Referat
til
mødet i Økonomiudvalget
den 19. januar 2022 kl. 15:30
i Udvalgslokale 3, Søndergade 12, Haslev

 


Pkt. Tekst
1 Godkendelse af dagsorden
2 Konstituering af Økonomiudvalget
3 Forretningsorden for Økonomiudvalget 2022-2025
4 Godkendelse af delegations- og kompetenceplan for Økonomiudvalget
5 Godkendelse af mødeplanen 2022 for Økonomiudvalget
6 Introduktion til økonomiudvalgets område
7 Orientering om udvikling i beholdning af værdipapirer og låneportefølje - 4. kvartal 2021
8 Drøftelse af økonomisk politik
9 Godkendelse af proces for budgetopfølgninger i 2022
10 Godkendelse af vederlagsfordeling
11 Orientering om procedurer ved fravær og stedfortrædere i byrådet
12 Beslutning om IT-udstyr til byrådet
13 Orientering om implementering af nyt økonomi- og lønsystem (KMD OPUS)
14 Godkendelse af lejeforhøjelse og låneoptagelse vedr. udskiftning af tage i Haslev almennyttige Boligselskabs afdeling Firkløveret i områderne Nysøvænget og Kildehøjen
15 Meddelelser
16 Udbud af kørsel med visiterede borgere og skolebusser
17 Lukkede meddelelser
18 Digital godkendelse af økonomiudvalgets referat 19. januar 2022

1. Godkendelse af dagsorden

Sagsnr: 00.01.00-P35-15-21 Sagsansvarlig: Lene Fransson

Økonomi

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt.


Fraværende: Ingen.



2. Konstituering af Økonomiudvalget

Sagsnr: 00.22.04-A30-2-22 Sagsansvarlig: Lene Fransson

Sagsresume

Med denne sag skal Økonomiudvalget konstituere sig med næstformand.

Sagsfremstilling

Byrådet har den 2. december 2021 foretaget udpegning for valgperioden 1. januar 2022 til 31. december 2025 af 7 medlemmer til Økonomiudvalget, og efter en ændring af styrelsesvedtægten for Faxe Kommune, har byrådet den 6. januar 2022 foretaget udpegning af yderligere 2 medlemmer.


Herefter består Økonomiudvalget af 9 medlemmer:

Ole Vive (V) (borgmester)

Michael Rosendahl (V)

Michael Christensen (C)

Lars Folmann (O)

René Tuekær (L)

Camilla Meyer (A)

Per Thomsen (A)

Thomas Spange Olsen (Ø)

Michelle Frese (F)


Borgmesteren er født formand af Økonomiudvalget. Udvalget skal konstituere sig med næstformand.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen. 

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Stab for Organisation & HR indstiller, at Økonomiudvalget konstituerer sig med en næstformand.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Camilla Meyer (A).


Fraværende: Ingen.



3. Forretningsorden for Økonomiudvalget 2022-2025

Sagsnr: 00.22.04-A00-7-20 Sagsansvarlig: Randi Kynde

Sagsresume

Økonomiudvalget skal beslutte deres forretningsorden.

Sagsfremstilling

Forretningsordenen fastsætter bestemmelser om, hvordan udvalgets møder skal afvikles, såsom indkaldelse til møder, udsendelse af dagsorden, beslutningsprotokol m.v.


Som bilag er vedlagt forslag til forretningsorden for Økonomiudvalget.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Stab for Organisation & HR indstiller, at forretningsorden for Økonomiudvalget godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt.


Fraværende: Ingen.



4. Godkendelse af delegations- og kompetenceplan for Økonomiudvalget

Sagsnr: 00.15.15-A21-2-21 Sagsansvarlig: Lene Fransson

Sagsresume

Delegations- og kompetenceplaner anvendes til at skabe klarhed over rollefordelingen mellem byrådet, økonomiudvalget, de stående udvalg og det administrative niveau, så der er overblik over, hvem der træffer hvilke beslutninger og afgørelser. De er tænkt som et opslagsværk for politikere og medarbejdere.


Med denne sag skal Økonomiudvalget godkende delegations- og kompetenceplanen for udvalgets område.

Sagsfremstilling

Byrådet har det overordnede ansvar for kommunen og kan i princippet træffe afgørelse i enhver sag, der vedrører kommunen. Det vil imidlertid være uoverkommeligt at tage stilling til alle sager, og en række myndighedsområder er derfor i styrelsesvedtægten fordelt til de politiske udvalg.


Derfra delegeres en række opgaver videre til administrationen, hvilket skal godkendes af udvalget. Der sker i høj grad delegation fra politisk til administrativt niveau, således at politikerne kan arbejde med politikskabelse og resultatstyring, og administrationen behandler sager og træffer beslutning om administration af lovgivning og enkeltsager, når der ikke er delegationsforbud.


Helt overordnet er det Økonomiudvalget, der fastlægger politikker, planer, kvalitetsstandarder, serviceniveauer og overordnede principper og regler inden for eget kompetenceområde, og udvalget træffer beslutninger i sager, der skønnes at have væsentlig økonomisk eller politisk betydning.


Administrationen tager sig til gengæld af alt det administrative for en hurtig afvikling af sagerne af hensyn til borgerne og erhvervslivet.


Delegationsplanen nævner primært de beslutninger, som skal træffes i udvalg eller byrådet. Alt, der ikke er nævnt i planen, er således delegeret til administrationen.


Udvalget kan til enhver tid trække delegationen tilbage. En del sager skal behandles i byrådet og kan ikke delegeres. Delegationsforbud er markeret med * i planen.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Stab for Organisation & HR indstiller, at delegationsplanen godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt med en enkelt rettelse i delegations- og kompetenceplanens side 6, at indgåelse af økonomisk bindende aftaler under 5 mio. kr. besluttes af administrationen.


