisionens tilrettelæggelse og udførelse
  3. Rapportering om den udførte revision
  4. Revisors arbejdsdokumentation
  5. Kvalitetskontrol
  6. Rådgivning, assistance mv.
  7. Offentliggørelse af årsregnskaber, dokumentation mv.
  8. Kommunikation via internettet og e-mail
  9. Fratrædelse som revisor
  10. Afslutning

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen.

Sagen afgøres af

Byrådet.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning

Anbefalet.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

113. Godkendelse af revisionsberetning vedrørende årsregnskab 2021

Resume

Revisionens årsberetning skal behandles af Økonomiudvalget og godkendes af Byrådet. Endvidere skal Byrådet særskilt godkende det reviderede årsregnskab.

Byrådet og økonomiudvalget behandlede årsregnskabet i april måned 2022.


Denne sag udarbejdes for hvert regnskabsår og derved er lignende sager behandlet de foregående år.

Sagsfremstilling

BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab har fremsendt vedlagte underskrevne revisionsberetning vedrørende årsregnskabet 2021.


Revisionsberetningen indeholder:

  • Konklusion på revisionen af kommunens årsregnskab for 2021
  • Revisionsmetodik og -strategi
  • Regnskabsføring og interne kontroller
  • Løn- og Personaleområdet
  • Juridisk-kritisk revision og lovpligtig forvaltningsrevision, jf. standard for offentlig revision
  • Revision af kommunens interne IT-kontroller
  • Revision af årsregnskabet
  • Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusioner
  • Afgivne revisionsberetninger og påtegnede opgørelser
  • Ledelsens regnskabserklæring
  • Revisors erklæring
  • Bilag 1: Beskæftigelsesministeriet
  • Bilag 2: Social- og ældreministeriet
  • Bilag 3: Udlændinge- og integrationsministeriet
  • Bilag 4: Områder med særlige rapporteringskrav
  • Bilag 5: Påtegnede opgørelser og øvrige opgaver
  • Bilag 6: Rotationsplan og opfølgning - Forvaltningsrevision og juridisk-kritisk revision


Nedenfor er gengivet BDO's revisionspåtegning på årsregnskabet for 2021:


"DEN UAFHÆNGIGE REVISORS REVISIONSPÅTEGNING

Til Byrådet i Faxe Kommune


Konklusion

Vi har revideret årsregnskabet for Faxe Kommune for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2021, jf. siderne 3-21 og 82-108 i årsregnskabet 2021, der omfatter regnskabsopgørelse, balance, obligatoriske oversigter, anvendt regnskabspraksis og noter med følgende hovedtal:

  • Resultat af ordinær driftsvirksomhed på 105,1 mio. kr.
  • Resultat af det skattefinansierede område på 37,0 mio. kr.
  • Aktiver i alt på 1.651,9 mio. kr.
  • Egenkapital i alt på -576,9 mio. kr.


Årsregnskabet udarbejdes efter kravene i bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv.

Det er vores opfattelse, at årsregnskabet i alle væsentlige henseender er rigtigt, det vil sige udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv.

Vores konklusion er konsistent med vores revisionsberetning til Faxe Kommune.


Revisionsbemærkninger til årsregnskabet for 2021, der skal behandles af Byrådet

Byrådet skal behandle de afgivne bemærkninger, som revisionen har givet anledning til. Bemærkninger gengivet herunder:


Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger.


Administrationens opfølgende bemærkninger:

Der er flere steder i revisionsberetningen anført anbefalinger til administrationen. Center for Økonomi foretager opsamling på disse anbefalinger og sikrer i samarbejde med de relevante centre, at der sker tilbagemelding til revisionen på de enkelte forhold.


Revisionsberetningen er modtaget den 9. juni 2022 og udsendt til byrådets medlemmer den 10. juni 2022, således at styrelseslovens bestemmelser er iagttaget.


BDO deltager i behandlingen af punktet under økonomiudvalgets behandling.

Økonomi

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Byrådet.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at:

  1. Revisionsberetning for 2021 godkendes.
  2. Revisionsberetning og byrådets behandling og beslutning, fremsendes til tilsynsmyndigheden.
  3. Det reviderede årsregnskab for 2021 godkendes.

Beslutning

Anbefalet.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

114. Beslutning om styrkelse af finans- og regnskabsområdet i Faxe Kommune

Resume

Med denne sag bliver Økonomiudvalget orienteret om kommunens revisionsselskab BDO's rapport og anbefalinger om opgaver og ressourcer på finans- og regnskabsområdet i Faxe Kommune. Økonomiudvalget skal træffe beslutning om at styrke området ved, at der i det administrative budgetforslag for 2023 og frem bliver indarbejdet et løft af det centrale økonomiområde.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget blev orienteret om udfordringerne i forbindelse med ibrugtagning af nyt økonomi- og lønsystem første gang den 19. januar 2022 og blev efterfølgende på møde den 9. februar 2022 givet status på regnskabsafslutningen for 2021 og implementeringen af nyt økonomi- og lønsystem. Orienteringen indeholdt en række initiativer der på kort og lang sigt skulle bidrage til sikre regnskabsopgaven, herunder rimelig implementering af det nye økonomisystem.

De kortsigtede initiativer indeholdt:

  • Midlertidig intern omprioritering af opgaver indenfor økonomiområdet med henblik på at sikre opgavevaretagelsen på finans- og regnskabsområdet.
  • Ekstraordinær bistand fra kommunens revision, BDO med en for-revision omkring Regnskab 2021.
  • Ekstra opmærksomhed og evt. bistand fra KMD omkring tilrettelæggelsen og ibrugtagningen af det ny økonomi- og lønsystem.

De kortsigtede initiativer har haft en positiv effekt i foråret med henblik på at sikre udarbejdelsen af regnskabet for 2021, skabe større og bedre grundlag for implementeringen af det nye økonomi- og lønsystem.

Som del af de tre initiativer, blev der også igangsat et mere langsigtet initiativ, hvor BDO blev anmodet om at bistå med en screening af den centrale økonomiforvaltning. Fokus i screeningen var udover en opgaveafdækning, eventuelle risici i opgaveomfanget og dimensioneringen af området. Med dette som baggrund skulle screeningen angive forslag til en enhed, der kan være en robust og udviklingsorienteret enhed omkring Faxe Kommunes grundlæggende økonomiopgave, dvs. finans- og regnskabsopgaven.

BDO har nu afleveret sin rapport, vedlagt som bilag, med forslag til konkrete initiativer som på både kort og lidt længere sigt vil kunne skabe en bedre balance mellem opgaver og ressourcer. BDO har prioriteret sine forslag i nedenstående rækkefølge og ledsages af Center for Økonomi (CFØ's) tiltag i kursiv:

  1. Tilførsel af ressourcer – sluk branden !

Det er BDO’s klare indtryk, at der er brug for yderligere ressourcer for at kunne løse opgaverne på finans- og regnskabsområdet tilfredsstillende. Det er billedet generelt, men i særdeleshed også på det kortere sigte.

