Er din medarbejder blevet syg?

Stærkere håndtering af medarbejderes fravær

Det kan være en god idé at udarbejde en synlig fraværs- og fastholdelsespolitik i virksomheden, så både medarbejdere og ledere kender proceduren for, hvad der sker under sygdom.

Fraværs- og fastholdelsespolitikken bør tilpasses virksomhedens lokale forhold, men vil typisk indeholde mål for indsatsen for at nedbrinde fraværet og beskrivelse af anvendte metoder og tilbud, eksempelvis: Forbyggelsestiltag, sygefrværssamtaler, trivselssamtaler, samt lokale aftaler om job på særlige vilkår på baggrund af de sociale kapitler i overenskomsterne.

Fraværs- og fastholdelsespoltikken bør også angive retningslinjer for, hvordan og hvornår de enkelte metoder og tilbud tages i brug.

Fordele

• Sikrer hurtig indsats ved sygefravær.
• Ensartet tilgang til arbejdet med at nebringe sygefravær og fastholde sygemeldte medarbejdere.
• Større velfærd på arbejdspladsen og tryghed blandt medarbejdere, der rammes af længerevarende/alvorlig sygdom.

Sådan gør du

Kontakt jobrehabiliterinscentret, hvis du ønsker mere information om udarbejdelse af en fraværs- og fastholdelsespolitik.

Læs mere på Arbejdstilsynets hjemmeside, hvor der findes information om virksomhedens arbejde med fysisk og psykisk arbejdsmiljø.

- om virksomhedens pligt til at følge op på medarbejderes sygdom.

Virksomheder skal indkalde sygemeldte medarbejdere til sygefraværssamtale senest 4 uger fra første sygedag. Samtalen skal handle om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet, samt fokusere på, hvad virksomheden kan gøre for at bakke op. Vær opmærksom på, at du som arbejdsgiver ikke må spørge til diagnosen, men gerne til sygdommens konsekvenser for arbejdet. Der kan efter behov udarbejdes en fastholdelsesplan og/eller indhentes en mulighedserklæring med en lægelig vurdering af sygdommens betydning for udførelsen af medarbejderens konkrete arbejdsfunktioner.

Hvis sygdommen eller praktiske omstændigheder ikke giver mulighed for en personlig samtale, kan samtalen også foregå telefonisk. Manglende deltagelse i samtalen har ikke konsekvenser for medarbejderens ret til sygedagpenge. Sygefraværssamtalen skal ikke afholdes, hvis medarbejderen er opsagt og fratræder inden for 8 uger fra første sygedag.

Fordele

• Giver virksomheden mulighed for at støtte en sygemeldt medarbejder og tilrettelægge arbejdet, så medarbejderen hurtigt kan vende tilbage til
arbejdsmarkedet.
• Sygefraværssamtalen sikrer, at virksomheden får fokus på langvarigt sygefravær og øger mulighederne for, at langvarigt syge medarbejdere kan
blive i virksomheden.

Sådan gør du

Kontakt jobrehabiliteringscentret, hvis du ønsker mere information om virksomhedens 4 ugers sygefraværssamtale.

Du kan også få hjælp hos Arbejdstilsynets help desk på tlf. 70 12 12 88, der kan vejlede om virksomhedens arbejde med sygefravær.

Stress, overbelastning, ulykke eller en alvorlig diagnose. Ofte har både arbejdsgiver og medarbejder hurtigt en tydelig fornemmelse af, om man står over for for en længerevarende sygemelding, som der med fordel kan tages fat i tidligere end jobcentrets normale opfølgning efter otte uger.

I de tilfælde kan såvel arbejdsgivere som sygemeldte medarbejdere derfor (inden for de første fem uger af fraværet*) anmode om Fast-Track behandling af sygemeldinger, der risikerer at blive langvarige (længere end otte uger). Så inviterer jobrehabiliteringscentret til den første samtale senest to uger efter anmodningen (normalt efter otte uger).