Fraværende: Ingen.



5. Godkendelse af mødeplanen 2022 for Økonomiudvalget

Sagsnr: 00.22.00-G01-3-21 Sagsansvarlig: Lene Fransson

Sagsresume

Der er udarbejdet et revideret forslag til den politiske mødeplan for 2022, gældende for fagudvalg, økonomiudvalg og byråd, som skal godkendes politisk.

Sagsfremstilling

Det overordnede hensyn i mødeplanen er hurtige og sammenhængende sagsforløb for den politiske behandling af sager i kommunen.


Mødeplanen for 2022 ligner 2021, hvor afholdelsen af de politiske møder ligger i en fast struktur, således at alle møderne afholdes henover 3 uger.


I den reviderede mødeplan er enkelte økonomiudvalgsmøder og byrådsmøder flyttet for at tage hensyn til alle aktiviteter i mødeplanen. Byrådets seminar er flyttet en uge frem. Der er byttet om på nogle af fagudvalgenes mødedage, alle fagudvalgsmøder afholdes på tre efterfølgende dage, og der er lagt mødetidspunkter ind med opstart henholdsvis kl. 16 og kl. 19 alle dage. Det forrige økonomiudvalg godkendte den foreløbige mødeplan for 2022 på deres møde 16. juni 2021.


Økonomiudvalget skal godkende den reviderede mødeplan for deres møder.


Udvalgets møder foreslås afholdt således, at:

  • Udvalget holder sine møder på onsdage (som hovedregel),
  • Møderne afholdes indenfor tidsrummet kl. 15.30-18.30.
  • Møderne holdes på Søndergade 12 i Haslev.


Økonomiudvalget afholder deres møder i ugen efter fagudvalgsmøder.


Byrådet afholder møder på torsdage kl. 18.30 i ugen efter økonomiudvalgsmødet.


Alle fagudvalg, økonomiudvalget og byrådet behandler mødeplanen på deres møder i januar 2022.


På sagen er vedhæftet forslag til politisk mødeplan 2022.

Økonomi

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Stab for Organisation & HR indstiller, at mødeplanen for Økonomiudvalget godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt med tilføjelse af et virtuelt økonomiudvalgsmøde den 12. august 2022 kl. 12.30, forbeholdt til budgetdrøftelser.


Fraværende: Ingen.



6. Introduktion til økonomiudvalgets område

Sagsnr: 00.01.00-A21-10-21 Sagsansvarlig: Lene Fransson

Sagsresume

Udvalget præsenteres i denne sag for en overordnet introduktion til udvalgets område, der skal være med til give udvalget et godt afsæt til sit virke i valgperioden.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget har i henhold til styrelsesvedtægten ansvar for følgende hovedområder:


Overordnet økonomi

Økonomiudvalget er ansvarlig for tilrettelæggelsen af kommunens økonomi, herunder processer og rammer for budgetlægning, budgetopfølgning, betryggende kontrolmiljøer og regnskabsaflæggelse. Derudover er Økonomiudvalget ansvarlig for kommunens finansielle politik, herunder forvaltning af kommunens kassebeholdning, samt kommunens forsikringsadministration.


På januarmødet introduceres til og drøftes følgende emner som særskilte dagsordenspunkter:


  • Økonomisk politik - skal revideres i foråret 2022
  • Budgetopfølgning for 2022
  • Finansiel politik


Der afholdes et informationsmøde om generel kommunal økonomi, og mere konkret om kommunens økonomi, for det samlede byråd den 25. januar 2022. Her orienteres byrådet om den økonomiske styring af kommunen, det kommende budgetarbejde for næste år samt nøgletal for de kommunale budgetter.


Erhverv

Af særlige indsatser kan nævnes:

  • Ny erhvervsstrategi - skal udarbejdes i 2022
  • Turismeindsats - der forelægges sag herom på kommende møde i Økonomiudvalget, ligesom hele Byrådet på et kommende temamøde introduceres til organiseringen og indsatserne på turismeområdet.


Arbejdsgivervinklen

Økonomiudvalget er ansvarlig for løn-, og personaleforhold for kommunens ansatte. Det indebærer bl.a. fastlæggelsen af personalepolitikker (såsom Ligestillingspolitikken, Sygefraværspolitik mv.). Der afholdes årlige møder mellem Økonomiudvalget og kommunens Hovedudvalg, hvor bl.a. personaleforhold drøftes.

Af særlige indsatser kan nævnes:


  • Øget Nærvær - Bedre Trivsel. Program som har til formål at øge nærværet og reducere kommunens for høje sygefravær. Sygefraværsstatistikker behandles i Økonomiudvalget kvartalsvis, og på et kommende møde introduceres til og gives status på indsatserne i Øget Nærvær - Bedre Trivsel
  • Rekrutteringsproblematikken: Økonomiudvalget har en opgave heri som følge af ansvaret for kommunens løn- og personalepolitikker, men problematikken er relevant for og kræver handling i alle kommunens fagudvalg, hvorfor temaet indgår på Byrådets seminar d. 24.-25. marts 2022.


Administrationen og administrative forhold

Økonomiudvalget har ansvaret for de administrative procedurer og funktioner på tværs af de forskellige fagområder. Af særlige indsatsområder kan nævnes følgende, som vil blive behandlet på kommende møder i Økonomiudvalget og/eller indgå i den fælles introduktion på Byrådsniveau:


  • IT, Digitalisering & Teknologi samt Datasikkerhed
  • Udbud og indkøb. Faxe Kommune har en fælles udbuds- og indkøbsenhed med Næstved; "Sydsjællands Udbuds- og Indkøbssamarbejde" (kaldes SUI). Faxe Kommune er selv ansvarlig for at indkøbene foregår på forsvarlig vis, ligesom kommunen selv kan udpege særlige indsatsområder for bedre indkøb.