CFØ har slået 2 stillinger op med henblik på at styrke finans- og regnskabsopgaven i Faxe Kommune. CFØ forventer at stillingerne kan besættes pr. 1. august 2022. Derudover er der i regi af anlægsprojektet for implementering af det nye økonomi- og lønsystem afholdt en række merudgifter til såvel overarbejdsbetaling til medarbejde som til indkøb af eksternt bistand for at sikre korrekt ibrugtagning af systemet uden større negative konsekvenser for den daglige drift.

  1. Ledelsesmæssigt fokus – sparring og aflastning – overblik og systematik

Det synes væsentligt, at finans- og regnskabsopgaverne i højere grad understøttes ledelsesmæssigt/koordineringsmæssigt. Det kan være i forhold til at sparre med medarbejderne omkring de konkrete opgaver, men også at bistå med overblik, systematik og sammenhænge.

CFØ har slået en Teamleder stilling op med henblik på at styrke det ledelsesmæssige fokus omkring finans- og regnskabsopgaven i Faxe Kommune. Administrationen forventer at stillingen kan besættes pr. 1. august 2022.

  1. Opgaver, snitflader og samarbejdet i den samlede økonomifunktion

Økonomifunktionen er – i den nuværende sammensætning – forholdsvis ny. Og ved samlingen af økonomiopgaverne i 2021 blev der kun i begrænset omfang taget stilling til økonomifunktionens opgaver og snitflader.

  1. Videreudviklingen af det proaktive, nysgerrige og udfordrende økonomicenter

Kommunernes økonomifunktioner spiller en meget væsentlig rolle i forhold til at udvikle og understøtte den kommunale opgaveløsning. Det handler om at finde balancen mellem at kvalificere, understøtte og udfordre styringen – og både kunne forstå de enkelte fagområders særlige forhold, men også have blik for koncernperspektivet. Betingelsen er et velfungerende økonomicenter, præget af professionalisme, arbejdsglæde og nysgerrighed. Et samlet udviklingsforløb for økonomicentret kunne være en mulighed for at skabe et hensigtsmæssig afsæt for at videreudvikle opgaveløsningen.

CFØ vil umiddelbart efter sommerferien igangsætte en proces omkring både pkt. 3 og 4 med henblik på centerets opgaver og snitflader til fagcentrene og deraf opgave- og rolle som økonomifunktion med henblik på at understøtte, servicere og udfordre den samlede organisation i Faxe Kommune omkring styringsopgaven. Det er forventningen af processen vil lede til synergier i den tværgående opgaveløsning og dermed – alt andet lige – ikke nødvendigvis afstedkomme yderligere ressourcemæssige behov.

  1. Organisatoriske muligheder

På lidt længere sigte vil det være relevant at revurdere, om opgavesnittet til andre dele af Faxe Kommune med fordel kan lægges anderledes. Det kan være i forhold til de opgaver der løses på opkrævnings/debitor-området, eller det kan være i forhold til de økonomiske og administrative opgaver, der løses i de enkelte centre.

CFØ anbefaler, at der på sigt undersøges organisatoriske muligheder for yderligere synergi på økonomiområdet, men ikke at der stilles konkrete tiltag i vente for nærværende.

Økonomiudvalget vil senest på mødet i november 2022 få en status på udviklingen i området.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

De økonomiske konsekvenser af ovennævnte tiltag kan holdes indenfor administrationens rammer for 2022. Fra og med 2023 kan ovennævnte tiltag delvist indeholdes indenfor den administrative ramme gennem administrativ prioritering, men vil skulle have en tillægsbevilling på 600.000 kr. årligt fra 2023. Det foreslås derfor at opprioriteringen indarbejdes i budgettet for 2023 med årligt 600.000 kr.

Derudover har den kritiske situation på økonomiområdet i første halvår 2022, sideløbende med det nødvendige ressourcetræk til implementering af det nye økonomi- og lønsystem, medført behov for en langt større anvendelse af overtidsbetalinger og tilkøb af ekstern bistand end forventet. Disse merudgifter afholdes af anlægsprojektet til implementering af det nye økonomi- og lønsystem, hvilket vil påvirke det endelige anlægsregnskab for implementeringsprojektet i opadgående retning.


Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at:

  1. BDO's rapport om opgaver og ressourcer på finans- og regnskabsområdet i Faxe Kommune tages til efterretning.
  2. Der i det administrative budgetforslag for 2023 og frem indarbejdes et løft af det centrale økonomiområde med 600.000 kr. årligt med henblik på en delvis finansiering af området. Den resterende finansiering forudsættes indeholdt i den centrale administrations ramme.

Beslutning

Godkendt.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

115. Beslutning om implementering af MS365

Resume

I denne sag skal der tages stilling til implementering af Microsoft365 (herefter MS365) samt økonomien forbundet hermed.

Sagsfremstilling

Baggrund

Faxe Kommune har tilbage i tiden købt licens til Officepakken, som består af Word, Excel, PowerPoint mv. Det var en eje-licens med opgraderingsrettighed til nyere versioner. Opgraderingsrettigheden blev dog efterfølgende opsagt, og det betyder, at vi i dag anvender Office2013 uden opgraderingsrettighed - og uden budget til en opgradering.


Microsoft yder fra april 2023 ikke længere support på Office2013, hvilket også betyder, at der ikke længere udvikles sikkerhedsopdateringer til programmet, hvilket er en risikofaktor. Vi oplever generelt et skærpet trusselsbillede og større krav om beskyttelse af egne og borgernes data.


Endvidere er der mange fagsystemleverandører, som ikke længere udvikler funktionalitet til denne 9 år gamle version. Det betyder fx at kalenderaftaler i vores omsorgssystem Cura ikke kan synkroniseres med medarbejdernes Outlook-kalender, da integrationen kun er udviklet til MS365.


Det betyder, at den nuværende løsning med Office2013 ikke længere er holdbar, og vi bør i 2023 udskifte/opgradere vores nuværende set-up.


Microsoft og andre store leverandører presser på i markedet for at udskifte eje-licenser (evig licens) til cloud-licenser, som er leje-licenser til programmer, som ligger i skyen og ikke lokalt på Faxe Kommunes egne servere. Det giver leverandørerne tilbagevendende lejeindtægter ift. eje-licensen, som er et engangsbeløb.


Det betyder, at Faxe Kommune skal investere i en opgradering til MS365 eller andet tilsvarende produkt fra anden leverandør. Vi har derfor i samarbejde med Globeteam udarbejdet en foranalyse, som sikrer, at der tilvejebringes et robust beslutningsgrundlag.


Foranalysen danner baggrund for vedlagte bilag til Økonomiudvalget. Bilaget beskriver kort de vurderede scenarier. De vigtigste pointer fra foranalysen er fremhævet her i sagsfremstillingen.


Nuværende situation og mulige løsninger

Byrådet har i august 2019 godkendt strategien "Styrket digitalisering i Faxe Kommune", hvor et af formålene er at skabe en mere robust og sammenhængende it-infrastruktur for at understøtte processen mod øget digital modenhed i kultur, organisering og fremgangsmåder. Implementering af MS365 skal ses som et led i denne proces.