Det giver mulighed for at sætte ind med konkret støtte og redskaber, der i mange tilfælde kan bremse en uheldig udvikling og mindske såvel de menneskelige som de økonomiske omkostninger ved sygemeldingen. Medarbejderen er ikke forpligtet til at modtage den ekstraordinære, tidlige indsats. Anmodningom Fast-Track skal ske via NemRefusion - eller for medarbejdere direkte til jobrehabiliteringscentret.

*Bemærk at anmeldelsesfristen for fravær stadig er fem uger. Det er blot muligt at anmelde fraværet sammen med anmodningen om Fast-Track.

Fordele:

• Giver arbejdsgiver såvel som medarbejder mulighed for at få hurtigere støtte i en svær situation.
• Øger mulighederne for at forkorte sygefraværet betragteligt.
• Sænker både de menneskelige og økonomiske omkostninger ved risikofyldte sygemeldinger.

Læs mere her

Anmod om Fast-Track behandling på Virk eller kontakt jobrehabiliteringscentret, hvis du ønsker mere information om muligheden for Fast-Track behandling af risikofyldte sygemeldinger.

For support til anmodning eller indberetning se NemRefusion.dk.

Få en lægelig vurdering af mulighederne for at fastholde sygemeldte medarbejdere.

Virksomheden har mulighed for at udfylde en såkaldt mulighedserklæring sammen med den sygemeldte medarbejder. Erklæringen er specielt nyttig, hvis der er usikkerhed i dialogen mellem virksomheden og medarbejderen om, hvilke arbejdsfunktioner medarbejderen kan varetage under sin sygdom. Mulighedserklæringen består af to dele.

Del 1 udfyldes af virksomheden og medarbejder i fællesskab og beskriver medarbejderens funktionsnedsættelser og påvirkede jobfunktioner samt eventuelle aftalte skånehensyn.

Del 2 udfyldes af lægen på baggrund af en samtale med medarbejderen og oplysningerne i del 1. Lægen vurderer, om de beskrevne arbejdsforhold er forsvarlige i forhold til helbredet eller om helt eller delvist fravær på grund af sygdom fra arbejdet tilrådes. Lægen kan også anføre, om der er behov for, at arbejdet bliver tilpasset yderligere og give et skøn over den periode, hvor arbejdet skal tilpasses eller hvor fravær er påkrævet. Mulighedserklæringen erstatter den tidligere ”Lægeerklæring om uarbejdsdygtighed”. Der er dog stadig mulighed for at bede om dokumentation for sygefravær via en såkaldt ”fri attest”.

Fordele:

• Giver større indsigt i og sikkerhed for, hvilke arbejdsfunktioner medarbejderen reelt kan udføre, hvorved en fuldtidssygemelding måske kan undgås.
• Sikrer en tidligere indsats i de tilfælde, hvor medarbejderen risikerer langvarigt fravær på grund af sygdommen.
• Giver lægen mulighed for at komme med kvalificerede bidrag til virksomheden om, hvilken betydning medarbejderens sygdom har for det arbejde, medarbejderen udfører.

Effektiv opfølgning på medarbejderes sygdom

Hvis den sygemeldte medarbejder ikke forventes at vende tilbage inden for 8 uger fra første sygedag, kan medarbejderen når som helst i sygeforløbet anmode om, at virksomheden og medarbejderen sammen udarbejder en såkaldt fastholdelsesplan. Dog har virksomheden ret til at afslå anmodningen. En fastholdelsesplan har som mål, at medarbejderen kan vende hurtigere tilbage til jobbet end ellers.

Typisk vil man i planen fokusere på redskaber, opgaver og arbejdstid og eksempelvis foreslå, at medarbejderen i en periode varetager jobfunktioner i virksomheden, som er mindre belastende. Planen kan med fordel også tage højde for, hvad der skal ske på det mere personlige og kollegiale niveau. Aftal f.eks. med medarbejderen, hvor meget opmærksomhed vedkommende ønsker omkring sin situation og hvordan kollegerne skal inddrages. Aftal også, hvordan der skal følges op på indgåede aftaler efter tilbagevenden. Hvor tit skal det drøftes, om fx medarbejderen nu er blevet klar til nye opgaver? Faste aftaler sikrer, at der bliver fulgt op løbende, uden at medarbejderen føler sig overvåget eller kontrolleret.