Køb og salg af fast ejendom og grunde

Der fremlægges løbende konkrete sager til Økonomiudvalget herom.


Almene boliger

Økonomiudvalget har ansvaret for tilsynet med almene boliger samt skal godkende almene boligorganisationers ønsker om låneoptag, nybyggeri og renoveringsprojekter og huslejeforhøjelser.


Større aktuelle sager, som udvalget skal behandle, vil blive understøttet ved en introduktion forud for beslutning.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Kommunaldirektøren indstiller, at Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning samt drøfter om der er særlige ønsker til introduktionen af Økonomiudvalget.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt.


Fraværende: Ingen.



7. Orientering om udvikling i beholdning af værdipapirer og låneportefølje - 4. kvartal 2021

Sagsnr: 00.36.00-S00-1-22 Sagsansvarlig: Lillian Fløjgaard

Sagsresume

Denne sag orienterer om udviklingen i kommunens beholdning af værdipapirer samt låneporteføljen i 4. kvartal 2021. Seneste orientering vedrørende 3. kvartal 2021 var på økonomiudvalgets møde den 18. november 2021.

Sagsfremstilling

Nordea Markeds, som hjælper kommunen med sparring vedrørende vores beholdning af værdipapirer, har fremsendt afkastrapport for 4. kvartal 2021.

Oversigten over låneporteføljen pr. 31. december 2021 er udarbejdet af administrationen.


Beholdning af værdipapirer:

Markedsværdien udgør ultimo december 2021 i alt 174,1 mio. kr. Forrentningen i de enkelte kvartaler har været således:



Nordea´s afkastrapport viser, at fordelingen af det vægtede afkast på 0,90 % i 4. kvartal 2021 kommer fra:

  • Obligationsandel (85 % af porteføljen). Afkastet på obligationsbeholdningen udgjorde 0,18 %
  • Aktieandel (15 % af porteføljen). Afkastet på aktieandelen udgjorde 5,25 %

Fordelingen opfylder retningslinjerne i kommunens finansielle politik på handelstidspunktet.


Låneportefølje:

Den samlede restgæld på lån, eksklusiv ældreboliglån, udgør ultimo december måned 2021 i alt 210,2 mio. kr. Fordelingen mellem fast rente og variabel rente har været uændret i de senest 4 kvartaler jfr. tabellen herunder.



Finansiel Politik

Faxe Kommunes gældende finansielle politik er vedhæftet til orientering.


Administrationen vil i 2022 fremlægge oplæg til revideret Finansiel strategi for håndtering af Faxe Kommunes beholdning af overskudslikviditet og gæld.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser


Ingen økonomiske konsekvenser.


Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at orienteringen tages til efterretning. 

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt.


Fraværende: Ingen.



8. Drøftelse af økonomisk politik

Sagsnr: 00.32.02-P24-1-22 Sagsansvarlig: Anita Ponikowski

Sagsresume

Økonomiudvalget drøfter den økonomiske strategi, med henblik på at få evalueret og vedtaget en økonomisk politik gældende for den nye byrådsperiode.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget har udtrykt et ønske om, at den økonomiske politik skal tage højde for, at der skal spares op til en ny svømmehal i Haslev. Når målsætningen i forhold til likviditet er ens for budgetår og overslagsår, tages der nemlig ikke højde for, at der skal spares op.

For at imødekomme dette ønske, lægges der derfor op til en bred evaluering af den økonomiske politik, og at der primo 2022 skal vedtages en ny økonomisk strategi gældende for den nye byrådsperiode.

Sagen her lægger op til en drøftelse af særligt de målsætninger, der skal opfyldes i forbindelse med den årlige budgetlægning, samt at der skabes en sammenhæng til de budgetopfølgninger, der sker i løbet af året.

De målsætninger der skal være opfyldt i et nyt budget, skal der således også kunne følges løbende op på i forbindelse med sagerne om forventet regnskab i det enkelte budgetår, og der skal konkluderes om overholdelsen af dem i det endelige regnskab.

Den økonomiske politik anlægger således den overordnede ramme for styringen af byrådets budgetarbejde, og ændrer ikke umiddelbart øvrige styringsprincipper beskrevet i kommunens kasse- og regnskabsregulativ eller den finansielle strategi.

Formålet med en økonomisk strategi

Formålet med den økonomiske politik er overordnet set, at understøtte en sund og robust økonomi, der kan muliggøre byrådets visioner og politikker.

En økonomisk politik fastsætter, hvordan økonomien overordnet set styres i Faxe Kommune. Gennem en række fastsatte styringsmål i den årlige budgetlægning, sikres et solidt økonomisk fundament med en stabil drift, der gør økonomien så modstandsdygtig og robust overfor et pludseligt økonomisk pres som det er muligt. Politikken skal være et værn mod risikoen for at det bliver nødvendigt med pludselige opbremsninger.

Samtidig er politikken med til at sikre, at der årligt skal være et råderum til at prioritere og omprioritere midlerne, så de føres derhen, hvor man fra politisk side vurderer behovet er størst.

Endelig er den samlede økonomiske politik vigtig for administrationen, institutionerne mv. hvor den egentlige økonomistyring finder sted.

Målsætninger der vurderes vigtige i forhold til budgetlægning, ophører ikke med at være vigtige når budgettet er vedtaget. Derfor lægges der også op til, at de krav der stilles til et nyt budget, også efterleves i selve budgetåret samt at der konkluderes på efterlevelsen i forbindelse med regnskabet.

Proces for evaluering og vedtagelse af den økonomiske politik

På økonomiudvalgets møde i januar indledes processen med en åben drøftelse af den økonomiske strategi. På baggrund af disse drøftelser udarbejdes et konkret bud på en ny økonomisk strategi som Økonomiudvalget drøfter igen på mødet i marts, og kommer med den endelig indstilling til vedtagelse på det næstkommende byrådsmøde. Processen ses af tabellen nedenfor.