Der findes andre løsninger end MS365, og i foranalysen er vurderet 6 scenarier. Foranalysen peger på fuld implementering af MS365, som det mest fordelagtige scenarie.


Foranalysen viser, at der ingen væsentlige tekniske forhindringer er for en implementering af MS365, men et kompetenceløft er nødvendigt - både i Center for Teknologi og i resten af organisationen.


MS365 er andet og mere end tekstbehandling og regneark. Der medfølger en række produkter, som kan medvirke til at øge professionalismen og sikkerheden i kommunen samt erstatte andre indkøbte løsninger. En række af disse forhold skal dog analyseres nærmere, inden endelig beslutning om indkøb og implementering tages.


Et af de mulige produkter er telefoni via Teams, og foranalysen peger også i retning af et skifte til telefoni via Teams i stedet for vores nuværende open source løsning Asterisk. Dog påpeges det også, at mange af de oplevede udfordringer med det nuværende Asterisk ikke nødvendigvis er relateret til systemets teknik og funktionalitet, men snarere uhensigtsmæssig brugeradfærd, suboptimering af opsætningen (knopskydning i de enkelte afdelinger/centre uden hensyntagen til det samlede set-up), kompleksitet, hurtig initiel implementering, manglende uddannelse mv. Det kalder på en oprydning og fokus på brugeradfærd uanset valg af system. Inden der træffes endelig beslutning om skift af telefonisystem skal det analyseres yderligere.


MS365 vil med den samlede pakke understøtte den netop lancerede digitaliseringspolitik "Gentænk velfærden" fra KL. Her tænkes særligt på sikkerhed (punkt 4), brug af velafprøvet teknologi (punkt 5) og en moderne og attraktiv arbejdsplads (punkt 7).


KL's digitaliseringspolitik (maj 2022)


Vi kan opsummere de overordnede fordele for Faxe Kommune til:

  • Løser den eksisterende Office 2013 ”out of support”/licens-udfordring
  • Skaber en robust og sammenhængende it-infrastruktur
  • Understøtter Faxe kommunes ønske om styrket digitalisering. Indfrier "teknologisk gæld"
  • Sikkerhed (fx øget fil-sikkerhed, bedre styring af mobile enheder)
  • Ny funktionalitet (fx stor pallette af tilgængelige værktøjer, understøttelse af hybridt samarbejde, adgang til intranet fra mobile enheder)
  • Telefoni (fx ingen ”dead ends” pga. manglende indlogning, simplere, enklere)
  • På sigt færre nyinvesteringer i eget driftsmiljø (udnytte kapacitet inklusive i cloud), licensbesparelser (fx server-licenser, anti-virus licenser, måske BI-licenser)
  • Fremtidssikret for en mere cloud-baseret drift (fildeling i cloud)


Og tilsvarende udfordringer og risici:

  • Begrænsede ”cloud kompetencer” i Center for Teknologi
  • Forandringskapaciteten i organisationen er begrænset (pga. fx OPUS implementering)
  • Gevinstrealisering kræver ændret brugeradfærd, som kræver forandringsledelse og -kapacitet
  • Integrationer kan vise sig vanskeligere at gennemføre end foranalysen viser
  • Erstatning (substituering) af eksisterende licenser kan vise sig vanskelig at gennemføre hurtigt (pga. fx netop indgåede licensaftaler)


Implementering

Det betyder, at vi skal sikre en grundig implementering, så vi kan høste gevinsterne ved MS365. Det er en større implementeringsproces, som skal planlægges og styres. Det giver en øget belastning på organisationen. Så for at sikre så gode rammer som muligt, anbefaler vi implementering over flere faser – under hensyn til presset forandringskapacitet i administrationen, øvrige fag-faglige projekter i organisationen og prioriterede driftsopgaver:


2. halvår 2022

1. halvår 2023

2. halvår 2023

1. halvår 2024

2. halvår 2024

Forprojekt med planlægning, yderligere analyser og kompetenceløft i Center for Teknologi


Fokus: Afklaring af udfordringer, sammenhænge og synergi til eksisterende IT-infrastruktur samt kompetenceudvikling.

Analyse og designfase


Fokus: Opsætning, brugeradfærd og systemintegration

Implementering af basis MS365


Fokus: Brugeropsætning og -adfærd

Implementering af telefoni mv.


Fokus: Brugeropsætning og -adfærd

Yderligere cloud-services


Fokus: Sammenhæng mellem muligheder og synergi til IT infrastruktur


Senere detailanalyser kan medføre justeringer og ændringer i både indhold og tidsplaner, da foranalysen ikke kan give alle svar på nuværende tidspunkt. Fx kan det vise sig nødvendigt at strække implementeringen over længere tid, eller analysen viser mindre behov for udskiftning af nuværende telefoni efter en revitalisering.


Det vil være nødvendigt med ekstern konsulenthjælp i denne periode. Mængden vil variere hen over perioden.


Eksternt konsulentfirma Globeteam deltager under punktet i Økonomiudvalget.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser


Foranalysen estimerer, at implementeringsomkostninger vil udgøre:



Implementeringsprojektet omfatter udover tekniske projektspor også et forprojekt og et kompetenceløft i Center for Teknologi (CFT), der begge med fordel kan påbegyndes allerede i 2022, samt den overordnede projektledelse, forandringsledelse og brugeruddannelse. Tidsforbrug for CFT-medarbejdere er medregnet (er vist med grå skrift), men ikke for kommunens øvrige medarbejdere.


Omkostninger til 2022 holdes inden for den nuværende ramme til digitalisering.


Licensomkostninger vil andrage:



Licensomkostningerne forventes efter 2025 at være på samme niveau, underlagt den kommercielle udvikling.


Det betyder, at følgende økonomi anbefales indarbejdet i administrationens budgetforslag som en reservation til senere udmøntning af Økonomiudvalget, når forprojektet er gennemført:


År

2023

2024

2025 og varigt

Serviceudgifter

2,8 mio kr.

4,7 mio kr.

4,7 mio kr.

Anlægsudgifter

2,4 mio kr.

1,7 mio kr.

0

I alt

5,2 mio kr.

6,4 mio kr.

4,7 mio kr.


Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Center for Teknologi indstiller, at:

  1. Faxe Kommune påbegynder planlægningen af implementeringen af Microsoft teknologi med udgangspunkt i en MS365 løsning.
  2. Udgifterne forbundet hermed indarbejdes i administrationens budgetforslag med reservation på anlægsrammen med 4,1 mio. kr. fra 2023 og driftsrammen med 2,8 mio. kr. i 2023 og ved fuld implementering i 2024 årligt 4,7 mio. kr.

Beslutning

Økonomiudvalget tilbagesendte sagen til administrationens behandling. Sagen genfremsættes på økonomiudvalgets møde 24. august 2022.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

116. Orientering om økonomiske nøgletal pr. ultimo maj 2022

Resume

I denne sag præsenteres de overordnede forbrugstal og likviditetsudvikling for Faxe Kommune.

Forbruget er opgjort pr. udvalg og samlet for hele kommunen.

