Udvalget til analyse for kommunal sagsbehandling - 25-01-2021

Referat
Dato:
Mandag, 25 januar, 2021 - 17:00
Hent som fil:
Lokation:
1. Velkomst

Sagsfremstilling

Formanden byder velkommen.


Der vil være mulighed for at følge op på drøftelserne på sidste møde og det udsendte referat.


I dagens møde deltager Michael H. Baunsgaard, leder af den kommunale visitation under Sundhed og Pleje. Han deltager fra klokken 17.15. og med et særligt punkt på dagsordenen.


Lovgrundlag

 Intet

Økonomi

Intet


Indstilling

Formanden indstiller punktet drøftes.


Beslutning

Formanden bød velkommen til dagens møde.

Han konstaterede, at alle medlemmer af udvalget var deltagende.


Steen Petersen fortalte om sine samtaler med en repræsentant fra frivillighedsgruppen "Peacemaker". Gruppen har tilbudt at deltage i et kommende møde med udvalget og fortælle om deres arbejde.

2. Visitationen og processen frem mod at blive visiteret til en ydelse

Sagsfremstilling

Resume.

Udvalget har på et møde i efteråret 2020 efterlyst mere viden om de processer, der fører frem til, at en borger visiteres til en ydelse inden for sundheds- og plejeområdet.

Under punktet belyses dette. Der vil være mulighed for en dialog med den ansvarlige ledelse af området.


Sagsfremstilling.

Under punktet deltager og fremlægger Michael H. Baunsgaard, leder af visitationen i Faxe kommune sagen.

Michael fortæller om områdets organisering, volumen og måde at arbejde på.

Han kommer blandt andet ind på:

  • Arbejdsgange herunder vejledningsdelen og brug af ansøgningsskemaer,
  • Brug af bisiddere,
  • Tilsyn og re-visitationer,
  • Håndtering af klager
  • Osv.


Der vil være mulighed for at spørge ind til visitationsområdet, ligesom der kan finde en dialog sted mellem Michael og udvalgets medlemmer.



Indstilling

Formanden indstiller

  1. at udvalget får en orientering og drøfter sagen,
  2. at udvalget konkluderer eventuelle anbefalinger på området.

Beslutning

Formanden takkede Michael Baunsgaard for, at kunne deltage i dagens møde.

Michael Baunsgaard kvitterede tilsvarende med at sige, at han var glad for at kunne bidrage til udvalgets arbejde.


Michael Baunsgaard beskrev grundigt visitationsenhedens organisering og opgaveløsning.


Der fandt en længere drøftelse at orienteringen sted.


Steen takkede for orienteringen. Michael Baunsgaard svarede, at han var glad for at få lov at fortælle om arbejdet i Visitationsenheden.

Han oplever at han har et godt personale, som er dedikeret til jobbet.

3. De eksterne medlemmer tager ordet

Sagsfremstilling

Under punktet tages en runde med de eksterne medlemmer af udvalget.

De eksterne medlemmer forventes på skift at fortælle og orientere om, hvad de siden sidste møde har tænkt, at der bør sættes fokus på i udvalgets drøftelser.

Rækkefølgen er således:

  1. Dennis Boye Petersen, Udsatterådet, og
  2. Claus Bo Hansen, Handicaprådet
  3. Kaj Christensen, Ældrerådet


Der kan under runden desuden stilles forslag til emner til behandling på kommende møder.


Mål:

Formålet med punktet er at sikre udvalget viden om væsentlige borgeroplevelser af kommunens sagsbehandling.


Lovgivning.

Intet


Økonomi.

Intet

Indstilling


Formanden indstiller

-at der gives en orientering ved de tre eksterne medlemmer, og

-at der samtidig finder en drøftelse sted.



Beslutning

Drøftet.

4. Opsamling på emner til drøftelse.

Sagsfremstilling

Under punktet foretager udvalget en opsamling på de emner, der løbende har vist sig egnet til en dialog med centerchef Johnny Holst.


Det er aftalt med Johnny, at han deltager på udvalgets næste møde den 22. februar 2021.


Formålet med dialogen med centerchefen er, at udvalget sikrer eventuelle misforståelse og tvivl i forhold til opfattelsen af den kommunale sagsbehandling afklares.


Indstilling

Formanden indstiller

-at udvalget drøfter sagen, og

-at udvalget oplister de emner, der er behov for at have en dialog med centerchefen om.

Beslutning

Steen Petersen foreslog, at udvalget tager drøftelsen næste gang med direktør Thomas Knudsen og hans medarbejder Marianne Kruse.

Ændringen skyldes, at centerchef Johnny Holst er fratrådt.


Der fremsendes skriftlige spørgsmål fra udvalget til Thomas Knudsen.

5. Udarbejdelse af anbefaling til Økonomiudvalget.

Resume

I henhold til udvalgets kommissorium skal udvalget ved udløbsperioden aflevere sine anbefalinger til Økonomiudvalget.

Under punktet udarbejdes to anbefaling til fremsendelse i juni 2021.


Sagsfremstilling

På udvalgets møde den 25. november godkendte udvalget en skabelon til afrapportering til Økonomiudvalget.


Udvalget gennemgik den udfyldte skabelon og godkendte indholdet. Dermed fik udvalget den første anbefaling til Økonomiudvalget klar. På mødet i december formulerede udvalget, i den samme skabelon, sin anden anbefaling til Økonomiudvalget.


Under punktet færdiggøres yderligere 2 anbefaling.


  1. Emnet i den ene anbefaling er "Børnesager og netværksanbringelser contra anbringelser i plejefamilier".

Der henvises her til formandens redegørelse til udvalget på sidste møde. Formanden kom efter hans gennemlæsning af fire sagsmapper modtaget fra de tidligere gæster i udvalgsmøder Tanja Hestkjær Kristensen og Torunn Laksafoss frem til en række anbefalinger. Disse er fremlagt for udvalget.


  1. Emnet i den anden anbefaling er "Sagernes antal". Udvalget har på sit møde i maj måned 2020 fået bekræftet, at der kan være en sammenhæng mellem antallet af sager og medarbejdertrivslen, herunder trivslens indflydelse på kvaliteten i sagsbehandlingen.


Skabelonerne med de 2 anbefalinger udsendes på særskilt mail til udvalgets medlemmer samtidig med dagsordenen.


Lovgrundlag

Den kommunale styrelseslov


Serviceloven


Økonomi

Intet.

Indstilling

Formanden indstiller

  1. at sagen drøftes,
  2. at de udsendte skabelonener udfyldes og færdiggøres,
  3. at fremsendelsen til Økonomiudvalget afventer mødet i juni 2021.


Beslutning

De to anbefalinger blev drøftet, færdigformuleret og godkendt.

6. Afslutning og næste møde

Sagsfremstilling

Under punktet evalueres dagens møde og formidlingen af mødets indhold drøftes.


Dagsordenen for næste møde drøftes ligeledes.



Indstilling

Formanden indstiller, at udvalget drøfter dagens møde, herunder om der er forslag til emner til de kommende møder



Beslutning

Steen Petersen mindende om, at næste møde er klokken 17.00 den 22. februar.


Til mødet i februar inviteres Thomas Knudsen og Marianne Kruse.


Til mødet i marts måned inviteres en repræsentant for gruppen Peacemaker. Ib Østergaard Rasmussen følger op og laver en aftale.