Dato

Begivenhed

19. januar

1. drøftelse i Økonomiudvalget

16. marts

2. drøftelse i Økonomiudvalget, beslutning om endelig indstilling af den økonomiske politik til Byrådet

24. marts

Byrådet vedtager den økonomiske politik

Til brug for drøftelsen er der udarbejdet et bilag om elementerne i den økonomiske strategi. Bilaget tjener både til inspiration til den politiske drøftelse af den økonomiske strategi, samt til generel introduktion til de overordnede økonomiske sammenhænge og termer.

Administrationen anbefaler 3 minimumsmålsætninger i forbindelse med den årlige budgetlægning, som der også bør følges op på i løbet af budgetåret. Derudover er der i bilaget inspiration til, hvad en økonomisk politik ellers kan indeholde.

De 3 minimumskrav administrationen anbefaler til den årlige budgetlægning og efterfølgende budgetopfølgninger omhandler disse tre styringsmål:

  1. Mål for overskud på ordinær drift/løbende poster

Overskud på ordinær drift er er summen af indtægter (fra skat, tilskud og udligning), driftsudgifter og renter.

Styringsmålet er derfor med til at sætte et minimumskrav til, hvor meget der skal være tilbage af indtægterne til at finansiere anlæg, afdrag og finansforskydninger, når driftsudgifterne er betalt, hvilket også er også udslagsgivende for den gennemsnitlige likviditet fastholdes inden for det niveau der besluttes i målsætning 2.

I den gældende økonomiske strategi er minimumskravet for overskuddet på den ordinære drift sat til 60 mio. kr. i det vedtagne budget samt i budgetoverslagsårene. Drøftelsen af, hvilket beløb der skal afsættes afhænger således af, hvilket anlægsniveau der ønskes og er muligt, samt, hvilket styringsmål der sættes for gennemsnitslikviditeten.

  1. Mål for gennemsnitslikviditeten

Likviditeten opgøres efter kassekreditreglen som den gennemsnitlige kassebeholdning over de seneste 365 dage. I det gældende styringsmål er det der samme minimumskrav for budgetåret og overslagsårene. Det anbefales at dette ændres til en stigende profil, således at kravet til likviditeten stiger i takt med opsparingen til en ny svømmehal i Haslev.

Niveauet for likviditeten er afgørende for, om kommunens økonomi er modstandsdygtig overfor pludselige og uventede pres. Det skal derfor samtidig drøftes, om den nuværende målsætning om mindst 100 mio. kr. er et rette basisniveau for likviditeten. Hertil kommer om der i forhold til særlige og større anlægsinvesteringer, skal henlægges ekstraordinært for på sigt at kunne imødekomme igangsætning af anlægsønsket f.eks. en svømmehal.

Bolig- og Indenrigsministeriet anbefaler at likviditeten opgjort efter kassekreditreglen er på mindst 2.000 - 3.000 kr. per borger, svarende til mellem 74 - 111 mio. kr. i Faxe Kommune.

  1. Efterlevelse af økonomiaftalerne mellem Regeringen og KL

I forbindelse med de årlige økonomiaftaler mellem Regeringen og KL, aftales der samlede rammer for kommunernes budgetterede serviceudgifter og anlægsudgifter i det kommende budgetår. Overholdes budgetrammerne ikke for kommunerne set under et, vil staten, ifølge budgetloven, som udgangspunkt sanktionere kommunerne, ved at nedsætte statstilskuddet tilsvarende til overskridelsen. Med styringsmålet forpligter Faxe Kommune sig til at overholde de årlige økonomiaftaler indgået mellem Regeringen og KL.

I bilaget uddybes de tre foreslåede minimumskrav yderligere.

Herudover kan der formuleres målsætninger i forhold til eksempelvis:

  • Anlægsniveau
  • Gældsafvikling
  • Låneoptagelse
  • Skatteændringer
  • Politisk råderum i budgetlægningen
  • Effektivisering af driften frem for budgetreduktioner

Der gives i bilaget også inspiration til målsætningerne nævnt ovenfor.

Yderligere bilag til sagen er den nuværende økonomiske politik fra 2017.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at

  1. Den økonomiske politik drøftes, med henblik på vedtagelse af en ny økonomisk politik i marts.
  2. Den økonomiske politik fremadrettet som minimum evalueres og vedtages ved starten af hver byrådsperiode.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Administrationen følger op på økonomiudvalgets drøftelser med et oplæg på mødet i februar.


Fraværende: Ingen.



9. Godkendelse af proces for budgetopfølgninger i 2022

Sagsnr: 00.30.14-Ø00-2-21 Sagsansvarlig: Stine Weber

Sagsresume

Økonomiudvalget forelægges proces og indhold omkring budgetopfølgningsarbejdet i 2022, herunder det forventede regnskab.

Sagsfremstilling

Formålet med budgetopfølgninger er, at der både politisk og administrativt, følges op på det vedtagne budget og løbende bevillinger ift. forventet regnskab for året samt opfølgningens betydning for budgetoverslagsårene, under hensyn til Faxe Kommunes økonomiske politik. I opfølgningerne indgår både prioriteringer, besparelser og indsatser som enten er lovmæssige tiltag, eller er politisk besluttede i Faxe Kommune. Administrationen har undervejs til opgave at synliggøre eventuelle afvigelser, både mer- og mindreforbrug i forhold til indeværende års budget og eventuelle konsekvenser i budgetoverslagsårene samt fremlægge forslag til håndtering såfremt der forudses afvigelser.