Sagsfremstilling

Likviditet

I følgende afsnit vises opgørelsen af Faxe Kommunes samlede likviditet.


Tabel 1 - Opgørelse af kommunens likviditet pr. ultimo måned (i mio. kr.)



12 mdrs. likviditeten har bevæget sig minimalt siden den sidste opfølgning.


Faxe Kommune har i den økonomiske politik fastlagt en målsætning med en gennemsnitlig likviditet efter kassekreditreglen på minimum 100 mio. kr.

Som det fremgår af ovenstående tabel er målsætningen pr. dags dato overholdt, idet 12 mdrs. likviditeten ved udgangen af maj udgør 166,7 mio. kr., og dermed over 100 mio. kr. Dette til trods for den likviditetsmæssige virkning af opsparing til ny svømmehal. Opsparingen hertil er 37,8 mio. kr. inkl. opsparingen indarbejdet i budget 2022.


Drift – Kommunens budget, forbrug og forbrugsprocent

Følgende afsnit giver et overblik over kommunens forbrugsmønster og sammenligner de enkelte udvalgs forbrugsprocent med den vejledende forbrugsprocent. Den vejledende forbrugsprocent er pr. 31. maj baseret på 5/12 af 100 %, og udgør 41,67 %.


Tabel 2 - Opgørelse af budget, forbrug og forbrugsprocenter ved sidste månedsskift (i kr. 1.000)


**): Forbrugsprocenten for Faxe Kommune i alt er inkl. kommunal medfinansiering (KMF).


Ultimo maj ligger Faxe Kommunes samlede forbrugsprocent på 41,36 % af det korrigerede budget, svarende til 0,31 procentpoint under den vejledende forbrugsprocent.


Et naturligt forbrugsmønster følger ikke altid en lineær udvikling. Den vejledende forbrugsprocent er fast, mens den løbende forbrugsprocent næsten aldrig vil følge samme lineære tendens.

I ovenstående tabel ses det, at der særligt er høje forbrugsprocenter hos Teknik & Miljøudvalget samt Socialudvalget;


  • Teknik & Miljøudvalget har siden opfølgningen i april haft en markant stigning i forbrugsprocenten.

Dette skyldes primært at der under Center for Ejendomme afholdes udgifter til forsyning vedr. kommunens bygninger. Den høje forbrugsprocent skal derfor ses i lyset af de stigende energipriser. Udover de stigende energipriser er der også et stort forbrug på Vintertjenesten. Vinterperioden har været lang og der har i april og maj måned været et stort udgiftspres.

Hos Plan & Miljø mangler der indtægter vedr. byggesager med op mod 1 mio. kr. Årsagen hertil er forsinkelse i opsætningen i KMD Opus.


  • Forbrugsprocenten på Socialudvalgets område ligger stadig med en høj afvigelse.

Under Center for Beskæftigelse er der sket en bogføringsfejl, hvilket betyder at der på Socialudvalgets ramme er registreret udgifter i omegnen af 3 mio. kr., som vedrører Beskæftigelses & Integrationsudvalget. Fagområdet arbejder på at få bogføringerne på plads.

Hos Center for Social, Sundhed & Pleje mangler der for så vidt angår FSU, interne opkrævninger samt et par enkelte eksterne opkrævninger - dette betyder at området isoleret set mangler indtægter i omegnen af 5 mio. kr.

Derudover mangler der fortsat enkelte bogføringer af hjemtagede refusioner for forårets første måneder.


I bilaget, Afsnit 2 – Drift, er der i alle udvalgsgrafer sat en prognosekurve ind ved siden af kurven for den vejledende forbrugsprocent.

I bilaget er der ligeledes en forklaring på, hvordan prognosen er blevet skabt.


Prognoserne for forbrugsprocenterne, som ses i bilaget, må ikke tages for at være et forventet regnskab for året. Prognoserne er udelukkende baseret på historisk udvikling i data og der medregnes ikke evt. forventninger til årets mer- eller mindreforbrug. Prognosen skal således alene tages som en indikation på et forbrugsmønster.


Hvorfor er forbrugsprocenten i bilaget og tabel 2 ikke ens?

Den kommunale medfinansiering, under Senior & Sundhedsudvalget er opgjort særskilt i tabel 2. Det betyder at de tal (graf), som ses under Senior & Sundhedsudvalget i bilaget ikke er magen til, da forbrugsprocenten i dette er opgjort inklusiv KMF.


Anlæg

Ved udgangen af maj ligger det samlede rådighedsbeløb på 101,7 mio. kr.

Stigningen i det samlede rådighedsbeløb fra marts, som lå på ca. 57 mio. kr. til april, skyldes at de overførte anlæg fra 2021 på 43,4 mio. kr. nu er kommet ind i budget 2022.


Bruttoudgifterne for kommunens anlæg er ved udgangen af maj måned 20,5 mio. kr. Indtægterne udgør 0,8 mio. kr., og kommer fra kommunens salg af småarealer og Industriparken 22 og 25.


Faxe Kommunes samlede nettoforbrug på anlæg udgør ultimo maj 19,04 % af det samlede rådighedsbeløb.


Bilag

Det tilknyttede bilag indeholder følgende afsnit:

  • Afsnit 1 - Likviditet
  • Afsnit 2 - Drift
  • Afsnit 3 - Anlæg

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser.  

Sagen afgøres af

Byrådet.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning

Anbefalet.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

117. Orientering om forventet regnskab forår 2022

Resume

Denne sag præsenterer årets første detaljerede opfølgning på økonomien, forventet regnskab forår 2022.


Økonomiudvalget og Byrådet orienteres om den overordnede vurdering af kommunens økonomi for 2022. Fagudvalgene er på juni-møderne orienteret om deres respektive økonomi, og grundet udfordringerne med stigende energipriser er der oplistet flere tiltag som Teknik & Miljøudvalget samt Plan & Kulturudvalget har drøftet og delvist besluttet. Det skal præciseres, at der alene er tale om tiltag, der kan reducere udgifterne og at det dermed ikke er af bevillingsmæssige karakter.

Sagsfremstilling

Administrationen har udarbejdet en detaljeret opfølgning på økonomien i maj måned. Dataene er fastlåst ved udgangen af april, dvs. budget og forbrug, mens der i skønnet på det forventede regnskab er indarbejdet den nyeste viden og eventuelle udfordringer, som er spottet frem mod publicering af dagsordenen.


Ses der på kommunens samlede økonomi, så er der ingen tvivl om at situationen i Ukraine fortsat påvirker økonomien - både integrationsområdet, indlogering af ukrainere, skole og dagtilbudsområdet er påvirket direkte, mens energi- og brændstofpriserne er en afledt udfordring.

Kommunen ser ind i et merforbrug i omegnen af 15-25 mio. kr. i 2022 for de af udgifterne som ligger i servicerammen, og dertil kommer udgifterne på integrationsområdet, som kommunen foreløbigt forventer bliver kompenseret enten i form af 100 % refusion, eller som medtaget i kommende midtvejsregulering af hele overførselsområdet.