Opfølgning på medarbejderes sygdom.

Afdelingen for jobrehabilitering skal som udgangspunkt kontakte virksomheden i forbindelse med jobrehabiliteringscentrets første samtale med den sygemeldte medarbejder, der afholdes senest 8 uger fra første fraværsdag. Formålet er at vurdere, om medarbejderen helt eller gradvist kan vende tilbage til arbejdet – f.eks. via en delvis raskmelding.

Såfremt medarbejderen hverken helt eller delvist kan vende tilbage til jobbet, vil jobcentret vurdere, om medarbejderen kan deltage i et aktivt tilbud med henblik på at fastholde tilknytningen til arbejdsmarkedet. Det kan f.eks. bestå af vejledning og opkvalificering, virksomhedspraktik eller job med løntilskud.

Medarbejderen har pligt til at deltage i et tilbud, hvis det er foreneligt med vedkommendes helbredstilstand og behandlingsforløb. Formålet med jobcentrets opfølgning og tilbud er at sikre, at den sygemeldte vedligeholder mest mulig arbejdsevne og hurtigere bliver i stand til at vende tilbage til arbejdsmarkedet.

Standby-ordningen
Hvis der er tale om alvorlig sygdom og kontakt til medarbejderen ikke er hensigtmæssig eller muli på grund af medarbejderens helbredssituation, kan der tilbydes en standby-ordning, hvor medarbejderen fritages for personlig opfølgning. Hvis personen er fritaget for personlig kontakt, skal der i stedet ske en anden form for opfølgning. Det kan fx være kontakt til læge, sygehus eller andre kommunale forvaltninger for at skaffe oplysninger om medarbejderens helbred og behandlingsforløb.

Afdelingen for jobrehabilitering revurderer alle sygedagpengesager efter 22 uger.

Her kan sygedagpengessagen enten forlænges efter en af de syv forlængelsesregler (se nedenfor), eller også kan den sygemeldte tilbydes et jobafklaringsforløb på en nedsat ydelse/tilsvarende nedsat refusion til dig som arbejdsgiver.

De syv forlængelsesregler

Udbetalingen af sygedagpenge og refusion til arbejdsgiver kan forlænges, hvis:

1. Det er overvejende sandsynligt, at der kan iværksættes en revalidering - herunder virksomhedspraktik, der kan føre til, at den sygemeldte kan vende tilbage til det ordinære arbejdsmarked.
2. Det er nødvendigt at gennemføre virksomhedspraktik eller andre afklarende foranstaltninger med henblik på at klarlægge den sygemeldtes arbejdsevne. Sygedagpengeperioden kan forlænges i op til 69 uger.
3. Den sygemeldte er i gang med eller venter på lægebehandling, og der er sikker lægelig forventning om, at den sygemeldte kan være fuldt arbejdsdygtig inden for 134 uger regnet fra revurderingstidspunktet. Der ses bort fra den periode, hvor den sygemeldte venter på behandling på et offentligt sygehus.
4. Den sygemeldtes sag skal behandles i rehabiliteringsteamet, så kommunen hurtigst muligt kan træffe afgørelse om ressourceforløb, fleksjob eller førtidspension.
5. Den sygemeldte har en livstruende alvorlig sygdom, som kan dokumenteres lægeligt.
6. Der er rejst sag om ret til erstatning efter lov om arbejdsskadesikring eller lov om sikring mod følger af arbejdsskade.
7. Den sygemeldte har ansøgt om førtidspension.

Sådan gør du

Kontakt afdelingen for jobrehabilitering, hvis du ønsker mere information om fem måneders revurdering af medarbejderes sygemelding - og betydningen for refusion til arbejdsgiver.