Administrationen har udarbejdet en proces under hensyn til;

  1. at sikre, at økonomien er i overensstemmelse med den økonomiske strategi og lovgivningsmæssige rammer
  2. at der kan reageres hurtigt i forhold til økonomiske udfordringer, herunder at der kan træffes politiske prioriteringer
  3. at ressourcerne i organisationen prioriteres bedst muligt, så der er balance mellem driftsopgaver og rapportering til politisk niveau


Overordnet består arbejdet med budgetopfølgningen af:

  • Månedlige administrative økonomi-opfølgninger, hvor der fremlægges sag til fagudvalg, såfremt der identificeres udfordringer indenfor de enkelte fagområder
  • Fortsætte praksis med månedlige fremlæggelser til Økonomiudvalget og Byråd med økonomiske nøgletal (likviditet, forbrugsprocenter, anlæg)
  • Fire Forventet Regnskabssager, hvor alle udgifter, indtægter og aktiviteter gennemregnes og forelægges alle fagudvalg med henblik på en samlet vurdering af kommunens økonomiske situation til Økonomiudvalget og Byråd.


Herudover følges der månedligt op i fagudvalg på nøgletal for aktiviteten på en række velfærdsområder som f.eks. beskæftigelsesområdet og de specialiserede områder. Aktivitetsdata er således et vigtigt værktøj i økonomistyringen, og det giver mulighed for at være på forkant med evt. økonomiske udfordringer.


Politiske sager

  • Marts – Administrationen vil give en status på vedtaget budget 2022 – særligt på de områder som ikke er rammestyret - aktivitetstal målt imod budgettet (i lighed med trykprøvning 2021).
  • Juni – opfølgning baseret på april-data, inkl. overførsler fra 2021 samt øvrig relevant viden.
  • August – baseret på juni-data samt øvrig relevant viden.
  • November – baseret på september-data samt øvrig relevant viden.


Oplægget er vedhæftet som bilag. Oplægget gennemgås uddybende på mødet.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at proces for budgetopfølgninger, herunder forventet regnskab, for 2022 godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt.


Fraværende: Ingen.



10. Godkendelse af vederlagsfordeling

Sagsnr: 81.14.10-G01-1-21 Sagsansvarlig: Lene Fransson

Sagsresume

Byrådsmedlemmer er forpligtet til at modtage vederlag, hvoraf nogle er fastsat i styrelsesloven (fast vederlag og børnetillæg), og nogle skal byrådet selv beslutte i henhold til bekendtgørelse om vederlag.


Byrådet kan beslutte at yde udvalgsvederlag til medlemmer af byrådet for medlemskab af økonomiudvalget, stående udvalg og særlige udvalg (nedsat iht. § 17, stk. 4), ligesom der kan ydes vederlag til formænd og næstformænd af nogle udvalg. Denne sag omhandler beslutning af fordeling af de valgfrie vederlag.

Sagsfremstilling

Formænd og næstformand for stående udvalg, børn & ungeudvalget samt folkeoplysningsudvalget kan ydes et særligt vederlag. Disse vederlag skal besluttes i styrelsesvedtægten.


Formænd og næstformænd i § 17, stk. 4-udvalg kan ydes et særligt vederlag.


Udvalgsmedlemmer kan ydes et udvalgsvederlag for deres medlemskab af økonomiudvalget, de stående udvalg og § 17, stk. 4-udvalg. Der kan ydes vederlag for medlemskab af flere udvalg.


I henhold til vederlagsbekendtgørelsen kan vederlagsbeløbet højst udgøre 275 % af borgmestervederlaget, svarende til i alt 2.672.068 kr. (satsen ændres årligt, 1. april). Beløbet fastsættes i henhold til kommunens indbyggertal.


Faxe Byråd har den 22. december 2021 besluttet en ny styrelsesvedtægt. I styrelsesvedtægten fordeles vederlag til formænd jf. § 23, således:

  • Formænd for stående udvalg oppebærer et vederlag på 20 %. Der er 6 stående udvalg. Der kan ikke ydes formandsvederlag til økonomiudvalgets formand.
  • Formanden for børn & ungeudvalget oppebærer et vederlag på 13 %.
  • Formanden for Folkeoplysningsudvalget oppebærer et vederlag på 5 %.


De, i styrelsesvedtægten, fastsatte beløb udgør således 138 %.


Byrådet skal beslutte fordelingen af det resterende beløb. Det foreslås, at fordele beløbet i lighed med hidtidig beslutning, således:

  • Formænd for § 17, stk. 4-udvalg oppebærer et vederlag på 10 %.
  • Udvalgsmedlemmer i stående udvalg oppebærer et vederlag på 2,69 % pr. udvalg.


Formandsvederlag til § 17, stk. 4-udvalg samt udvalgsvederlag udgør 131 %.


Samlet udgør de fordelte vederlag 269 % af borgmestervederlaget. Der resterer et beløb på 6 %.


Oversigt over vederlagsfordelingen:

Fastsat i styrelsesvedtægten:


Formænd for 6 stående udvalg

120 %

Formand for børn & ungeudvalget

13 %

Formand for Folkeoplysningsudvalget

5 %

Ikke fastsat i styrelsesvedtægten:


Formænd for § 17, stk. 4-udvalg

10 %

Udvalgsvederlag (8 økonomiudvalg + 6x6 stående udvalg + 1 børn og ungeudvalg)

121 %

I alt

269 %



Byrådet har tidligere besluttet at yde et beløb på 7 % til første viceborgmester og 3 % til anden viceborgmester. Der kan tilsammen højst ydes 10 % af borgmestervederlaget til viceborgmestre.


Det foreslås, at ændre beløbet for byrådsmedlemmers deltagelse som stedfortræder i de stående udvalg, til diætsatsen som er 440 kr. i 2022 (møder under 4 timer, for møder over 4 timer ydes det dobbelte). Tidligere er der ydet en godtgørelse med 294 kr. pr. møde.