For de af udgifterne som ligger i servicerammen, forhandler KL med Regeringen om en hel eller delvis finansiering.


Overførslerne fra 2021 er indeholdt i kommunens samlede skøn, og for ikke at belaste servicerammen i 2022, er det administrationens vurdering, at der skal udvises opmærksomhed på at størrelsen af de midler, der er overført ind i 2022 i store træk bør svare til de midler, der føres ud af året og ind i 2023 – dette gælder for kommunen som helhed og ikke for enkelte enheder, hvilket kalder på behov for løbende tilpasninger i de enkelte fagcentre.


Forventet regnskab - drift

Overordnet set for kommunen skønnes et samlet merforbrug i omegnen af 13-14 mio. kr. Dette merforbrug skal primært ses i lyset af konsekvensen af Ukraine krigen, og da administrationen endnu ikke er bekendt med en endelig finansiering af udgifterne, er det beregnede merforbrug medtaget her ved forårets skøn.


Særligt er der under Teknik & Miljøudvalget en udfordring i omegnen af 11 mio. kr. som skyldes de stigende energipriser. Udvalget har drøftet mulige tiltag som kan imødekomme en andel af det skønnede merforbrug, men det vurderes at der fra budget 2023 og frem skal investeres i energiforbedringer i kommunens bygninger, før der reelt på sigt kan spares større beløb på el og gas.

Plan & Kulturudvalget har ligeledes drøftet tiltag som berører foreningslivet, da det er kommunens bygninger som også her anvendes til forskellige aktiviteter, og hvor det vil være muligt at sætte fokus på at spare på primært elektriciteten.


Beskæftigelses & Integrationsudvalget har efter den seneste udmelding fra Rigspolitiet om antal ukrainske flygtninge som kommer til kommunen, beregnet hvad det vil koste under integrationsområdet, hvilket beløber sig til ca. 7 mio. kr. En del af udgiften til de ukrainske flygtninge kan hjemtages som refusion allerede i år og en del som resultattilskud på sigt, og derfor vurderes der et merforbrug i 2022.


Det specialiserede børne- og ungeområde blev en del af Børn & Læringsudvalget pr. 1. januar 2022. Her forventes et udgiftspres i et spænd mellem 5 - 10 mio. kr. i 2022. Der er igangsat en handleplan, som skal imødekomme dette udgiftspres med op mod 8 mio. kr. allerede i år, men der er usikkerhed om budgettet kan overholdes.


Nedenfor ses administrations skøn for året, fordelt på udvalg. Yderligere bemærkninger til afvigelser kan ses i sagerne fra de respektive fagudvalg - disse er vedhæftet som bilag.


Der er risiko for at overskride servicerammen.

Servicerammen sætter loft over, hvor mange udgifter der må afholdes til de samlede kommunale driftsudgifter til områder indenfor servicefunktionerne. Kommunens serviceramme for 2022 er lig med det oprindelige budget og udgør 1.754 mio. kr. Når der overføres budgetoverskud fra sidste år, kan det give udfordringer med at overholde servicerammen, idet servicerammen ikke forhøjes, men det gør til gengæld det budget, som udvalgene må bruge. I nuværende skøn for årets resultat forventes servicerammen overskredet med i omegnen af 40 mio. kr. Af denne overskridelse skal tages i betragtning, at der endnu ikke er udmeldt hvordan og i hvilken størrelsesorden kommunerne bliver kompenseret for udgifterne vedr. krigen i Ukraine. KL og regeringen er pt. i gang med forhandlingerne.


Administrationen forventer dog også, at overskridelsen vil blive væsentligt mindre ved regnskabets afslutning. Der er erfaring for, at forventningerne tidligt på året til, hvad der kan nå at blive gennemført af aktiviteter, er overvurderet. Administrationen anbefaler derfor ikke, at der på nuværende tidspunkt besluttes tiltag til at begrænse forbruget, men at der i udvises opmærksomhed på budgetoverførsler til budget 2023.


Forventet regnskab - anlæg

Den samlede anlægsramme udgør i omegnen af 100 mio. kr. og der skønnes på nuværende tidspunkt et lille mindreforbrug som henføres til anlægget vedr. renovering af broer og bygværker. Dette skyldes at der skal opnåes myndighedstilladelse til igangsættelse af projekterne. De resterende anlæg forventes udført i 2022.



Hvordan ser det ud i forhold til den økonomiske politik?

I den økonomiske politik er der et mål om, at der skal være minimum 60 mio. kr. i overskud på den ordinære drift. (kommunens skatte-, tilskuds- og udligningsindtægter fratrukket nettoudgifter til drift og renter). Der forventes på nuværende tidspunkt i regnskabet for 2022 at være et overskud på ordinær drift på 71 mio. kr.


Nedenfor ses resultatopgørelsen jf. forventet regnskab forår 2022:


Det er for tidligt at sige noget om hvordan skønnene i forårets forventet regnskab påvirker årets likviditet.

Dette skyldes flere årsager som på nuværende tidspunkt er usikre. Dels er det ikke udmeldt hvilken kompensation som kommunerne kan forvente grundet de ukrainske flygtninge, og dels har kommunen på nuværende tidspunkt modtaget finansiering til overførselsudgifterne på baggrund af de skøn, der indgik i økonomiaftalen mellem regeringen og KL medio 2021. I den efterfølgende økonomiske redegørelse som kom i august 2021, varslede Finansministeriet at der grundet udviklingen på hele beskæftigelsesområdet, vil blive foretaget en større negativ midtvejsregulering af den statslige finansiering i 2022. Dette afgøres i forbindelse med den nye økonomiaftale som forventes før sommerferien, men for nuværende er det administrationens vurdering at den negative midtvejsregulering ligger i omegnen af 20-30 mio. kr., som skal finansieres af kassebeholdningen.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Byrådet.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at orienteringen om forventet regnskab tages til efterretning.


Beslutning i Beskæftigelses & Integrationsudvalget den 7. juni 2022, pkt. 65:

Godkendt.


Thomas Spange Olsen (Ø deltog i mødet i stedet for Michelle Frese (F)

Christina Birkemose (A) deltog i punktet i stedet for Randi O. Johansson (A)


Beslutning i Socialudvalget den 7. juni 2022, pkt. 69:

Godkendt.


Fraværende: Randi O. Johansson (A) deltog ikke i behandlingen af punktet.


Beslutning i Plan & Kulturudvalget den 8. juni 2022, pkt. 77:

Godkendt med den bemærkning, at udvalget prioriterede bilagets

udgiftsreducende punkt 4. (optimering af benyttelse af haller) og punkt 5.

(udskiftning af LED-belysning på boldbaner).


Fraværende: Ingen.


Beslutning i Teknik & Miljøudvalget den 8. juni 2022, pkt. 102:

Godkendt.


Fraværende: Ingen.


Beslutning i Senior & Sundhedsudvalget den 9. juni 2022, pkt. 75:

Godkendt.


Fraværende: Erik Rasmussen(V) deltog i mødet i stedet for Henrik Rützou Aakast(V).