Hvis en sygemeldt medarbejder efter fem måneder ikke kan få forlænget sin sygedagpengesag efter en af de gældende forlængelsesregler, vil afdelingen for jobrehabilitering tilbyde medarbejderen et jobafklaringsforløb.

Læs mere her

Regler og muligheder for indberetning af medarbejderes sygdom.

I de fleste tilfælde har medarbejdere ret til løn under sygdom. Efter udløbet af den såkaldte arbejdsgiverperiode på 30 kalenderdage har virksomheden ret til dagpengerefusion fra medarbejderens bopælskommune.

Hvis medarbejderen ikke deltager i kommunens behandling af sagen, kan dagpengeretten (eller virksomhedens adgang til dagpengerefusion) mistes.

Hvis lønmodtageren får udbetalt løn af arbejdsiveren under sygefraværet.
Arbejdsgiveren skal via NemRefusion anmelde lønmodtagerens sygdom, hvis lønmodtager fortsat er syg, senest fem uger efter første fraværsdag.
Hvis lønmodtageren kun får udbetalt sygedagpenge af arbejdsgiveren i arbejdsgiverperioden på 30 dage, skal arbejdsgiver via NemRefusion anmelde lønmodtagerens sygdom, hvis
lønmodtageren fortsat er syg, senest 14 dage efter udbetalingen af sygedagpenge fra arbejdsgiveren er ophørt.

Hvis lønmodtageren hverken modtager løn eller sygedagpenge af arbejdsgiveren
Arbejdsgiver skal via NemRefusion anmelde lønmodtagerens sygdom, senest 1 uge efter første fraværsdag.
Hvis arbejdsgiver har betalt løn eller sygedagpenge uden at indberette dette rettidigt til kommunen, kan der normalt først gives sygedagepenge refusion fra den dag, der rettes henvendelse
til kommunen. Evt. dispensation kan gives indtil 6 måneder tilbage fra anmeldelsesdagen.

Sådan gør du
For at indberette digitalt skal virksomheden bruge en MitID medarbejdersignatur (denne kan bestilles på Virk). Herefter logges ind med den digitale signatur på indberetningsbilledet på Virk. Her kan virksomheden se alle aktuelle og tidligere indberetninger og oprette nye anmeldelser på fravær ved sygdom.

Ved selve anmeldelsen er det også muligt at søge om refusion i samme arbejdsgang. Når virksomheden har anmeldt et fravær, er det muligt at udføre alle relevante handlinger til administration af det enkelte fravær i systemet.

Se vejledningen på NemRefusion og dan dig et overblik over forløbet her.

Søg refusion på Virk

Se gældende satser på sygedagpenge på Beskæftigelsesministeriets hjemmeside.

Fastholdelse af medarbejdere.

Rundbordssamtalen er en hjælp til - så tidligt som muligt - at afdække en medarbejders sygdomsproblem i forhold til den konkrete arbejdssituation. Ved rundbordssamtalen samles alle relevante personer (f.eks. medarbejder, tillidsrepræsentant, konsulent fra fagforening, konsulent fra jobcentret, arbejdsgiver og evt. egen læge) med hver sin faglige kompetence.

Målet er at skabe holdbare løsninger, der kan fastholde medarbejderen i virksomheden, samt undgå eller afkorte en sygemelding. Alle kan tage initiativ til en rundbordssamtale, som typisk forløber sådan, at medarbejderen med egne ord beskriver sin situation, hvorefter der på baggrund af fagpersonernes uddybende spørgsmål og forslag lægges en konkret handlingsplan for medarbejderens fremtidige arbejdssituation. Rundbordssamtaler skal være frivillige og er underlagt tavshedspligt.

Hvis en medarbejder får øget fravær på grund af længerevarende sygdom eller deltagelse i behandling, kan afdelingen for jobrehabilitering hjælpe med at fastholde medarbejderen via delvis syge- eller raskmelding. Delvis sygemelding bruges til en medarbejder, som i en periode er delvist fraværende fra sit arbejde på grund af behandlinger, eller hvis medarbejderen på grund af sygdom kun kan klare en del af sit normale arbejde. Delvis raskmelding bruges til medarbejdere, som efter længere tids sygdom er klar til at vende tilbage til arbejdet, men har behov for at begynde på nedsat tid for gradvist at optrappe til normal tid.