Vederlag til viceborgmestre og godtgørelse til stedfortrædere indgår ikke i de 275 %.


De vederlag, der blev udbetalt pr. 1. januar 2022 er beregnet efter ovennævnte model.


Byrådet har i møde den 25. november 2021 godkendt et nyt administrationsgrundlag vedr. vederlag, tabt arbejdsfortjeneste og godtgørelse af udgifter til byrådsmedlemmer.

Administrationsgrundlaget er redaktionelt tilpasset i henhold til vederlagsændringen til børn & ungeudvalgets formand samt bortfald af vederlag til SSP formand. Tilpasset administrationsgrundlag vedhæftes til orientering.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser, da udgifter til vederlag er medtaget i budgettet.

Sagen afgøres af

Byrådet.

Indstilling

Stab for Organisation & HR indstiller, at der ydes vederlag således, at:

  1. Formænd i § 17, stk. 4-udvalg oppebærer 10 %.
  2. Udvalgsmedlemmer i stående udvalg oppebærer 2,69 % pr. udvalg.
  3. Første viceborgmester oppebærer 7 % og anden viceborgmester oppebærer 3 %.
  4. Byrådsmedlemmer ydes diætsatsen pr. møde for stedfortræderdeltagelse i stående udvalg, og administrationsgrundlaget rettes tilsvarende.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt.


Fraværende: Ingen.



11. Orientering om procedurer ved fravær og stedfortrædere i byrådet

Sagsnr: 83.01.02-G07-1-22 Sagsansvarlig: Lene Fransson

Sagsresume

På økonomiudvalgets møde den 15. december 2021 blev der stillet spørgsmål til de generelle interne procedurer ved et byrådsmedlems længerevarende fravær samt til arbejdsredskaber og rammer for 1. stedfortrædere i de politiske partier og lister. I denne sag orienteres der herom.

Sagsfremstilling

Procedurer ved indkaldelse af stedfortrædere til byrådet

Når et byrådsmedlem melder forfald til et byrådsmøde (fravær mindre end en måned), eller forventes at blive erklæret inhabil ved behandlingen af en sag på dagsorden, kan partiet/listen anmode om indkaldelse af stedfortræder, valgt på den pågældende kandidatliste.


Når et byrådsmedlem har forfald i en forventet periode af mindst en måned på grund af sin helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende, skal borgmesteren (byrådets formand) indkalde stedfortræder, valgt på den pågældende kandidatliste, til førstkommende møde i byrådet. På mødet skal byrådet træffe beslutning om, hvorvidt betingelserne for stedfortræderens indtræden er til stede.


Det vil altid være 1. stedfortræder, der indkaldes og kun hvis denne melder afbud og har lovligt forfald, indkaldes næste stedfortræder. Ligesom hvis et parti har forfald fra flere byrådsmedlemmer, så indkaldes henholdsvis 1. og 2. stedfortræder og så fremdeles. Stedfortræder indkaldes via digital post.


Længerevarende fravær

Når stedfortræderen indkaldes til at møde i byrådet, indtræder den pågældende ikke automatisk i det fraværende medlems udvalgspladser og andre hverv. Det er den gruppe, der anmeldte sig som valggruppe ved det pågældende valg, som bestemmer om og i givet fald, hvordan disse hverv skal besættes, så længe fraværshindringen varer.


I Faxe Kommune er det normal procedure, at der ikke lukkes for det fraværende byrådsmedlems systemadgange, og dermed heller ikke adgangen til de politiske dagsordener med lukkede punkter.


Vilkår for stedfortrædere

1. stedfortrædere får stillet en iPad med SIM-abonnement til rådighed. Der åbnes for en Faxe Kommune mail, og der sker oprettelse i dagsordensystemet Firstagenda, således at stedfortræder kan få adgang til lukkede punkter på byrådets dagsorden. Der åbnes for adgang til dagsorden i forbindelse med stedfortræderindkaldelse, eller når dagsorden offentliggøres, og der lukkes igen for adgangen dagen efter byrådsmødet.


2., 3., etc. stedfortrædere får en papirudgave af dagsordenen, inkl. lukkede punkter, udleveret til byrådsmødet.


Stedfortrædere til enkelte byrådsmøder er berettiget til diæter for møder under/over 4 timer samt kørselsgodtgørelse.


Stedfortrædere som indgår i byrådet i en længere periode (mere end 1 måned) er berettiget til vederlag og diverse anden godtgørelse i lighed med byrådets øvrige medlemmer. Det betyder fx betalt telefonabonnement, internetforbindelse på bopælsadressen, lokalavis, mv. Stedfortræder kan i så fald få refunderet udgifter mod kvittering.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Stab for Organisation & HR indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt.


Fraværende: Ingen.



12. Beslutning om IT-udstyr til byrådet

Sagsnr: 85.15.00-G20-1-21 Sagsansvarlig: Gitte Holm Søndervang

Sagsresume

På økonomiudvalgets møde den 18. november 2021, punkt 238, blev der foreslået en IT- udstyrspakke til byrådet 2022-2025. Der blev i sagen lagt op til at tilbyde en 13" bærbar pc og en mobiltelefon til hvert byrådsmedlem, i stedet for den tidligere beslutning med en Ipad og en mobiltelefon.

Økonomiudvalget ønskede en større fleksibilitet i udvalget af IT-udstyr, blandt andet under hensyntagen til arbejdsmiljøet.


Center for Teknologi, kommer her med et oplæg til udstyrspakker der kan tilbydes i stedet, samt den økonomiske konsekvens ved de forskellige løsninger.

Der skal træffes beslutning om hvilke udstyrspakker, der skal tilbydes samt økonomien hertil.

Sagsfremstilling

I sagen beskrives forskellige udstyrspakker, ud fra de ønsker der blev omtalt på økonomiudvalgets møde.