Per Benny Thomsen (A) deltog i behandlingen af punktet i stedet for Ivan Flænsdal (F).


Beslutning i Børn & Læringsudvalget den 13. juni 2022, pkt. 76:

Godkendt.


Fraværende: ingen.

Beslutning

Anbefalet.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

118. Drøftelse af budget 2023-2026

Resume

Til denne sidste drøftelse af økonomiudvalgets eget budgetbidrag, præsenteres udvalget for et samlet overblik over, hvilke bevægelser der har været på udgiftssiden samt de budgetforslag udvalget har arbejdet med igennem foråret. Herudover drøftes usikkerheder og forudsætninger for det samlede budget.


Sagsfremstilling

Økonomiudvalget og fagudvalgene har igennem foråret drøftet deres bidrag til budget 2023-2026. Drøftelserne har koncentreret sig om udgiftsudviklingen på udvalgets område, ændringer i forudsætninger siden rammevedtagelsen, og temaer for budgetreduktionsforslag, som gradvist er blevet mere og mere konkrete, således at der nu foreligger budgetreduktionsforslag på udvalgets område.


Dette er sidste drøftelse inden udvalgets budgetbidrag overgår til budgetforhandlingerne i august, og udvalget præsenteres derfor til dette møde for et samlet overblik over udgiftssiden i udvalgets driftsbudget. Det vil sige alle de bevægelser, der er indarbejdet i udvalgets budget siden rammevedtagelse drøftes, herunder de endelige budgetreduktionsforslag.


Oversigten over ændringer på udvalgets område er vedhæftet som bilag.


Der er udarbejdet beskrivelser af følgende budgetreduktioner på udvalgets område:

Nr.

Forslag

2023

2024

2025

2026

ØK-CFØ-R01

Øget brug af e-handel og brug af indkøbsaftaler

-1.500.000

-3.000.000

-3.000.000

-3.000.000

ØK-DIR-R02

Budgettilpasningspulje i 2023

-5.000.000




ØK-DIR-R03

Indkøb af tjenesteydelser på velfærdsområderne


-5.000.000

-5.000.000

-5.000.000

Samlet

-6.500.000

-8.000.000

-8.000.000

-8.000.000


Samlet set er der budgetreduktionsforslag for 6,5 mio. kr. i 2023

Samlet katalog med beskrivelser af budgetreduktionerne er vedhæftet som bilag.


Fra fagudvalgene har følgende opprioriteringsforslag indvirkning på Økonomiudvalgets område:

  1. ØK-CSSP-OP01 Sagsbehandlende ergoterapeut
  2. ØK-CFKB-OP01 Tilpasning af budgettet for rykkergebyrer
  3. ØK-CFKB-OP02 Opnormering af kommunens kontrolgruppe
  4. ØK-CFT-OP04 Etablering af IT katastrofeberedskabsløsning


Skemaer med beskrivelse af opprioriteringsforslagene er vedhæftet som bilag.


Derudover vedlægges notat der beskriver forudsætninger for et videre arbejde med oprettelse af et kørselskontor og flådestyring af kommunens bilpark.

Der er herudover også vedlagt et anlægsønske vedrørende: Erhvervs- og turismeudvikling - udnytte potentialerne fra Femern Bælt samt udvikling af Faxe Ladeplads Havn.


Udvalgets budgetforslag, som det foreligger på dette sidste møde inden sommerferien, bliver, sammen med de øvrige udvalgs budgetbidrag, præsenteret for Byrådet på 1. budgettemadag den 16. juni 2022.


På budgetseminaret i august kobles ændringerne på driften sammen med de øvrige udgifter og indtægter (efter statsgarantien) i kommunen budget. Dermed præsenteres Byrådet i august for et samlet administrativt budgetforslag, som for driftens vedkommende baserer sig på de drøftelser, der har været i fagudvalgene i løbet af foråret.


På økonomiudvalgets dagsorden fremlægges under særskilt dagsordenspunkt sag om anskaffelse af MS365, hvilket også har økonomiske konsekvenser for budget 2023-2026.


Generelle forudsætninger for budget 2023-2026

Fagudvalgene har behandlet deres bidrag til budget 2023-2026, og dermed er der ved at være et overblik over forslag til det samlede driftsbudget. Der arbejdes med forudsætningerne for aktivitetsregulering på de specialiserede områder og med forudsætningerne i befolkningsprognosen, der er bestemmende for beregningen af udgifter som følge af den demografiske udvikling. Et samlet overblik over driftsbudgettet, forventes først at ligge klart med det administrative budgetforslag i august.


De økonomiske rammevilkår for kommunerne er med den nyligt indgåede aftale mellem KL og Regeringen om kommunernes økonomi i 2023 særdeles snævre. Som følge af den sikkerhedspolitiske krise har regeringen og et bredt flertal af Folketingets partier således indgået en aftale om et historisk løft af udgifterne til forsvaret. Dertil kommer den økonomiske situation, hvor inflationen på det højeste i over 35 år, samt behov for massive investeringer i den grønne omstilling.


Kommunerne har således udelukkende fået løftet servicerammen til at dække det demografiske træk. Dette sker i lighed med sidste års aftale med regeringens erkendelse af, at det vil betyde, at kommunerne skal prioritere og skære ned på nogle områder, for at dække over de områder der oplever udgiftsstigninger i hele landet.


Samtidig er anlægsrammen aftalt på et noget lavere niveau end ved de seneste økonomiaftaler. Anlægsrammen er aftalt på 18,5 mia. kr. Ses dette i forhold til rammen for 2022 på 19,9 mia. kr., er der tale om en relativt lav ramme, særligt når den seneste tids prisstigninger på lige netop byggebranchen tages i betragtning.


På budgettemadag 1 fortælles der mere om aftalen for kommunerne under et, mens det først er ved budgettemadag 2 i august, at aftalens konsekvenser for Faxe Kommunes økonomi er fuldt ud beregnet.


Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at økonomiudvalget drøfter forudsætningerne for budget 2023-2026.

Beslutning

Godkendt og oversendt til budgetforhandlingerne 2023-2026.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

119. Godkendelse af lejekontrakt i Faxe Ladeplads Havn

Resume

Faxe Ladeplads Fiskerihavn A.M.B.A lejer et areal af Faxe Kommune på Faxe Ladeplads havn. Fiskerihavnen har indgået en aftale med Rosendal og Margrethelund Godser A/S om, at godserne indtræder i lejeaftalen og overtager fiskerihavnens bygninger m.m. Der er i den forbindelse udarbejdet en ny lejekontrakt mellem kommunen og godserne, som Økonomiudvalget skal godkende.

Sagsfremstilling

Faxe Ladeplads Fiskerihavn A.M.B.A er stoppet med at drive fiskerihavn og har gennem det sidste år arbejdet på at finde en køber, som kan overtage deres anparter og bygninger. Rosendal og Margrethelund Godser A/S har købt fiskerihavnens rettigheder og forpligtelser med overtagelse den 1. juni 2022, men de skal ikke videreføre fiskeriet på havnen. Godserne ønsker i stedet at anlægge og drive en veteranlystbådehavn. De kunne i princippet blot indtræde i fiskerihavnens lejekontrakt, men da formålet i aftalen er at drive en fiskerihavn, vil godserne ikke kunne leve op til kontrakten. Nogle af bestemmelserne i kontrakten skal derfor ændres, men derudover er der ikke lagt op til større ændringer af det hidtidige lejeforhold.