Fordelen er, at virksomheden har adgang til medarbejderens kompetencer og arbejdskraft i sygdomsperioden. For medarbejderen betyder det, at vedkommende bevarer en tryg og positiv tilknytning til arbejdspladsen under længerevarende sygdom. Det er en forudsætning for ordningen, at sygefraværet overstiger fire timer om ugen. Der ydes sygedagpengerefusion for fraværstimerne, indtil medarbejderen igen kan udføre arbejdet på almindelige vilkår, dog maksimalt 52 uger.

Hvis en medarbejder får øget fravær på grund af en kronisk eller langvarig sygdom, kan jobcentret hjælpe, så medarbejderens fravær ikke belaster virksomheden.

En § 56 aftale er en støttemulighed, hvormed virksomheden kan fastholde medarbejdere, som har en forhøjet risiko for fraværsdage på grund af sygdom, indlæggelse eller behov for behandling.

En virksomhed og medarbejder kan indgå en § 56 aftale, hvis det forventes, at medarbejderens lidelse vil medføre et fravær på mindst 10 dage om året. Ansøgning om § 56 aftalen skal indgives til lønmodtagerens hjemkommune, og den skal godkendes af afdelingen for jobrehabilitering. En § 56 aftale vedrører kun fravær relateret til medarbejderens lidelse og kan ikke bruges til at gå ned i tid.

For selvstændigt erhvervsdrivende hedder aftalen en § 58a aftale. Den fungerer som en § 56 aftale, men er dog betinget af, at der ikke er tegnet forsikring efter sygedagpengelovens § 45 (ret til sygedagpenge fra kommunen i de første to uger af sygeperioden).

Fordele

• Mulighed for at fastholde medarbejdere med højt sygefravær via økonomisk kompensation.
• Større tryghed blandt medarbejdere, der rammes af kronisk længerevarende eller alvorlig sygdom.

Sådan gør du

Søg en § 56-aftale på virk.dk

eller udskriv følgende blanket

§ 56 Ansøgningsblanket til udskrivelse DP211 (Aftale for lønmodtagere)

§ 58A Ansøgningsblanket til udskrivelse DP213 (Aftale for selvstændige)

Virksomheder kan fastholde eller ansætte en medarbejder, som har brug for lidt ekstra hjælp til at klare arbejdet ved at vurdere, om arbejdspladsindretningen er hensigtsmæssig.

Afdelingen for jobrehabilitering kan yde tilskud til arbejdsredskaber og mindre tilretninger af arbejdspladsen, der kompenserer for medarbejderens begrænsning i arbejdsevnen.
Begrænsningerne kan både være af fysisk, psykisk eller social karakter.

Tilskuddet kan være til værktøj eller mindre arbejdsmaskiner til personlig brug i forbindelse med arbejdet. Virksomheder skal ansøge afdelingen for jobrehabilitering om tilskuddet, der bevilges på baggrund af en individuel vurdering. Det er en forudsætning, at udgiften til arbejdspladsindretningen eller redskabet ligger ud over, hvad arbejdspladsen normalt afholder.

Personlig assistance kan anvendes til medarbejdere, som har behov for støtte til nogle konkrete arbejdsopgaver (ikke selve indholdet i arbejdet), de ikke kan udføre selvstændigt på grund af en varig funktionsnedsættelse.

Opgaverne kan både være af fysisk, psykisk eller social karakter.

Den personlige assistent kan hjælpe medarbejderen i op til 20 timer pr.uge. I særlige tilfælde op til 37 timer pr. uge.

Målgruppen for personlig assistance omfatter både ansatte i ordinære jobs, løntilskudsjob, fleksjob, virksomhedspraktik og selvstændige. Der kan også tildeles personlig assistance under uddannelse.