Da IT-området stadig er ramt af leveringsudfordringer, vil pakkerne være overordnet beskrevet, og ikke være specificeret med konkrete modeller. Nogle pakker skal ses som et tillæg til det allerede udleverede udstyr, hvorimod andre vil betyde en udskiftning i forhold til det udleverede udstyr. Det fremgår af pakken hvilken betydning det vil have i forhold til det allerede udleverede udstyr.


Det afsatte budget til IT-udstyr dækkede løsningen med en bærbar pc og en mobiltelefon til hvert byrådsmedlem. Det vil således være forbundet med en beslutning om en tilsvarende økonomisk dækning i forhold til de forskellige muligheder. Priserne vil være anslået, da det afhænger af den konkrete model, der kan bestilles.



Udstyrspakkerne kan kombineres forskelligt, da man godt kan vælge både pakke 1 og 2 samtidigt til alle medlemmer i byrådet, hvorimod pakke 3 og 4 ikke kan kombineres (ingen større mobiltelefon hvis den skiftes til en Ipad).


Ved pakke 3, 4 og 5 skal der laves ny aftale med servicedesk, med tilbagelevering af eventuelt udleveret udstyr, samt opsætning af det nye.


Administrationens vurdering er, at krav til systemer og arbejdsplads er tilgodeset ved den pc, som allerede er tilbudt byrådets medlemmer. På samme måde er den mobiltelefon, en iPhone, som er tilbudt byrådets medlemmer, en almindelig gængs størrelse mobiltelefon, som svarer til en normal mobilstørrelse i dag.


Administrationen anbefaler, at der kan udleveres et eksternt tastatur og mus som supplement, for på denne måde at tilgodese en optimal arbejdsstation. Denne valgmulighed matcher arbejdstilsynets anbefaling til medarbejdere, at skærmen er adskilt fra tastaturet således, at medarbejderen kan anvende hensigtsmæssige arbejdsstillinger og -bevægelser og det tilgodeses med løsningen.

Administrationen anbefaler også, at der kan vælges en større 15" pc, hvis der er byrådsmedlemmer, der har behov for en større skærm.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser


De økonomiske konsekvenser er beskrevet ud for hver pakke.

Pakke 1, 2, 3 og 4 vil alle betyde øgede omkostninger, hvor meget afhænger dog af hvor mange der vælger løsningen. Økonomien er derfor beskrevet pr. stk. og med en maksimal omkostning, hvis alle i byrådet vælger pakken. Der er ikke afsat midler i budget 2022 til ekstra omkostninger ved udvidelse af sortimentet. Dog kan en mindre udgift godt afholdes indenfor budgettet.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Center for Teknologi indstiller, at pakke 2 og pakke 5 godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Økonomiudvalget besluttede, at følgende løsninger skal stilles til rådighed for byrådsmedlemmer.

  • Pakke 1, 2, 4 og 5.
  • Der kan vælges to af tre enheder, blandt Ipad, mobiltelefon og pc.
  • Docking station.


Økonomiudvalget henstiller til, at det enkelte byrådsmedlem vælger mellem iPad, mobiltelefon og pc inden 30. juni 2022.


Fraværende: Ingen.



13. Orientering om implementering af nyt økonomi- og lønsystem (KMD OPUS)

Sagsnr: 00.32.02-P24-1-22 Sagsansvarlig: Anita Ponikowski

Sagsresume

Overgangen til et nyt økonomi- og lønsystem kommer til at optage organisationen særligt meget i det første halvår af 2022, hvor systemet tages i brug. Implementeringen forløber planmæssigt, men vil kunne mærkes helt ud på den enkelte institution, og overgangen til det nye system vil i det 1. halvår af 2022 kunne have konsekvenser i forhold til den rapportering, man er vant til på det politiske niveau.

Sagsfremstilling

Kommunens løn- og økonomisystem skal jf. udbudsreglerne ca. hvert 8. år i udbud. Derudover ophører leverandøren af det tidligere økonomisystem (Fujitsu) med at understøtte det tidligere økonomisystem, så Faxe Kommune stod under alle omstændigheder foran et tvunget skifte af økonomisystem ved udgangen af 2021.

Administrationen har derfor igennem 2021 arbejdet med at gøre klar til ibrugtagningen af et nyt økonomi- og lønsystem (KMD OPUS), der erstatter to systemer henholdsvis økonomisystemet prisme (Fujitsu) og lønsystemet (Silkeborg Data).

Det system kommunen gik i udbud med, er et ældre system fra 2009, hvilket har betydet omfattende krav og indsats i oversættelsen af den gamle kontoplan til en ny, hvor der er helt andre dimensioner og funktionaliteter.

Overgangen til de nye systemer og kontoplaner implicerer store dele af organisationen. I alle led vil det betyde, at medarbejdere skal lære det nye system at kende, hvorfor der er en høj grad af kursusaktivitet og tilpasning af arbejdsgange særligt her i de første måneder af året.

Det nye system skal have tid til at komme godt ”ind under neglene” hos medarbejderne rundt omkring i organisationen, før der kan komme data ud, som det vil give mening af analysere på.

Derfor vil der være en del tilfælde i overgangsfasen, hvor det ikke er muligt at levere de samme oplysninger, som man har været vant til. Det gælder for eksempel i forhold til forventet regnskab, og i den første fase af budgetprocessen for udarbejdelsen af budget 2023-2026. For eksempel forventes det, at det først fra marts vil være muligt at trække økonomirapporter. Samtidig vil det i mange tilfælde blive vanskeligt at sammenligne historisk tilbage i de gamle data, da der ikke er helt de samme dimensioner i mellem de to systemer.  