Formålet - eller benyttelse af det lejede - er derfor ændret fra at drive en fiskerihavn til at drive en veteranlystbådehavn. Da godserne er en kommerciel virksomhed, skal arealet udlejes til markedspris. Det kan være svært at fastslå markedsprisen for et havneareal, som kun kan give en begrænset indtægt fra leje af bådepladser, hvor der fx kan være større indtægter ved at drive en restaurant. Lejen er derfor fastsat til 20.000 kr. om året plus ejendomsskatter.


Som lejer på Faxe Ladeplads Havn vil Rosendal og Margrethelund Godser A/S blive inddraget i det fremtidige arbejde med at udvikle og udvide havnen.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Den nye lejeaftale giver en merindtægt på 20.000 kr. årligt.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Center for Ejendomme indstiller, at lejekontrakten godkendes.

Beslutning

Godkendt.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

120. Orientering om status på Faxe Kommunes hjemmeside

Resume

På baggrund af økonomiudvalgets beslutning i møde den 16. juni 2021, pkt. 137, vedr. opgradering af Faxe Kommunes hjemmeside, blev der i november 2021 igangsat en brugerundersøgelse af hjemmesiden.


Med denne sag gives en status på resultatet af brugerundersøgelsen og det videre arbejde med udvikling af hjemmesiden.

Sagsfremstilling

UserNeeds A/S har foretaget en brugerundersøgelse af www.faxekommune.dk i perioden 09.11.2021 - 20.12.2021. Undersøgelsen er blevet vist 75.079 gange for borgere, og 1.224 har responderet på undersøgelsen (svarprocent 1,63%).

Undersøgelsen pegede på følgende udfordringer:


  • Selvbetjeningsløsninger er svære at finde.
  • Kontaktmuligheder efterlyses.
  • Brugervenligheden og formidlingen halter - herunder søgemaskinen.

Center for Teknologi har sammen med hjemmesideleverandøren fundet løsninger på ovenstående problematikker. Disse forventes sat i drift i juni måned.

I 4. kvartal 2022, igangsættes en teknisk opgradering af hjemmesiden.
Opgraderingen af hjemmesiden giver en lang række forbedrede samt nye værktøjer, når der skal redigeres på de enkelte sider eller oprettes nye. Hjemmesiden vil blive forbedret rent sikkerhedsmæssigt, og samtidig være forberedt på kommende sikkerhedsudvikling blandt andet via:

  • Løsningen vil løbende kunne opdateres - ingen fremtidige store migreringer (som denne).
  • Brugeradministration kan leve op til nyeste sikkerhedskrav.
  • GDPR logning i løsningen.
  • Bedre søgning med synonymer og frase (tekst) finder. Der søges både i dokumenter og indholdssider. Mulighed for separat søgning i dagsordener og bilag.
  • Automatisk publicering og afpublicering af indhold ud fra dato.
  • Overholder gældende regler for webtilgængelighed, som opdateres løbende.
  • Benytter designsystem.dk elementer (samme som borger.dk) til understøttelse af synshandicappede / blinde.
  • Cookie informations modul, der løbende opdateres.

Arbejdet med opgradering af hjemmesiden og subsites forventes færdiggjort i 1. kvartal 2023.

Med de igangsatte tiltag vurderes det at hjemmesiden vil være velfungerende og opdateret til de nyeste standarder.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

De økonomiske konsekvenser afholdes af Center for Teknologis budget.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Center for Teknologi indstiller, at orienteringen tages til efterretningen.

Beslutning

Godkendt.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

121. Godkendelse af mødeplanen 2023 for Økonomiudvalget

Resume

Der er udarbejdet et revideret forslag til den politiske mødeplan for 2023, gældende for fagudvalg, økonomiudvalg og byråd, som skal godkendes politisk.


Økonomiudvalget skal godkende mødeplanen for udvalgets møder.

Sagsfremstilling

Afholdelsen af de politiske møder ligger i en fast struktur, således at alle møderne så vidt muligt afholdes henover 3 uger. Det overordnede hensyn i mødeplanen er hurtige og sammenhængende sagsforløb for den politiske behandling af sager i kommunen.


Da nogle KL arrangementer og helligdage henover foråret samt budgetforhandlingerne i efteråret konflikter med den faste struktur, får det betydning for nogle møders placering.


Økonomiudvalgets møder foreslås afholdt således, at:

  • Udvalgets mødedage er som hovedregel på onsdage
  • Møderne afholdes kl. 15.30-18.30
  • Møderne holdes på Søndergade 12 i Haslev


Økonomiudvalget afholder deres møder i ugen efter fagudvalgsmøder.


Byrådet afholder møder på torsdage kl. 18.30 i ugen efter økonomiudvalgsmødet.


Alle fagudvalg, økonomiudvalget og byrådet behandler mødeplanen på deres møder i juni 2022. Ændringer fra udvalg vil blive tilrettet i den version af mødeplanen, som kommer til byrådets godkendelse. På sagen er vedhæftet forslag til politisk mødeplan 2023.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Stab for Organisation & HR indstiller, at mødeplanen godkendes.

Beslutning

Økonomiudvalgets møde i juni flyttes til 13. juni, og 1. budgettemadag flyttes til uge 25. Mødernes starttidspunkt flyttes til kl. 16.00 fra 2023.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

122. Beslutning om udvidelse af daginstitutionen Møllen - pavillon og tilbygning

Resume

Rønnede/Kongstedområdet mangler pladser til flere børn på grund af øget tilflytning og succes med Faxe Kommunes bosætningsstrategi. For at kunne løse en pædagogisk udfordring såvel som en kapacitetsudfordring, er der brug for ekstra plads i daginstitutionen Møllen.

En løsning vil være at etablere en ny pavillon til 20 børn fra efteråret 2022, så der kan tilbydes flere børnehavepladser indtil den planlagte udbygning står færdig i løbet af 2023. Møllen har arbejdet med en ny pædagogisk arbejdsform med en naturgruppe til den kommende børnegruppe i den nye pavillon.

Børn & Læringsudvalget skal under dette punkt anbefale etablering og placering af en ny pavillon til Teknik & Miljøudvalget, der træffer den endelige beslutning herom, da finansiering her til ligger i Teknik & Miljøudvalget.

I august 2022 forelægges et punkt med alternative forslag til udbygning af daginstitutionen Møllen.

Sagsfremstilling

Ny pavillon i efteråret 2022 - mulighed for at arbejde med en naturgruppe

Rønnede/Kongsted området kommer til at mangle daginstitutionspladser de næste år, og har akut brug for flere pladser i efteråret 2022 og i 2023.

Daginstitutionen Møllen har arbejdet med muligheden for at etablere en ny pavillon i 2022, og i den anledning benytte lejligheden til at etablere en naturgruppe, for en udvalgt gruppe af børnehavebørnene med henblik på at arbejde med et særligt fokus på:

    • Sproglig opmærksomhed
    • Alderssvarende kognitive færdigheder
    • Alderssvarende sociale kompetencer
    • Med det formål at forbedre muligheden glæde ved læring og for en alderssvarende skoleparathed for en udfordret gruppe børn

Der arbejdes ud fra en pavillon svarende til den nuværende vuggestuepavillon, og naturgruppen kan etableres uanset hvilken model der vælges. Forældregruppen har været inddraget i forslaget til en ny naturgruppe.


Administrationen anbefaler, at der købes en pavillon frem for at leje, da prisen er cirka den samme. Se vedlagte bilag med priseksempler.


Prisen for en pavillon på ca. 140 kvadratmeter er ca. 1.290.000 kr. Hertil skal lægges etableringsomkostninger, som fremgår af nedennævnte to alternative modeller.


Der er to muligheder i forhold til placering af pavillonen. Bemærk, at der er forskel i anlægsomkostninger ift. placeringen:

Model 1: Placeret på den nedlagte grus-fodboldbane, med adgang direkte til Møllens ’skov og natur’ område. Markeret med nr. 3 på kortet. Udgift til belægning, hegn, rørføring ialt ca. 508.000 kr. Ialt ca. 1.798.000 kr.

Model 2: Placeret ved siden af den nuværende pavillon. Markeret med nr. 2 på kortet. Udgift til belægning, hegn, rørføring ialt ca. 258.000 kr. Ialt ca.1.548.000 kr.

Finansiering af en ny pavillon

Center for Ejendomme har i indeværende budgetår finansiering ift. til indkøb og anlæggelse af pavillon efter model 2. Ca. 1,2 mio.kr. fra anlægsbudgettet samt 348.000 kr. fra vedligeholdelsesbudgettet. Såfremt der skal etableres model 1, kan der ikke umiddelbart anvises finansiering til det resterende beløb på ialt 250.000 kr.

Tilbygning til daginstitutionen Møllen

Byrådet har i forbindelse med vedtagelse af budget 2022 indlagt en anlægsbevilling på 14,5 mio.kr. til tilbygning og udvidelse af Møllen på ca. 14,5 mio.kr. Børn & Læringsudvalget og Teknik & Miljøudvalget vil på augustmøderne få forelagt alternative forslag til udvidelse af Møllen.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser, hvis model 2 vælges.

Sagen afgøres af

Teknik & Miljøudvalget.

Indstilling

Center for Ejendomme og Center for Børn, Unge & Familier indstiller, at:


1. Der etableres en ny pavillon med model 2 ved daginstitutionen Møllen.

2. Pavillonen finansieres af midler afsat til institutioner på anlægsbudget for 2022, ca. 1,548 mio.kr.

3. Der på udvalgenes augustmøde fremlægges forslag til udvidelse af daginstitutionen Møllen i 2023.



Beslutning fra Børn & Læringsudvalget, 12. maj 2022, pkt. 56:

Ad 1: Udvalget peger på model 1.

Ad 2: Anbefales idet de yderligere 250.000 kr. finansieres af anlægsbudgettet for 2022.

Ad 3: Godkendt.


Ivan Flændsdal (F) deltog ikke i behandlingen af dette punkt.


Supplerende sagsfremstilling

Center for Ejendomme har set på anlægsbudgettet for 2022 og kan foreslå finansiering af 250.000 kr. fra anlægsbevilling til ny daginstitution i Haslev, hvor der i 2022 er afsat budget på 825.289 kr. til yderligere miljøundersøgelser samt udarbejdelse af skitseforslag og andet, som skal anvendes i udarbejdelsen af lokalplan, som muliggør institution på Maglegårdsgrunden (Maglegårdsvej 7 - 9).


Miljøundersøgelserne vurderes at koste 100.000 kr. Skitseprojektkrav og andre nødvendige forhold til lokalplanarbejdet er ikke fuldt defineret endnu, men skønnes at kunne afholdes for de resterende 475.289 kr., der vil være tilbage, hvis der overføres 250.000 kr. til Møllen.


Ændringen betragtes som en bevillingssag, som skal godkendes af byrådet.


Beslutning fra Teknik & Miljøudvalget, 8. juni 2022, pkt. 106:

Teknik & Miljøudvalget følger Børn & Læringsudvalgets anbefaling og anbefaler over for Økonomiudvalget og byrådet, at de yderligere 250.000 kr. finansieres fra anlægsbevillingen til ny daginstitution i Haslev, hvor der i 2022 er afsat et budget på 825.289 kr. til yderligere miljøundersøgelser samt udarbejdelse af skitseforslag og andet, som skal anvendes i udarbejdelsen af lokalplan, som muliggør institution på Maglegårdsgrunden.


Fraværende: Ingen.

Beslutning

Teknik & Miljøudvalgets indstilling anbefales.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

123. Meddelelser

Resume

Punktet er til meddelelser i økonomiudvalget.

Sagsfremstilling

Sager løftet til byrådet fra fagudvalg

Ingen.

Økonomi

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Beslutning

Information vedr. ibrugtagningen af det nye signalsystem på den nye bane København-Ringsted

Ole Vive (V) orienterede om en henvendelse fra Banedanmark den 15. juni 2022, som meddeler om forsinkelse ved ibrugtagningen af det nye signalsystem. Konkret betyder det, at ibrugtagningen af togforbindelsen mellem Køge og Køge Nord må udskydes med tre måneder, hvilket får afledte konsekvenser for Køge-Næstved banen. Brev med bilag er vedhæftet referatet.


Omfartsvej i Haslev

Økonomiudvalget ønsker en sag med procesplan for den planlagte omfartsvej i Haslev på et kommende møde.


LAG udpegning

Lars Folmann (O) orienterede fra LAG Sydsjælland. Herunder at LAG Sydsjællands stiftelse ophører i 2022 med en overgangsperiode, og der stiftes en ny LAG SjællandSyd fra 2022-2027. Lars Folmann fortsætter sin udpegning i LAG's bestyrelse i hele byrådsperioden jf. udpegningssagen på konstituerende møde 2. december 2021.


Destination SydKystDanmark overnatningsstatistik

Den kommunale overnatningsstatistik for april 2022 vedhæftes referatet.


Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).

124. (Lukket)
125. (Lukket)
126. (Lukket)
127. Lukket punkt (Lukket)
128. Beslutning om salg af parcelhusgrund Orupgade 34, Orup (Lukket)
129. Beslutning om salg af delområde IIIb, Symbiosen (Lukket)
130. Lukkede meddelelser (Lukket)
131. Digital godkendelse af økonomiudvalgets referat 15. juni 2022

Sagsfremstilling

Digitalt underskriftsark af økonomiudvalgets møde 15. juni 2022.


Økonomiudvalgets medlemmer skal hver især godkende punktet i slutningen af mødet.

Beslutning

Fraværende: Allan Tirsgaard (C) deltog i mødet i stedet for Michael Christensen (C).