Her i starten skal de værste ”børnesygdomme” kureres, og der er en række hensyn der skal tages for at overgangen til det nye system kommer til at foregå så gnidningsfrit som det er muligt. Det er de helt nødvendige funktionaliteter der prioriteres i opstarten, dvs. betalinger af fakturaer skal gå korrekt igennem, lønnen skal kunne køre korrekt, overførsler til personer og virksomheder skal også kunne gå igennem. Når alt dette er på plads, er det muligt at prioritere afrapportering mv. igen.

Tidsplanen og metoden for implementeringen bygger på en række andre kommuners erfaringer og implementeringsplaner ifm. skifte af økonomi- og lønsystemer. Ligesom selve tidspunktet for skiftet er valgt til være ved overgangen mellem 2021 og 2022, idet dette erfaringsmæssigt bidrager til at overgangen skaber færrest styringsudfordringer for kommunen - både decentralt, centralt og politisk.

Overgangen til KMD OPUS vil optage organisationen helt ud på den enkelte institution. Det er heldigvis en situation der kun opstår ca. hvert 8. år, altså en helt ekstraordinær situation.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt.


Fraværende: Ingen.



14. Godkendelse af lejeforhøjelse og låneoptagelse vedr. udskiftning af tage i Haslev almennyttige Boligselskabs afdeling Firkløveret i områderne Nysøvænget og Kildehøjen

Sagsnr: 03.11.03-G01-1-20 Sagsansvarlig: Dorrit Hemmingsen

Sagsresume

Haslev almennyttige Boligselskabs organisationsbestyrelse og beboerne i afd. Firkløveret har vedtaget anlægsbudget for udskiftning af afdelingens tage i områderne Nysøvænget og Kildehøjen. Renoveringen skal finansieres af et realkreditlån på 20.664.000 kr. Der er ikke krav om kommunal garanti for lånet. Tilbagebetaling af lånet skal finansieres af en huslejestigning på 6,31 % pr. m2 pr. år - svarende til 60 kr. pr. m2. Faxe Kommune skal godkende huslejestigninger på over 5 %, låneoptagelse og tinglysning af pantebrevet.

Sagsfremstilling

Haslev almennyttige Boligselskabs organisationsbestyrelse og beboerne i afd. Firkløveret har anmodet om godkendelse af huslejestigning og låneoptagelse i forbindelse med udskiftning af afdelingens tage i områderne Nysøvænget og Kildehøjen. Afdelingen består af rækkehuse. I Nysøvænget er der 35 familieboliger fordelt på 2-4 værelses boliger på 69-107 m2. I Kildehøjen er der 40 familieboliger fordelt på 2-4 værelses boliger på 68-105 m2


På afdelingsmøde den 15. december 2021 blev anlægsbudgettet og huslejestigningen på 6,31 % vedtaget med 32 stemmer for, 4 imod og 2 blanke. På mødet deltog 23 beboere fordelt på 19 lejemål. Hvert lejemål har 2 stemmer. Organisationsbestyrelsen godkendte anlægsbudgettet og lejeforhøjelsen den 20. december 2021.


Det samlede projekt koster 21.664.000 kr. og består af udskiftning af tage, ekstra isolering, udskiftning af ovenlysvinduer, hvor det skønnes nødvendigt og udskiftning af ventilationskanaler i forbindelse med tagudskiftning.


Renoveringen finansieres ved optagelse af et 30-årigt realkreditlån på 20.664.000,00 kr. og egne opsparet midler på1.000.000 kr.

Tilbagebetaling af realkreditlånet skal finansieres ved en lejeforhøjelse på 60 kr. pr. m2 pr. år, svarende til 6,31 %. Huslejestigningen begrænses ved, at selskabet yder tilskud fra dispositionsfonden på kr. 350.000 i 4 år, hvorefter det aftrappes årligt med 50.000 kr. Over 10 år giver det et samlet tilskud på 2.450.000 kr.


Da lejeforhøjelsen er over 5 % af lejen inden for et regnskabsår, skal lejeforhøjelsen godkendes af Faxe Kommune.


Låneoptagelsen og tinglysning af pantebrevet skal godkendes af Faxe Kommune.

Økonomi

Økonomiske konsekvenser

Eventuelle merudgifter til boligsikring/boligydelse.   

Sagen afgøres af

Byrådet.

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at:

  1. Lejeforhøjelsen på 6,31 % pr. m2 pr. år godkendes.
  2. Låneoptagelsen og tinglysning af pantebrevene godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Godkendt.


Fraværende: Ingen.



15. Meddelelser

Sagsnr: 00.01.00-P35-15-21 Sagsansvarlig: Lene Fransson

Sagsresume

Punktet er til meddelelser i økonomiudvalget.

Sagsfremstilling

Sager løftet til byrådet fra fagudvalg

Ingen.


Status på Østbanen

Der gives en orientering om status på Østbanen.


Referater fra møder med Business Faxe

Referat af koordineringsmøde den 13. december 2021 mellem Business Faxe og Faxe Kommune er vedhæftet til orientering.

Økonomi

Sagen afgøres af

Økonomiudvalget.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Ole Vive (V) orienterede om, at han indtræder i Movias bestyrelse.


Fraværende: Ingen.



16. Udbud af kørsel med visiterede borgere og skolebusser

Sagsnr: 88.12.03-Ø54-1-21 Sagsansvarlig: Hans Ege-Møller



17. Lukkede meddelelser

Sagsnr: 00.01.00-P35-15-21 Sagsansvarlig: Lene Fransson



18. Digital godkendelse af økonomiudvalgets referat 19. januar 2022

Sagsnr: 00.01.00-P35-15-21 Sagsansvarlig: Lene Fransson

Sagsfremstilling

Digitalt underskriftsark af økonomiudvalgets møde 19. januar 2022.


Økonomiudvalgets medlemmer skal hver især godkende punktet i slutningen af mødet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19. januar 2022

Fraværende: Ingen.